現場の「当たり前」を可視化し、DXへの道筋を描く業務調査・BPR

業務調査では、現場業務の実態把握から課題抽出までを体系的に支援します。

具体的には、既存資料の確認、職員様へのヒアリング、業務量・処理時間などの定量データ分析を通じて、As-Is業務を可視化します。属人化している作業やムリ・ムダ・ムラを洗い出し、次の改善設計につながる根拠ある課題整理を行います。

現場負荷を最小限に抑える調査設計を行うことが前提です。

繁忙期を避けた調査スケジュール設計や、既存マニュアル・帳票の活用により、ヒアリング回数や時間を抑制します。また、質問項目も事前に整理し、短時間でも本質的な情報が取得できる工夫を行います。

調査結果は必ず「実行可能な業務構築（To-Be設計）」につなげます。

調査は目的ではなく手段と位置づけ、改善後の業務フローや体制、役割分担まで具体化します。そのため、「報告書だけが残る」調査ではなく、実運用を前提とした設計まで一貫して支援します。

誰が見ても同じ業務ができる業務フローとマニュアルを整備します。

BPMN（Business Process Model and Notation）による業務フロー図、判断基準を明確にした手順書、帳票サンプルやチェックリストを含む業務マニュアルを作成します。誰でも迷わず対応できる状態を目指します。

将来の法改正や運用変更を前提に、変更しやすい業務設計を行います。

業務フローとルールを分離して整理し、影響範囲が特定しやすい構造で設計します。これにより、制度改正時のマニュアル改訂や職員周知の負担を大幅に軽減できます。

ICT導入を目的とせず、業務に本当に必要かどうかから判断します。

現行業務を前提とせず、業務再設計の結果としてICTが有効かを検討します。紙運用の見直しや役割分担の変更だけで改善できる場合は、無理にツール導入を勧めることはありません。

中立的な立場で、業務視点からの調整・整理を支援します。

特定ベンダーに依存せず、業務フローに適合する要件整理や調整を行います。必要に応じて、要件定義書やRFP作成の支援も可能です。

KPIを設定し、定量データに基づいて効果を可視化します。

処理時間、件数、滞留日数、問い合わせ件数などを指標として設定し、改善前後で比較します。数値で効果を示すことで、庁内説明や報告資料にも活用できます。

業務の複雑化や人材不足に課題を感じている自治体様に適しています。

窓口業務、電話対応、バックヤード業務など、業務量が多く改善余地のある分野で特に効果を発揮します。「現場を止めずに改善したい」「将来を見据えて整理したい」自治体様におすすめです。