シェアードサービスとは
シェアードサービスとは、グループ会社や複数の事業部門・拠点で共通して行われている業務を集約・標準化し、共通の基盤で運営する仕組みです。
企業規模が拡大すると、経理・人事・総務などの管理部門で、似た業務を各社・各拠点がそれぞれ行っているケースがあります。さらに、会社ごとに業務プロセスやルール、利用するシステムが異なることで、業務効率や品質にばらつきが生じることもあります。
シェアードサービスでは、こうした業務を単純に一か所へ集めるのではなく、各社・各拠点の業務を可視化し、共通化できる業務やルールを整理したうえで標準化・集約していきます。
これにより、重複業務の削減や業務品質の安定化、属人化の防止などにつながるほか、グループ全体の業務状況やデータを管理しやすい環境を整えることもできます。
シェアードサービスの目的
シェアードサービスの目的は、単に業務を集約したり、管理部門のコストを削減したりすることではありません。
各社・各拠点で個別に運営されている業務を整理し、共通化できる業務を標準化・集約することで、グループ全体で効率的かつ持続可能な管理部門の運営基盤を構築することが目的です。
具体的には、次のような状態を目指します。
- 各社で重複している業務を減らし、グループ全体の業務効率を高める
- 業務プロセスやルールを統一し、業務品質のばらつきを抑える
- ナレッジを組織として蓄積し、特定の担当者への依存を減らす
- グループ横断で業務を管理し、ガバナンスを強化する
- データを収集・活用しやすい環境を整え、経営判断につなげる
そのため、シェアードサービスを検討する際には、「何を集約するか」だけでなく、シェアード化によってグループ全体をどのような状態にしたいのかを明確にすることが重要です。
シェアードサービスセンター（SSC）との違い
シェアードサービスとあわせて使われる言葉に、「SSC（Shared Service Center／シェアードサービスセンター）」があります。
シェアードサービスが、グループ内の共通業務を集約・標準化して運営する仕組みや考え方を指すのに対し、SSCは一般的に、シェアードサービスを実際に運営する組織・部門を指します。現行記事でも、「シェアードサービス＝管理部門改革の考え方・仕組み」「SSC＝それを実行する組織」と整理されています。
例えば、グループ各社で個別に行っていた人事や経理業務を集約・標準化し、それらを専門的に運営する組織を設けた場合、その組織がSSCに該当します。
そのため、シェアードサービスの導入では、SSCという組織をつくること自体を目的とするのではなく、どの業務を集約・標準化し、各社とSSCがどのように役割を分担するのかなど、グループ全体の運営モデルを設計することが重要です。
構想から運営定着まで支援する「シェアードサービス構築モデル」
パーソルビジネスプロセスデザインでは、構想策定から業務の可視化・標準化、運営基盤の構築、定着・高度化までまで、シェアードサービス構築を一貫して支援します。 「自社にシェアードサービスが適しているのか」「どの業務から集約すべきか」といった段階でも、ぜひご相談ください。
シェアードサービスが求められる背景
シェアードサービスは以前からある管理部門の運営手法ですが、近年は単なる業務効率化やコスト削減にとどまらず、グループ全体の経営基盤を強化するための取り組みとして重要性が高まっています。
グループ経営の複雑化
事業拡大などによってグループ会社や事業拠点が増えると、管理部門の業務も複雑化していきます。
そこで有効なのが、各社・各拠点に分散している共通業務を整理し、可能なものから標準化・集約していくシェアードサービスです。
各社ごとの個別最適ではなく、グループ全体で業務・人材・仕組みをどのように配置するかという「全体最適」の視点で管理部門を見直せることが、シェアードサービスの大きな特徴です。
管理部門の人材不足
さらに、特定の担当者だけが業務手順や判断基準を把握している状態では、異動や退職によって業務の継続に影響が生じる可能性もあります。
シェアードサービスによって各社に分散している業務やナレッジを集約し、業務プロセスやルールを標準化することで、限られた人員でも安定して業務を継続できる体制づくりにつなげられます。
