【管理職向け】ノンコア業務を削減し、チームをコア業務に集中させる方法

ノンコア業務の削減で生産性向上！見極め方から実践方法まで解説

業務の効率化を進め、組織の生産性を高める上で、まず最初に理解しておきたいのが「コア業務」と「ノンコア業務」の違いです。
この二つの業務内容を正しく見極めることが、部下を本来やるべき仕事に集中させ、チーム全体の成果を最大化するための第一歩となります。
まずは、それぞれの業務がどのような性質を持っているのか、具体的な例を交えながら詳しく見ていきましょう。
この基本的な理解が、後に行う業務の仕分けや削減策の検討において、非常に重要な土台となるのです。

そもそもノンコア業務とは？コア業務との明確な違い

コア業務とは、商品・サービスの企画開発や営業活動など、売上や利益に直結する企業の中核業務です。一方、ノンコア業務は、データ入力や書類管理、経費精算、問い合わせ対応など、事業運営を支える補助的な業務を指します。ノンコア業務は手順が定型化されていることが多く、効率化やアウトソーシングの対象になりやすい点が特徴です。 

コア業務とノンコア業務の違いや具体例について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

なぜ今ノンコア業務の削減が必要？放置が招く3つの経営リスク

ノンコア業務を放置すると、生産性の低下、人件費の増加、従業員のモチベーション低下といった課題を招きます。専門性の高い人材が単純作業に時間を取られることで、本来の能力を十分に発揮できなくなり、企業の成長機会を損なう可能性があります。 

人件費の増加は企業収益に大きな影響を与えるため、その原因や適切な削減方法について理解しておくことも重要です。詳しくは、以下の記事をご覧ください。

ノンコア業務の削減がもたらす企業の成長を促すメリット

ノンコア業務を削減することで、社員がコア業務に集中できる環境を整えられます。その結果、業務品質や企業競争力の向上が期待できます。また、アウトソーシングや業務標準化を活用することで、コスト削減や属人化防止にもつながり、強い組織づくりを実現できます。 

【3ステップで実践】ノンコア業務を削減するための具体的な進め方

ノンコア業務の削減を成功させるためには、思いつきで進めるのではなく、計画的に取り組むことが非常に大切です。
具体的には、「業務の洗い出しと可視化」「業務の仕分け」「削減策の実行」という3つのシンプルなステップを踏むことで、着実に成果を出すことができます。
この章では、それぞれのステップで具体的に何をすべきかを、初心者の方でも分かりやすいように順を追って見ていきましょう。
まずは自社の業務全体を正確に地図に描き出すことから始め、次にその地図を見ながらどの道を残し、どの道を閉鎖するかを判断し、最後に新しいルートを整備していくという流れになります。
この一連のプロセスを丁寧に進めることで、自社に合った最も効果的な業務効率化が実現し、組織全体の生産性を大きく向上させることが可能になるでしょう。

ステップ1：業務の棚卸しと可視化でノンコア業務を洗い出す

ノンコア業務削減の取り組みは、まず自分たちがどこにいるのか、現在地を正確に知ることから始まります。
それが、社内に存在する全ての業務をリストアップする「業務の棚卸し」です。
各部署やチームのメンバーに協力してもらい、「誰が」「どのような業務を」「どれくらいの頻度で、どれくらいの時間をかけて」行っているのかを、客観的な事実として一つひとつ書き出していきましょう。
このとき、「これは当たり前の作業だから」といった先入観は一旦脇に置き、どんなに些細な業務でも漏らさず洗い出すことが成功の鍵となります。
現場の従業員へのヒアリングやアンケート、業務日誌の記録などが有効な手段です。
集めた膨大な情報は、業務フロー図や一覧表といった形に「可視化」することで、初めて意味を持ちます。
業務全体の流れ、特定の個人への負担の集中、非効率なプロセスの存在などが一目瞭然となり、次のステップで的確な判断を下すための、揺るぎない土台が完成するのです。

ステップ2：「やめる・へらす・変える」の視点で業務を仕分ける

業務の全体像が描けたら、次はその地図を元に、どの業務にメスを入れるかを判断する「仕分け」のステップに移ります。
ここで非常に役立つのが、「やめる（Eliminate）」「へらす（Reduce）」「変える（Change）」という3つのシンプルな視点です。
まず最も効果が大きい「やめる」視点では、その業務が本当に必要なのか、その目的は何かを根本から問い直します。
例えば、作成はされているものの誰も活用していない報告書や、目的が曖昧になったまま惰性で続いている定例会議などは、思い切って廃止を検討すべき対象です。
次に「へらす」視点では、業務自体は必要だけれども、その頻度や量を減らせないか考えます。
毎日行っている進捗確認を週に一度にまとめたり、資料のページ数に上限を設けたり、承認のステップを簡略化したりといった工夫が考えられます。
最後に「変える」視点です。
業務のやり方や担当者、場所、タイミングなどを変更することで効率化を図ります。
手作業で行っていたデータ集計をExcelマクロやITツールで自動化する、押印のためだけの出社を電子契約サービスに切り替える、そしてノンコア業務を外部の専門家に委託する（アウトソーシング）といった選択肢がここに含まれます。

ステップ3：ノンコア業務の削減に有効な5つのアプローチ

前段では、「やめる」「へらす」「変える」の視点で業務を仕分けし、改善すべき業務を洗い出しました。次のステップでは、その仕分け結果をもとに具体的な改善策を実行することを説明します。 

例えば、「変える」と判断した業務にはITツール導入やアウトソーシングを、「へらす」と判断した業務には業務プロセスの見直しを適用するといったように、仕分け結果に応じて最適な施策を選択していきます。 

