人件費を正しく経費計上する方法は？｜勘定科目・税務リスクのポイントを解説

人件費は経費として計上できる

人件費は、企業が従業員を雇用することで生じる全般的な費用であり、会計上は経費として計上できます。

具体的には、会計処理において人件費は「販売費および一般管理費」や「売上原価」に含まれる経費の一種として扱われます。

企業経営において人件費は支出の中でも大きな割合を占めるため、正しく経費として計上することは、会社の利益を正確に把握し、適切な納税をおこなう上で重要です。

人件費の範囲や計上ルールを正しく理解し、適切に処理することで、企業の健全な財務管理と節税効果の両立が期待できるでしょう。

人件費の内訳と勘定科目一覧

ここでは、人件費に含まれる主な項目について、定義や具体例、注意すべきポイントを詳しく解説していきます。

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給与・手当・賞与

従業員に支払う給料やボーナスは、原則として全額を経費として計上できます。

これには基本給だけでなく、以下のような諸手当もすべて含まれます。

ただし、手当によっては扱い方に注意が必要なものもあります。

たとえば、通勤手当は、1カ月あたり15万円まで非課税となりますが、超えてしまうと課税対象となるため状況にあわせた会計処理が必要です。

また、従業員に支払う結婚祝金や出産祝金は、社会通念上妥当と認められる金額であれば福利厚生費として扱われます。しかし、高額な祝金を支払った場合は、給与として扱われるケースがあるため処理には注意が必要です。

退職金

退職金とは、長年会社に貢献した従業員や役員が辞める際に支払われる給付のことで、会計処理では「退職金」や「退職給付引当金」という勘定科目です。

退職金は税務上、原則として実際に支払った年度に損金として算入されます。もし、退職が決まって支払額が確定していれば、未払いであってもその年度の費用として認められるケースもあります。

ただし、役員の退職金については注意が必要で、世間一般の相場と比べて不自然に高すぎる金額は、経費として認められません。

また、将来に備えて積み立てる「退職給付引当金」の繰入額は、会計上は費用でも税務上は損金にならない点に注意してください。

役員報酬

役員報酬とは、取締役や監査役、執行役といった役員に対して支払われる報酬のことで、会計処理では「役員報酬」という勘定科目を使用します。

役員報酬は、従業員の給与と異なり、税務上の扱いが厳格に定められており、以下のいずれかの要件を満たす必要があります。

上記の要件を満たさない役員報酬や、不相当に高額な部分の金額は損金として認められない点には注意が必要です。

福利厚生費

福利厚生費とは、法定福利費以外に、企業が従業員の慰安や生活の安定などを目的として任意で支出する費用のことで、会計処理では「福利厚生費」という勘定科目を使用します。

福利厚生費が給与として課税されないためには、以下のような要件を満たす必要があります。

福利厚生費として計上するための例と具体的な条件は以下の通りです。

これらの要件を満たさない場合、福利厚生費ではなく給与として扱われ、従業員に課税されてしまうため注意が必要です。

法定福利費

法定福利費とは、法律で企業に負担が義務付けられている福利厚生に関する費用のことで、会計処理では「法定福利費」という勘定科目を使用します。

法定福利費には、以下のような種類があります。

法定福利費は、従業員を雇用する企業の義務であり、適切に支払わないと法律違反となります。

採用費・研修費

採用費・研修費とは、従業員の採用活動や、入社後のスキルアップのためにおこなわれる研修などにかかる費用のことです。求人サイトの掲載料や人材紹介会社への手数料は「採用教育費」として、外部講師を招いた研修は「研修費」として処理します。

実務に直接必要なスキルを習得するための費用であれば問題ありませんが、業務に関係ない資格取得費用は給与扱いです。

ただし、役員の親族ではない従業員に対して、学資金として適正な金額を給付する場合は、非課税の経費として認められるケースもあります。

採用から教育までのコストを正しく把握することで、採用戦略の費用対効果を客観的に評価できるでしょう。

人件費を経費として計上する際のメリット

人件費は経費として計上することで、節税効果が期待できる点がメリットです。

法人税の金額は、企業の利益にあたる「課税所得」に法人税率を掛けて計算されます。課税所得は、企業の収益にあたる「益金」から、費用にあたる「損金」を差し引いて算出されます。

