人事業務はどこまでアウトソーシングできる？コスト削減と業務効率化の可能性

人事におけるアウトソーシングとは

人事アウトソーシングとは、企業の人事業務の一部またはすべてを、外部の専門企業に委託するビジネスモデルです。

委託できる業務範囲は、給与計算や社会保険手続きなどの定型的な事務作業から、採用代行や人材育成まで多岐にわたります。

人事部門が抱える業務の中でも、とくに専門知識が必要な労務管理や、時間と手間がかかる定型業務を外部委託することで、社内の人事担当者はより戦略的なコア業務に集中できます。

人事部門の業務品質を向上させ、社内リソースの配分を最適化できるのが人事アウトソーシングの大きな特徴です。

人事業務アウトソーシングのメリット

ここでは、人事業務アウトソーシングのメリットについて解説します。

それぞれのメリットが、自社の課題に対して有意義になるか確認することで、導入後のミスマッチを防止できるでしょう。

コストの削減が図れる

人事業務アウトソーシングを活用することで、コスト削減が期待できます。

正社員を新たに採用する場合、採用コストや教育費用、社会保険料などの固定費が発生します。しかし、アウトソーシングであれば、必要な業務量に応じた変動費としてコスト管理できるため、人件費の最適化が可能です。

また、専門スキルをもった人材を、自社で確保するには時間とコストが必要ですが、アウトソーシングであれば即戦力として期待できます。

ただし、導入初期には業務の引き継ぎやシステム構築などで、一時的にコストがかかる場合もあるため、中長期的に効果を検証しましょう。

人材不足の解消につながる

近年、多くの企業が人材不足という課題に直面しています。人事部門でも例外ではなく、限られた人数で膨大な業務を抱えているケースも少なくありません。アウトソーシングを活用すれば、こうした人材不足の解消につなげられます。

アウトソーシングを導入する際は、自社の業務を棚卸しすることで、これまで気づかなかった無駄な作業を発見でき、人員配置の最適化が可能です。さらに、定型的な業務を外部委託することで、社内の人事担当者一人ひとりの業務負荷を大幅に軽減できます。

アウトソーシングを活用すれば人材不足の解消につながり、自社の従業員がコア業務に注力できるでしょう。

アウトソーシング会社のノウハウを自社で活用できる

アウトソーシング企業は、さまざまな業種や規模の人事業務を支援してきた実績をもとに、専門的なノウハウを保有しています。その知見を活用することで、自社では気づかなかった改善策や最新技術を取り入れる良い機会となります。

たとえば、勤怠管理システムなどを活用した自動化の事例を参考に、自社に効果的な導入方法や運用について提案を受けられるかもしれません。

担当者同士で密にコミュニケーションを取り、業務知識を吸収することで、自社内にノウハウを蓄積していくことも可能です。

アウトソーシングで委託できる人事の業務範囲

ここでは、アウトソーシングで委託できる人事の業務範囲を、パーソルビジネスプロセスデザインで対応しているアウトソーシングをもとに、具体的に紹介します。

アウトソーシングでは、人事部門の幅広い業務を委託できます。自社の業務が委託できるか確認しましょう。

採用

アウトソーシングでは、採用業務に関する以下の業務を委託できます。

新卒や中途を問わず、採用活動には大きな手間がかかります。

求人媒体への掲載や応募者管理、面接日程の調整など、定型的な作業だけでも企業規模によっては膨大な業務量になるでしょう。

これらの業務をアウトソーシングすることで、採用業務の中でも書類選考だけといった、必要なサポート内容を個別に依頼することが可能です。

給与・賞与

アウトソーシングでは社員の給与・賞与の管理も委託可能です。

毎月の給与計算の処理には、残業手当や各種手当の管理など、複雑な作業がともないます。さらに、年末調整や住民税の年度更新といった年次業務もあるため、担当者の知識と経験が不足していると、ミスが発生しやすくなるでしょう。

これらの業務をアウトソーシング企業に任せることで、常に最新の法令や税制を踏まえた正確な計算処理が期待できます。結果として、複雑な処理によるヒューマンエラーを未然に防げるでしょう。

社保・労保

社会保険と労働保険に関する手続きは、専門知識が必要な業務の代表例です。

社会保険や労働保険に関わる手続きは、従業員の入退社や異動のたびに、資格取得や失効などの処理が必要です。こうした手続きには、社会保険労務士の独占業務も含まれるため、資格保有者と提携している専門的なアウトソーシング企業に任せることで、正確性を確保できます。