ここでは、ノンコア業務の削減に効果的な代表的な5つのアプローチをご紹介します。 

1つ目は「業務プロセスの標準化・マニュアル化」です。
誰が担当しても同じ手順・同じ品質で業務を進められるようにルールを定めることで、業務の属人化を防ぎ、新人への引き継ぎも格段にスムーズになります。

2つ目は「ITツール・RPA・AIの活用」です。
繰り返し発生する定型的なデータ入力やレポート作成などをロボット（RPA）や各種SaaSツールに任せることで、作業時間の大幅な短縮が期待できます。人間が起こしがちなミスも防ぐことができます。

3つ目は、最も強力な手段の一つである「アウトソーシング（BPO）の活用」です。 

経理や人事、総務といったノンコア業務を専門業者に委託することで、社員を本来のコア業務に専念させることが可能になります。

4つ目は「業務の集約化（シェアードサービス）」で、複数の拠点やグループ会社に分散している間接業務を1か所に集約し、専門チームとして効率化を図る手法です。

そして最後に、これら全ての土台となる「従業員の意識改革」も忘れてはなりません。
全社で「ノンコア業務を削減し、生産性を高める」という目的を共有し、現場からの改善提案を歓迎する文化を育むことが、継続的な成長に繋がるのです。

ノンコア業務の削減を進めるために、自社に合ったアプローチを選ぶ 

ノンコア業務の削減を進める際は、特定の手法を導入することが目的ではありません。まずは自社の課題や業務の成熟度を把握し、それに合ったアプローチを選ぶことが重要です。 

例えば、「業務のやり方が担当者ごとに異なる」「引き継ぎが難しい」といった課題がある場合は、業務の標準化やマニュアル整備が有効です。一方で、「単純作業に多くの時間がかかっている」場合は、ITツールやRPA、AIによる自動化が効果を発揮します。 

また、「定型業務の負荷が大きく、人材不足が続いている」「専門知識を持つ人材の確保が難しい」といった課題を抱えている企業では、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の活用も選択肢の一つとなります。

特に、会員管理や問い合わせ対応、イベント運営などの事務局業務を特定の担当者が兼務しているケースでは、業務負荷が集中しやすくなります。事務局業務の委託による運営体制の見直しについては、以下の記事も参考になります。

BPOは、経理や人事、給与計算、問い合わせ対応などの業務を専門事業者に委託することで、社内の負荷軽減や業務品質の向上を目指す手法です。 

さらに、複数拠点で同じ業務を重複して実施している場合は、シェアードサービスによる業務集約が効果的です。 

このように、ノンコア業務の削減にはさまざまな手法があり、企業によって最適解は異なります。重要なのは、「どの手法を導入するか」ではなく、「自社の課題を解決するためにどの手法が最も適しているか」という視点で判断することです。課題や業務特性に応じて複数のアプローチを組み合わせることで、より高い改善効果が期待できます。 

BPO活用のメリットと失敗しないためのサービス選定ポイント

BPOを導入するメリットは多岐にわたりますが、最大の利点は、社員をノンコア業務から解放し、企業の成長に直結する「コア業務にリソースを集中」できることです。 

それに加え、専門業者の効率的なオペレーションによって「コスト削減」が期待できるほか、その分野のプロフェッショナルに任せることで、法改正への対応なども含めた「業務品質の向上」が見込めます。

【事例で学ぶ】BPO導入によるノンコア業務削減の成功例

BPOが実際にどのように活用され、企業に成果をもたらしているのか、具体的な成功事例をいくつか見てみましょう。
ある中堅製造業では、月末になると経理部だけが深夜まで残業するという光景が常態化していましたが、請求書発行や入金確認といった業務をBPOに委託しました。
その結果、経理担当者は繁忙期から解放され、資金繰りの最適化や経営分析といった、より戦略的なコア業務に時間を使えるようになり、会社のキャッシュフロー改善に大きく貢献しました。
また、ある急成長中のIT企業では、社員の入退社手続きや給与計算などの人事業務をアウトソーシングしました。
これにより、頻繁な法改正への対応漏れといったリスクをなくし、人事担当者は採用戦略の立案や社員の育成計画といった、組織の未来を創る仕事に専念できるようになったのです。
さらに、営業担当者が自身の事務作業として行っていた見積書作成や顧客データの入力作業をBPO化した小売業の例では、営業担当者が顧客訪問や提案活動に使える時間が大幅に増え、結果として顧客対応時間が増加し、営業活動の強化につながったケースもあります。
これらの事例は、BPOが単なる業務効率化に留まらず、企業の成長を力強く後押しする戦略的な一手であることを示しています。

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ここまで見てきたように、ノンコア業務の削減は、企業の生産性を高め、持続的な成長を遂げるために避けては通れない重要な経営テーマです。
しかし、管理職の皆様の中には、「何から手をつければ良いかわからない」「自社に最適な方法がどれなのか判断できない」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
業務の棚卸しやプロセスの見直し、適切なITツールの選定など、日々の業務と並行して自社だけで進めるには、多くの時間と労力がかかってしまいます。
そんな時は、ぜひ私たちのような専門家の力を頼ってみてください。
BPOサービスを提供する専門企業に相談すれば、現状の課題を客観的に分析し、総務や経理、営業事務といった業務の外部委託など、あなたの会社に最も合った解決策を提案してくれます。
プロの視点を取り入れることで、ノンコア業務の効率化をスムーズかつ確実に進め、コスト削減やリソースの最適化を実現し、部下が本来のコア業務に集中できる理想的な環境を構築するお手伝いができます。
まずは情報収集の一環として、気軽に話を聞いてみることから始めてみませんか。