デジタル化の事例25選｜企業・自治体の具体例と実行できる進め方を解説

デジタル化とは？

デジタル化という言葉は広く使われていますが、その意味や範囲は人によって捉え方が異なります。

「ツール導入のことなのか」「DXとは何が違うのか」など、整理が曖昧なまま進めてしまうと、取り組み自体が目的化し、成果につながりにくくなるケースも少なくありません。

ここではまず、デジタル化の基本的な考え方や定義を整理したうえで、なぜ今デジタル化が求められているのか、そしてどのようなメリットがあるのかを順を追って解説します。

デジタル化の定義（デジタイゼーション／デジタライゼーション／DX）

デジタル化とは、デジタル技術を活用して、これまでアナログで行っていた業務や情報管理を効率化・最適化する取り組みを指します。ただし、ひとくちにデジタル化といっても、その内容は大きく3つに分けて考えることができます。

つまり、デジタル化はDXの土台となる重要なステップであり、まずは業務や情報の扱い方を見直すことから始まるといえるでしょう。

デジタル化が求められる背景（人手不足・業務高度化）

デジタル化が強く求められている背景には、慢性的な人手不足と業務の高度化があります。多くの組織では、限られた人数でより多くの業務をこなす必要があり、従来のやり方を前提とした運用では対応しきれなくなりつつあります。

特に、紙書類の確認や転記、Excelでの集計、電話やメール中心の情報共有など、手作業の多い業務は負荷が高く、属人化やミスの温床にもなりやすい領域です。さらに近年は、制度変更への対応や住民・顧客ニーズの多様化も進み、単純な人員追加だけでは解決しづらい構造的な課題が顕在化しています。

こうした状況のなかで、業務の一部をデジタル化し、情報を見える化しながら、少ない人数でも回る仕組みをつくることが重要になっています。デジタル化は「便利にするための施策」ではなく、これからの業務を持続可能にするための基盤といえるでしょう。

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AI（生成AI）を活用したデジタル化の広がり

近年は、AI（人工知能）や生成AIの活用によって、デジタル化の領域がさらに広がっています。これまでのデジタル化が、主に入力・管理・共有といった「効率化」に重きを置いていたのに対し、AIは文章作成、要約、分析、問い合わせ対応など、より知的な業務の支援にも活用され始めています。

たとえば、会議の議事録を自動で要約したり、問い合わせ内容に応じて一次回答を自動生成したり、蓄積されたデータから傾向を抽出して判断を支援したりといった使い方が広がっています。こうした技術は、現場の作業負担を軽減するだけでなく、業務のスピードや精度の向上にもつながります。

一方で、AIを導入するだけで成果が出るわけではありません。業務フローが整理されていない状態では、AIを入れても使いこなせず、かえって運用が複雑になることもあります。AIはあくまで手段であり、業務設計や運用体制と組み合わせて活用することが重要です。

デジタル化で得られる7つのメリット

デジタル化には、単に作業をラクにする以上のさまざまなメリットがあります。代表的なものとしては、工数削減、ミス削減、可視化、標準化、コスト削減、BCP対策、働き方対応の7つが挙げられます。

たとえば、手作業の入力や転記を減らすことで工数削減につながり、入力ミスや確認漏れを防ぐことで品質の安定化も期待できます。また、データを一元管理することで、業務状況の可視化や進捗管理がしやすくなり、担当者に依存しない標準化も進めやすくなります。

さらに、紙や郵送にかかるコストの削減、災害時でも業務を継続しやすい体制づくり、多様な働き方への対応など、組織全体に波及する効果も少なくありません。デジタル化は、単なる部分最適ではなく、組織の生産性や継続性を支える取り組みとして捉えることが大切です。

デジタル化の事例25選（業務別・すぐ使える順）

ここからは、企業や自治体で活用されているデジタル化の具体例を、業務別に25個紹介します。まずは取り入れやすいものから、自組織に合いそうなものをイメージしながらご覧ください。