福利厚生

従業員の福利厚生に関する管理業務も、アウトソーシングの対象となります。

福利厚生には、確定拠出年金や退職金制度など、専門的な知識が必要です。また、各種制度を導入するだけでなく、従業員への周知や、問い合わせ対応などの業務も発生します。

これらの業務をアウトソーシングすれば、煩雑な作業負担を削減できるだけでなく、専門家のアドバイスを受けながら、より魅力的な福利厚生プランを設計することが可能です。

安全衛生

労働安全衛生法にもとづく各種業務も、アウトソーシングで対応可能です。

企業には、従業員の健康を守り、安全な職場環境を整備する義務があります。たとえば、定期健康診断やストレスチェックの実施を通じて、従業員の健康状態を把握しておかなければなりません。

アウトソーシングを活用すれば、定期健康診断の手配から結果管理まで、専門業者に任せられるため、長期的な労務トラブルも未然に防ぎやすくなります。

人事がアウトソーシングを活用した実際の事例

ここでは、実際にアウトソーシングの一種であるBPOを活用して、人事業務の生産性を向上させたK社様の事例を紹介します。

従業員が多いK社では、年間で13,000件ほどの証明書発行業務を抱えていました。とくに、保育園や学童の認可に必要な就労証明書は全体の9割ほどを占めており、業務に大きな負荷がかかっていました。そのため、証明書発行業務を外部企業に委託することを決断されたそうです。

K社の担当者はいくつかの委託会社を試されましたが、パフォーマンスに満足できず、パーソルビジネスプロセスデザイン（旧パーソルテンプスタッフ）にご相談くださり、契約に至りました。

契約後、業務に参画し以下の改善を図りました。

BPOの導入後、K社では人事を管理部門から戦略部門へ進化させるべく、新たな一歩を踏み出しています。

関連記事： パフォーマンスの可視化と運用計画の共有で実感できた『証明書発行業務』における業務委託のバリュー

人事がアウトソーシングを導入する手順

続いては、実際に人事がアウトソーシングを導入する手順を4つのステップで解説します。

導入手順を理解しないまま進めると、準備不足で工数が余分にかかることや、業務改善の効果が得られない可能性があります。リスク回避のためにも各手順を理解することが大切です。

現状の業務課題を洗い出す

まずは、アウトソーシングを導入する前に自社の人事業務を棚卸し、どのような課題があるのかを明確にします。日常的に実施している定型作業や、担当者しかわからない属人化した業務をリストアップすることで、どこに問題があるのか客観視するためです。

この段階で課題を明確にしておけば、目的にあわせたアウトソーシングの活用が可能です。課題があいまいな状態で話を進めてしまうと、根本的な解決につながらず、時間と工数を浪費してしまいます。

関係部署とも協力しながら、多角的な視点で人事部門の現状を評価し、アウトソーシングで解決したいポイントを明確にしておきましょう。

委託する業務の範囲を明確にする

業務課題の洗い出しが完了したら、実際にアウトソーシングする業務範囲を明確に定義します。

たとえば、給与計算の算出を外部に委託して、計算結果の最終承認のみ社内で実施するなど、具体的な運用ルールを決めることが重要です。

委託範囲があいまいな状態のままでは、サービス開始後に「この業務は社内担当か外部委託先担当か」という認識の違いが生じ、業務が止まる原因になります。契約時に業務範囲を明文化し、双方で事前にすり合わせを行うことで、トラブルを最小限に抑えられるでしょう。

委託業務のフローをまとめる

委託する業務範囲が決まったら、委託する業務がどのように遂行されるのかを詳細に文書化します。業務フローを事前にまとめることで、アウトソーシングの導入がスムーズに進みます。

具体的には以下のような項目を明確にしておきましょう。

とくに、緊急時やトラブル発生時は早急な対応が求められるため、事前に対応方法を決めておきましょう。

たとえば、大量の給与計算データにミスが発覚した場合、自社とアウトソーシング企業のどちらが修正作業を主導するのかを決めておきます。こうした対応ルールを設定していないと、万が一のときに迅速なリカバリーができず、混乱が拡大するおそれがあります。

委託業務の実績がある企業を探す

業務フローが確定したら、自社の課題解決に最適なアウトソーシング企業を比較検討し、信頼できるパートナーを選びます。

複数の企業から提案を受け、サービス範囲や価格だけでなく、サポート体制などを総合的に判断することが重要です。

特に、今回委託したい業務での受託実績が豊富な企業であれば、類似事例をもとにした具体的な改善案が期待できるでしょう。

また、既存クライアントからの評判や口コミによる評価なども参考にし、客観的な視点から判断することも大切です。

人事部門の業務効率化ならアウトソーシングがおすすめ

アウトソーシングを活用し定型業務を外部企業に任せることで、人事部門全体のパフォーマンス向上が期待できます。また、外部企業の豊富なノウハウやシステムを活用することで、自社単独では困難だった業務改善にも取り組みやすくなります。

人事部門として人材不足の解消や業務効率化を目指したい方は、ぜひアウトソーシングを活用しましょう。

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