また、定型的なオペレーションを集約することで、各社の管理部門人材が企画や制度設計、業務改善など、より重要度の高い業務へ注力しやすい環境を整えることも重要です。
M&A後の統合課題
M&Aによって新たな会社がグループに加わった場合、組織だけでなく、業務プロセスやシステム、管理ルールなども統合していく必要があります。
M&A後の管理部門統合では、単純にどちらか一方の業務フローへ合わせるのではなく、各社の業務を可視化したうえで、共通化できる領域と個社ごとに残す領域を整理することが重要です。
そのうえで業務プロセスやルール、システムを段階的に標準化していくことで、グループ全体として安定した管理部門の運営基盤を構築しやすくなります。
人的資本経営・データ活用への対応
企業がグループ全体の状況を把握し、経営判断に活用していくためには、必要なデータを適切に収集・管理できる基盤が欠かせません。
シェアードサービスによって業務プロセスやシステム、データの管理方法を可能な範囲で共通化することで、グループ横断で情報を収集・活用しやすい環境を整えられます。
特に人的資本経営を推進するうえでは、グループ全体の人材データを可視化・活用できる環境の整備も重要です。シェアードサービスを単なる業務効率化の手段として捉えるのではなく、データに基づく経営判断や管理部門の高度化を支える基盤として捉えることがポイントです。
人的資本経営の概要や企業に求められる取り組みについて詳しく知りたい方は、「人的資本経営とは？注目される背景と企業が取り組むべき施策・実践ステップを解説」もあわせてご覧ください。
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シェアードサービスの対象となる業務
シェアードサービスでは、主に経理・人事・総務・購買など、複数のグループ会社や拠点で共通して発生する管理部門業務が対象となります。
特に、各社で重複して実施している業務や、一定のルールに基づいて処理できる業務、標準化しやすい定型業務は、シェアードサービスとの親和性が高いと考えられます。
一方で、すべての業務を一律に集約すればよいわけではありません。シェアードサービスを検討する際には、それぞれの業務内容や各社固有の事情を可視化したうえで、共通化・標準化する業務と、各社・各部門に残す業務を整理することが重要です。
経理
経費精算や支払処理など、各グループ会社で共通して発生する業務は、業務プロセスや運用ルールを整理・標準化することで集約を検討できます。
各社が個別に同様の業務を行っている場合、業務の重複だけでなく、会社ごとに処理方法やルールが異なるケースもあります。共通化できる業務を整理し、グループ横断で標準的な業務プロセスを設計することで、業務効率や品質の向上につなげやすくなります。
人事
給与や勤怠などの人事オペレーションは、業務プロセスや運用ルールを整理することで、シェアードサービスとして集約できる可能性があります。
特に複数のグループ会社を抱える企業では、会社ごとに制度や運用方法、利用するシステムが異なる場合があります。そのため、人事業務をシェアード化する際には、単純に業務を一か所へ移すのではなく、制度・業務プロセス・システムそれぞれの違いを整理し、どこまで共通化するのかを設計することが重要です。
総務
総務部門には、各種申請に関する事務処理や問い合わせ対応など、複数の会社・拠点で共通して行われている業務が多くあり、集約化を検討できます。
一方、総務には拠点ごとの事情や個別対応が必要となる業務も含まれます。そのため、全社共通で運営できる業務と、各拠点に残すべき業務を切り分けることがポイントです。
共通業務を集約することで、各拠点の担当者が個別に対応していた業務を効率化し、より重要度の高い業務に注力しやすい体制づくりにつなげられます。
購買
購買領域でも、複数の会社や部門で共通して発生する業務について、シェアードサービス化を検討できます。
例えば、定型的な購買関連業務を共通のプロセスで運営することで、会社や部門ごとに異なっていた業務の進め方を整理し、グループ横断で管理しやすい環境を整えることが可能です。