1.コミュニケーション／会議

例1：ビジネスチャットで情報共有

メールよりも気軽にやり取りできるビジネスチャットは、日常的な連絡や進捗共有の効率化に役立ちます。履歴が残るため、口頭伝達による漏れや認識齟齬の防止にもつながります。

プロジェクト単位や部署ごとに情報を整理できるため、チーム全体の状況把握もしやすくなります。

例2：Web会議で移動・印刷を削減・録画・文字起こしで議事録を省力化

Web会議を活用すれば、移動時間や会議資料の印刷が不要になります。録画や文字起こし機能を使えば、議事録作成の負担も軽減でき、情報共有もしやすくなります。

遠隔拠点や外部関係者との打ち合わせもスムーズになり、会議の頻度やスピード向上にもつながります。

例3：オンラインストレージでファイル共有・版管理

オンラインストレージとは、インターネット上にファイルを保存・共有できる仕組みのことです。クラウドサービスを活用して資料を共有すれば、複数人で同時に確認・編集することが可能になります。最新版がどれかわからなくなるといった問題を防ぎやすくなる点もメリットです。また、アクセス権限の設定により、社内外での安全な情報共有も実現できます。

2.書類・契約・ワークフロー

例4：電子契約で締結をオンライン完結

電子契約とは、契約手続きをインターネット上で完結できる仕組みのことです。契約書の作成・送付・押印・保管までをオンラインで完結できるため、契約業務のスピードが向上します。紙の郵送や保管コストの削減にもつながります。

場所を問わず締結できるため、リードタイム短縮と業務の迅速化に寄与します。

例5：稟議・申請のワークフロー化

ワークフローとは、申請から承認までの一連の業務の流れを仕組みとして管理することを指します。稟議や各種申請をシステム化することで、回覧状況や承認状況を可視化できます。紙やメールベースのやり取りに比べて、確認漏れや滞留の防止に効果的です。

承認フローが標準化されることで、対応の属人化を防ぎやすくなります。

例6：電子帳簿・文書管理で検索性向上

電子帳簿や文書管理とは、紙で管理していた書類をデジタルデータとして保存・管理する仕組みのことです。契約書や社内文書を電子化して管理すれば、必要な情報をすぐに検索できるようになります。保管スペースの削減や、文書の紛失リスク低減にも役立ちます。過去データの活用も容易になり、業務の効率化と判断スピード向上につながります。

3.バックオフィス

例7：経費精算システムで申請～承認を自動化

経費精算システムとは、交通費や経費の申請・承認・精算をデジタル上で管理する仕組みのことです。紙やExcelで行っていた経費精算をシステム化することで、申請・承認・集計の手間を削減できます。入力ミスや差し戻しの防止にもつながります。処理の一元化により、経理業務の負担軽減と業務スピード向上が期待できます。

例8：勤怠管理システムで労務管理を効率化

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や労働時間、休暇取得などをデジタルで管理する仕組みのことです。出退勤や休暇取得をデジタル管理することで、集計作業や確認負荷を軽減できます。法令対応や勤務状況の把握もしやすくなるため、多様な働き方への対応や労務リスクの低減にもつながります。

例9：OCRで紙書類の転記を削減

OCRとは、紙に書かれた文字や印字された内容を読み取り、データ化する技術のことです。紙の申請書や帳票をOCRで読み取ることで、手入力作業を大幅に削減できます。大量処理が必要な業務ほど効果を発揮しやすい手法です。 近年では、AIを活用した「AI-OCR」も普及しており、手書き文字やレイアウトが複雑な書類でも高い精度で読み取りが可能になっています。結果として、作業のスピード向上とともに、入力ミスの削減にも寄与します。

例10：RPAで定型業務を自動化

RPAとは、パソコン上の定型業務をソフトウェアによって自動化する仕組みのことです。データ入力や照合、集計などの繰り返し作業は、RPAで自動化できる場合があります。人手をかけずに処理できるため、工数削減とミス防止の両面で効果があります。RPAで定型業務を自動化することで、人が対応すべき判断業務へリソースを振りやすくなります。