具体的な計算式は以下の通りです。

人件費は税法上、「損金」として扱われるため、人件費を漏れなく経費計上すると損金の額が増加します。

結果として、課税所得の金額が圧縮され、納付すべき法人税額を抑えられます。

適正な人件費の計上は、キャッシュフローを改善し、事業投資や従業員への還元をおこなうための財務戦略といえるでしょう。

人件費計上で注意すべき税務リスク

ここでは、人件費計上で注意すべき税務リスクについて3つの観点で解説します。

税務調査で指摘されやすいポイント

税務調査とは、税務署が企業の税金の申告内容が正しいか確認する調査のことです。税務調査では、人件費に関して以下の項目について、厳しくチェックされるため、指摘を受けやすくなります。

交際費・福利厚生費の線引き問題

交際費と福利厚生費のそれぞれの特徴は、以下の通りです。

また、福利厚生費として認められるためには、3つの要件を満たす必要があります。

交際費・福利厚生費の線引きは大きく分けると、費用の対象が「社内の全従業員」か「外部」になるかといえるでしょう。

役員報酬の損金算入要件

役員報酬を損金に算入するためには、以下の厳格な要件のいずれかを満たす必要があります。

また、上記の3つの要件に該当していても、不相当に高額な部分の金額は損金に算入されません。

不相当に高額かどうかは、役員の職務内容や会社の規模や収益状況、同業他社の役員報酬の水準などを総合的に判断します。

役員報酬を決める際は、必ず税理士などの専門家と相談し、法的に問題のない範囲か慎重に設定することが大切です。

人件費管理における経理担当者の実務課題

ここでは、経理の現場で挙げられる3つの課題について整理し、解説します。

計上ミスによるリスクと影響

人件費の計上ミスは、会社にとって以下のような深刻な問題を引き起こす可能性があります。

人件費の計上ミスは金銭的な損失だけでなく、従業員との信頼関係や会社の評判にも悪影響を及ぼします。

参考： 労働基準法 | e-Gov 法令検索

複雑化する人件費処理（給与・社会保険・福利厚生）

近年、正社員だけでなく契約社員やパート、副業などの雇用形態が多様化しています。

それぞれの雇用形態によって、人件費処理を変える必要があるため作業が複雑化しており、経理担当者の負荷が増えています。

具体的には、以下の項目が異なるため、それぞれにあった方法を取らなければなりません。

また、制度の改正があるたびに、処理方法を変更する必要があるためミスが発生しやすくなります。担当者は日常業務をこなしながら常に最新の法律を勉強し続けなければならず、負担が増えてしまいます。

月次・年次決算での負担ポイント

月次決算と年次決算は、以下の理由から経理部門にとって負担が大きい業務と言われています。

決算は専門知識が必要なため、他の部署に協力を依頼することが難しく、担当者のみが対応する状況が生まれます。

繁忙期の長時間労働は集中力の低下を招き、ミスが頻発しやすくなるため早急な対策が必要です。

経理部署で課題が発生する要因

ここでは、経理部署で課題が発生する要因について解説します。

業務を属人的に運用している

経理業務は専門知識を必要とするため、特定の担当者に業務が集中しやすい傾向があります。

業務を属人的に運用していると、担当者の急な退職や異動が発生した際に業務が停滞してしまうリスクがあるでしょう。また、属人化している業務は、担当者以外がチェックすることが難しいため、ミスや不正が発見されにくいという問題も考えられます。

対処法として、誰が担当しても同じ品質で仕事ができるよう、業務を可視化しマニュアル化することが大切です。

紙書類中心の運用で業務効率が低下している

紙書類を中心とした業務運用がおこなわれており、業務効率が低下しているケースもあります。

紙ベースの運用では、以下のような非効率な作業やコストが発生するためです。

とくに、手入力作業はヒューマンエラーのリスクを抱えており、チェックや手戻り作業に余計な工数がかかることがあります。

システムを活用することで、入力の自動化や管理コストの削減が期待できるため業務効率が向上するでしょう。

一人当たりの業務量が多い

経理部門は間接部署のため、少人数体制になる傾向があります。そのため、日常業務に加えて突発的な業務や問い合わせ対応も重なると一人当たりの業務量が多くなる点が課題です。