ただし、購買する品目や取引条件などによって、各社・各事業固有の判断が必要になる業務もあります。そのため、共通化できるオペレーションと、各事業・部門に残すべき判断業務を整理することが重要です。
どの業務をシェアード化するかを見極めることが重要
シェアードサービスを検討する際は、「経理だから集約する」「総務だから集約する」というように、部門単位で判断するのではなく、業務単位で集約・標準化の適性を見極めることが重要です。
例えば、
- 複数の会社・拠点で重複している
- 業務プロセスを共通化しやすい
- 一定のルールに基づいて処理できる
- 業務量が多く、集約による効率化が期待できる
- ノウハウや人材を集約することで安定運営につながる
といった視点から現状業務を整理することで、シェアード化する業務の優先順位を検討しやすくなります。
シェアードサービスを検討すべき企業
シェアードサービスは、すべての企業に一律に適した仕組みではありません。
例えば、次のような課題を抱えている場合は、シェアードサービスを検討するタイミングの一つといえるでしょう。
- 複数のグループ会社や事業部、拠点を持っている
- 同じような管理部門業務を各社・各拠点で重複して行っている
- 会社ごとに業務プロセスやルールが異なっている
- 各社で異なるシステムを利用しており、データが分散している
- 管理部門の人手不足や属人化が課題になっている
- 本社からグループ全体の業務状況やコストを把握しにくい
- M&A後の管理部門業務やシステムの統合が進んでいない
- グループガバナンスを強化したい
- DXやAI活用を進めたいものの、その前提となる業務の標準化が進んでいない
重要なのは、「なぜシェアード化するのか」という目的を明確にしたうえで、自社・自グループに適した対象範囲や運営体制を設計することです。
業務効率化やコスト最適化を目的とするのか、人材不足への対応を重視するのか、あるいはガバナンス強化やデータ活用まで見据えるのかによって、シェアードサービスに求める役割や対象業務は変わります。
そのため、自社だけで判断することが難しい場合には、現状業務の可視化や課題整理から進め、シェアードサービスによる改善余地を検討する方法もあります。
構想から運営定着まで支援する「シェアードサービス構築モデル」
パーソルビジネスプロセスデザインでは、グループ会社や各拠点に分散したバックオフィス業務の標準化・集約化を通じて、持続可能な運営体制の構築を支援しています。 「どの業務をシェアード化すべきか分からない」「自社にシェアードサービスが適しているのか判断したい」といった段階でも、お気軽にご相談ください。
シェアードサービス・業務集約・BPOの違い
シェアードサービスと混同されやすい言葉に、「業務集約」や「BPO」があります。それぞれの違いを把握するため、主な目的や対象、標準化の考え方、運営主体を以下の表で比較します。
| シェアードサービス | 業務集約 | BPO | |
|---|---|---|---|
| 主な目的 | グループ全体の運営最適化 | 分散した業務をまとめる | 外部の専門性・リソースを活用する |
| 主な対象 | 業務・組織・ルール・運営体制 | 業務 | 業務プロセス |
| 標準化 | 業務を標準化したうえで集約 | 必ずしも伴わない | 委託範囲に応じて実施 |
| 運営主体 | グループ内の組織など | 自社・グループ内 | 外部の専門事業者 |
業務集約との違い
業務集約とは、各グループ会社や拠点に分散している業務を、一か所にまとめることです。
一方、シェアードサービスは単に業務を集めるだけではありません。業務プロセスやルール、役割分担なども見直し、グループ全体で効率的・安定的に運営できる仕組みを構築することを目指します。
つまり、業務集約が「業務をまとめること」だとすれば、シェアードサービスは「集約した業務をグループ全体で最適に運営する仕組みをつくること」と整理できます。
BPOとの違い
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は、業務プロセスを外部の専門事業者へ委託する手法です。