例11：ERPで会計・人事・販売を一元管理

ERPとは、会計・人事・販売などの基幹業務を一つのシステムで統合管理する仕組みのことです。会計や人事、販売などの業務をERPで統合すると、部門ごとに分散していたデータを一元管理できます。情報連携がスムーズになり、経営判断にも活かしやすくなります。また、組織全体のデータ活用が進み、戦略的な意思決定を支える基盤となります。

4.営業・マーケティング

例12：名刺管理で顧客情報を共有・引継ぎ

名刺管理ツールとは、紙の名刺情報をデータ化して一元管理できる仕組みのことです。紙の名刺をデータ化して共有することで、担当者が変わっても情報を引き継ぎやすくなります。属人化しやすい顧客接点の管理にも有効です。組織として顧客情報を蓄積できるため、営業活動の再現性が高まります。

例13：オンライン商談で営業効率を向上

オンライン商談とは、Web会議ツールなどを活用して非対面で行う商談のことです。訪問型の営業だけでなく、オンライン商談を組み合わせることで、移動時間を減らしながら接点数を増やせます。遠方顧客への提案もしやすくなります。これにより、営業活動の生産性向上と機会創出の拡大につながります。

例14：MA／SFAで営業プロセスを半自動化

MA（マーケティングオートメーション）やSFA（営業支援ツール）とは、顧客管理や営業活動の進捗をデジタルで管理・自動化する仕組みです。見込み顧客への情報提供や営業活動の進捗管理をシステム化することで、営業プロセスの効率化が図れます。属人的な対応から脱却しやすくなる点もメリットです。また、データに基づいた営業活動の改善が可能になります。

例15：CRMで顧客情報を一元管理し売上向上

CRMとは、顧客情報や対応履歴を一元管理し、関係性を強化するための仕組みのことです。顧客との接点履歴や対応内容をCRMで蓄積すれば、継続的なフォローや提案精度の向上につながります。既存顧客へのアップセルにも活かしやすくなります。顧客理解が深まり、長期的な関係構築と売上拡大に寄与します。

5.プロジェクト／ナレッジ管理

例16：プロジェクト管理ツールで進捗・工数を可視化

プロジェクト管理ツールとは、タスクの進捗や担当者、工数などを一元的に管理できる仕組みのことです。誰が何を担当し、どこまで進んでいるのかを見える化することで、進行管理がしやすくなります。タスクの抜け漏れ防止にも役立ちます。チーム間の連携がスムーズになり、プロジェクト全体の効率向上につながります。

例17：生成AIで分析・要約・意思決定を支援

生成AIとは、文章作成や要約、分析などを自動で行うことができるAI技術のことです。会議メモやレポートの要約、複数資料の比較、論点整理などに生成AIを活用することで、情報整理の負担を軽減できます。判断の前提を素早く整えたい場面に有効です。意思決定までのリードタイム短縮に貢献します。

例18：BIツールでデータ可視化・意思決定を高度化

BIツールとは、蓄積されたデータを分析・可視化し、意思決定に活用するためのツールのことです。売上や業務量、進捗状況などをダッシュボード化することで、状況把握や分析がしやすくなります。感覚ではなくデータに基づく判断がしやすくなります。リアルタイムでの状況把握が可能になり、迅速な改善につながります。

6.現場・サービス提供

例19：タブレット活用で現場入力・ペーパーレス化

タブレット端末とは、持ち運びができるモバイル端末で、現場での入力や情報閲覧に活用できるデバイスのことです。現場でその場で入力できるようにすることで、紙への手書きや後からの転記を減らせます。窓口や点検業務、訪問業務などで取り入れやすい方法です。作業の二度手間を防ぎ、業務スピードの向上につながります。

例20：クラウドでデータを一元管理・どこでも利用

クラウドサービスとは、インターネットを通じてデータやシステムを利用できる仕組みのことです。クラウドサービスを活用すれば、場所を問わず必要なデータにアクセスしやすくなります。拠点間での情報共有や、災害時の業務継続にも有効です。情報の分散を防ぎ、業務の効率化と可用性向上を実現します。