たとえば、給与計算の最中に従業員から源泉徴収票の再発行の依頼があったり、税務署から書類の提出を求められたりすることもあります。

また、法改正などがあると、少人数で変更作業やシステムの導入などを進める必要があるため、現場がひっ迫しやすいです。

業務負荷が高まると、作業の質が低下したり、担当者の疲弊や離職につながったりするなど多くの影響を引き起こす原因となるでしょう。

経費業務の負担を減らすにはBPOの活用がおすすめ

経理部門が抱える課題を解決し、経費業務の負担を減らすにはBPOの活用がおすすめです。BPOとは業務の一部、またはすべてを専門業者に外部委託する手法です。

ここでは、BPOの活用がおすすめの理由を3つ紹介します。

また、経理アウトソーシングについてはこちらの記事で詳しく解説しておりますので、ぜひあわせてご覧ください。

関連記事｜経理アウトソーシングとは？外注のメリット・デメリット、活用方法を徹底解説

属人化を解消できる

BPOを活用することで属人化を解消できます。

BPOを導入する過程では、属人化していた個人のやり方を徹底的に洗い出し、誰でも実行可能なマニュアルを作成するためです。

また、マニュアル作成時には外部の専門チームが複数名でチェックする体制を構築するため、内部不正の防止や牽制効果が期待できます。

結果として、業務の属人化が解消され、誰が担当しても業務品質を維持しやすくなるでしょう。

コア業務に注力できる

BPOを活用することで、経理部門はコア業務に注力できます。

BPOの導入により作業プロセス自体の見直しや改善提案がおこなわれることで、作業効率が上がり、従来かかっていた業務時間を短縮できるためです。

また、伝票入力や請求書作成といったノンコア業務を外部の専門家に任せられるため、従来かかっていた業務負担が軽減されます。

結果として経理担当者は、削減された時間を活用して以下のようなコア業務へ注力できます。

長期的な企業の経営戦略などに注力できるため、競争力の強化につながるでしょう。

人材不足の解消が実現できる

BPOを活用することで、人材不足の解消が可能です。

専門知識を持った経理人材は市場価値が高く、自社で採用・教育して定着させるにはコストと時間がかかります。

しかし、BPOを活用すれば、そうした採用に苦労することなく、即戦力となるプロフェッショナルの技術をすぐに利用できます。さらに、繁閑期にあわせて人材リソースを柔軟に調節できるため、企業は固定費の無駄を省くことにもつながります。

BPOを活用することで業務に必要な人材を柔軟に調節しながら、社内リソースを売上にかかわる箇所に集中させるなど戦略的な試みが可能となるでしょう。

実際に経理業務へBPOを活用した企業の事例

独自の技術で研究を続ける製薬会社の中外製薬株式会社。同社の経理部門では経費処理の方法が派遣スタッフによって異なっており、作業効率の低下が発生していました。

課題解決を考える中で外部委託を決断し、パーソルビジネスプロセスデザインのBPOを導入。

その結果、社員は煩雑な入力作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に専念できる環境へと生まれ変わりました。

現在もBPO側からさらに効率化するための提案があり、組織全体が常に進化し続ける好循環が生まれています。

関連記事｜ コア業務とノンコア業務の仕分けができ、業務プロセスもシンプルに。「効率化に大きな効果がある」

経理業務をより効率化したい担当者はパーソルビジネスプロセスデザインにご相談ください

人件費と経費を適切に区分し、正しく計上することは企業会計や税務において重要です。

しかし、人件費の処理は専門知識を必要とし、複雑な計算や判断が求められるため、経理部門にとって負担となるケースは少なくありません。

経理部門の負担を軽減し、ミスやリスクのない体制を築くためには、外部の専門家であるBPOを活用する方法がおすすめです。

パーソルビジネスプロセスデザインでは、豊富な実績とノウハウをもとに、お客さまの要望にあわせたBPOを提供しています。

「経理のBPOについて詳しく知りたい」と興味をお持ちの方は、以下の資料で詳しく解説していますので、ぜひあわせてご覧ください。

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