シェアードサービスがグループ全体の管理部門をどのように運営するかという運営モデルであるのに対し、BPOはその業務を遂行するための手段の一つと考えると分かりやすいでしょう。
そのため、「シェアードサービスかBPOか」という二者択一で考える必要はありません。シェアードサービスによって業務やルールを標準化・集約したうえで、一部の業務運営にBPOを活用することも可能です。
自社で担う業務、グループ内で集約する業務、外部へ委託する業務を整理し、自社の目的や課題に合った運営モデルを設計することが重要です。
関連コラム｜BPOとは？
BPOサービスとは何か？業務委託との関係性や導入メリット、業者を選択する際のポイントについて詳しく解説しています。
シェアードサービスのメリット
シェアードサービスを導入することで、各社・各拠点に分散している業務を効率化できるだけでなく、業務品質の安定化やガバナンス強化、管理部門コストの最適化など、グループ全体にさまざまな効果が期待できます。
ここでは、シェアードサービスの主な5つのメリットを紹介します。
メリット1．グループ全体で業務を効率化・最適化できる
シェアードサービスによって共通業務を集約し、業務プロセスを見直すことで、こうした重複を減らし、グループ全体で効率的な運営体制を構築しやすくなります。
重要なのは、各社単位で業務を効率化する「個別最適」ではなく、グループ全体を俯瞰して、人材や業務を最適に配置する「全体最適」を目指せることです。
メリット2．業務品質を標準化し、属人化を防げる
シェアードサービスでは、業務プロセスや運用ルールを整理・標準化するため、一定の品質を維持しやすくなります。また、個人が持っていた業務知識やノウハウを組織として蓄積・共有することで、特定の担当者への依存を抑え、継続的に業務を運営できる体制づくりにもつながります。現行記事でも、標準化による品質のばらつき抑制やナレッジ集約がメリットとして挙げられています。
業務標準化の具体的な進め方や、標準化がうまく進まない原因について詳しく知りたい方は、「業務標準化とは？メリットや進め方、うまくいかない原因・解決策を解説」もあわせてご覧ください。
メリット3．ガバナンスを強化できる
シェアードサービスによって業務プロセスや運用ルールを共通化することで、グループ横断で業務を管理しやすい環境を整えられます。現行記事でも、統一された業務プロセスや管理ルールの整備は、内部統制やコンプライアンス体制の強化につながるとしています。
業務効率化だけでなく、グループ全体を適切に管理・統制できる体制を構築できることも、シェアードサービスの重要なメリットです。
メリット4．管理部門のコストを最適化できる
シェアードサービスでは、共通化できる業務を集約・標準化することで、グループ全体の業務や体制を見直し、管理部門コストの最適化につなげることができます。
ただし、シェアードサービスの目的を単なるコスト削減に置くのではなく、業務品質や持続可能な運営体制とのバランスを考えながら、グループ全体で最適な体制を設計することが重要です。
メリット5．データ活用を進め、経営基盤を強化できる
各社で異なっていた業務プロセスやシステム、データの管理方法を標準化することで、グループ横断でデータを収集・活用しやすい環境を整えられます。現行記事でも、人材情報や労務関連データ、経理・財務データ、各種KPIなどが分散している場合、経営判断に必要な情報を迅速に把握することが難しくなると説明しています。
こうした基盤を整えることは、人的資本経営をはじめとしたデータ活用にもつながります。
そのため、シェアードサービスは単なる管理部門の効率化施策ではなく、データに基づく経営判断やグループ経営の高度化を支える基盤づくりとして捉えることも重要です。
シェアードサービスでよくある失敗
導入時には、特に次のような点に注意が必要です。
目的が「業務集約」や「コスト削減」だけになっている
「なぜシェアード化するのか」が曖昧なまま進めると、各社の業務を集約したものの、業務プロセスやルールが統一されず、期待していた効率化や全体最適につながらない可能性があります。
まずは、業務効率化、人材不足への対応、ガバナンス強化、データ活用など、シェアードサービスによって解決したい課題と目指す姿を明確にすることが重要です。
業務を標準化せず、そのまま集約してしまう
各社で異なる業務プロセスや運用ルールを残したまま集約すると、シェアード組織側で複数の運用に対応する必要が生じます。
そのため、集約前に各社・各拠点の業務を可視化し、共通化できる業務と個別対応が必要な業務を整理したうえで、可能な範囲を標準化することがポイントです。
構築後の運営・改善まで設計できていない
運営を開始した後も、業務状況を把握しながら、業務プロセスや運用ルールを継続的に見直していく必要があります。
そのため、構築時点から役割分担や運営ルール、KPIなどを整理し、継続的に管理・改善できる運営基盤まで設計しておくことが重要です。
シェアードサービス構築の進め方
シェアードサービスを構築する際は、既存業務をそのまま一か所へ集約するのではなく、目的や目指す姿を明確にしたうえで、現状業務の可視化、標準化、運営体制の構築へと段階的に進めることが重要です。
一般的には、以下のような流れで検討・構築を進めます。
1．目的・目指す姿を明確にする
業務効率化やコスト最適化だけでなく、人材不足への対応、ガバナンス強化、データ活用など、解決したい課題によって目指す運営モデルは異なります。
そのため、構築そのものを目的にせず、グループ全体としてどのような管理部門を目指すのかを整理することが出発点となります。
2．現状の業務を可視化する
業務内容や業務量、運用ルール、利用システムなどを整理し、業務の重複や属人化、会社・拠点ごとの差異を把握します。
現状を可視化することで、どの業務を集約・標準化できるのか、どこに改善余地があるのかを検討しやすくなります。
3．対象業務を選定し、業務・システムを標準化する
この際、各社の業務をそのまま集約するのではなく、業務プロセスや運用ルールを見直し、共通化できる部分を標準化することが重要です。
また、業務だけでなく利用するシステムについても整理し、業務とシステムの両面から、集約後の運営方法を設計していきます。
4．運営体制を構築する
シェアード組織と各社・各部門の役割分担を明確にし、問い合わせ対応やエスカレーションの方法、KPIなどの運営ルールを設計します。
業務を移管することだけでなく、移管後も安定して管理・改善できる仕組みまで整えることがポイントです。
5．業務を定着させ、継続的に高度化する
運営開始後は業務の状況を継続的にモニタリングし、必要に応じて業務プロセスや運営ルールを改善していきます。
標準化された業務基盤を活かし、さらなる自動化やBPO、AI活用などを検討することで、業務効率化にとどまらない管理部門の高度化につなげていくこともできます。
シェアード化をご検討の際は、ぜひパーソルビジネスプロセスデザインへご相談ください
シェアードサービスは、グループ会社や複数拠点に分散している共通業務を集約・標準化し、グループ全体で効率的に運営するための仕組みです。
また、業務やデータをグループ横断で管理できる基盤を整えることは、データ活用や人的資本経営など、管理部門を起点とした経営基盤の強化にもつながります。
一方で、シェアードサービスを成功させるためには、「何のためにシェアード化するのか」を明確にし、現状業務の可視化や対象業務の選定、標準化、運営体制の構築まで段階的に進めることが重要です。
自社だけで検討を進めることが難しい場合は、現状の課題整理から、専門的な知見を持つ外部パートナーに相談することも選択肢の一つです。
構想から運営定着まで支援する「シェアードサービス構築モデル」
パーソルビジネスプロセスデザインでは、バックオフィス業務の標準化・集約化を通じて、グループ全体の持続可能な運営体制の構築を支援しています。 現状課題の整理や構想策定から、業務の可視化、業務・システムの標準化、運営基盤の構築、業務定着・高度化まで、シェアードサービス構築を一貫して支援します。 「自社にシェアードサービスが適しているのか」「どの業務から集約すべきか」といった段階でも、ぜひご相談ください。