例21：生成AIで問い合わせ対応・文章作成・要約を効率化

生成AIとは、質問に対する回答や文章の作成、要約などを自動で行うことができるAI技術のことです。問い合わせへの一次回答や、案内文・報告文のたたき台作成、長文資料の要約などに生成AIを活用することで、日常業務の負担を軽減できます。対応スピードの向上と業務品質の平準化にもつながります。

7.公共領域（自治体・行政）

例22：窓口業務のデジタル受付（予約・事前入力）

窓口業務のデジタル受付とは、来庁前に予約や申請内容の入力をオンラインで行える仕組みのことです。窓口の予約受付や申請内容の事前入力をデジタル化することで、来庁時の待ち時間や窓口での記入負担を減らせます。混雑緩和にもつながります。住民体験の向上と窓口業務の効率化の両立が可能になります。

例23：電子申請／オンライン手続き

電子申請とは、各種申請や手続きをインターネット上で受け付ける仕組みのことです。各種手続きをオンラインで受け付けることで、住民の来庁負担を軽減できます。自治体側にとっても、受付から処理までの効率化が期待できます。時間や場所に縛られない行政サービスの提供が実現します。

例24：住民向けチャットボット／FAQ対応

チャットボットとは、質問に対して自動で回答を返す仕組みのことで、FAQはよくある質問とその回答をまとめたものです。よくある問い合わせをチャットボットやFAQで案内することで、個別電話対応の件数を減らしやすくなります。住民にとっても、時間を問わず必要な情報を確認できる環境を提供できます。

例25：庁内ワークフロー（申請・決裁）のデジタル化

庁内ワークフローとは、組織内の申請や承認、決裁の流れをシステム上で管理する仕組みのことです。庁内の申請や決裁をシステム化することで、紙回覧や押印前提の運用を見直せます。処理の滞留を防ぎ、内部業務の効率化にもつながります。業務の標準化が進み、担当者変更時の負荷軽減にも寄与します。

デジタル化を成功させる進め方

ここまで見てきたように、デジタル化にはさまざまな手法や事例がありますが、単にツールを導入するだけでは成果につながらないケースも少なくありません。

実際には、「進め方」を誤ることで、思うような効果が出なかったり、現場に定着しなかったりするケースが多く見られます。

そこでここからは、デジタル化を成功させるために押さえておきたい基本的な進め方を解説します。

1.BPR（業務の見直し）から着手する

デジタル化を成功させるためには、ツール導入の前にBPR（Business Process Reengineering｜業務プロセスの再設計）を行うことが重要です。既存の業務プロセスが整理されていないままデジタル化を進めると、非効率な業務がそのまま残り、期待した効果が得られないケースが多く見られます。

そのため、「どの業務を削減・統合・標準化できるのか」を整理し、業務設計を最適化した上でデジタル化を進めることが重要です。単にアナログ業務をデジタルに置き換えるのではなく、業務そのものをどう再設計するかという視点が欠かせません。

関連記事｜ 業務改革とは？BPRを成功させるための4つの手法と具体的なステップを解説

2.目的を明確にし、小さく始める

デジタル化は、何のために行うのかを明確にすることが重要です。工数削減なのか、ミス削減なのか、住民・顧客対応の改善なのかによって、適した手段は変わります。

また、最初から全体最適を目指して一気に広げようとすると、現場の負荷が高まり、定着しづらくなることがあります。まずは負荷の大きい業務や、効果が見えやすい領域からスモールスタートすることが現実的です。

3.組織全体で進める（現場・管理職の理解）

デジタル化は、一部の担当者だけで完結するものではありません。現場の理解がなければ使われず、管理職の理解がなければ優先順位が上がらず、結局進まないということも少なくありません。

そのため、なぜ必要なのか、何が変わるのかを共有しながら、現場と管理職の双方を巻き込んで進めることが重要です。業務はつながっているため、部門をまたいで全体最適で考える視点も欠かせません。

4.運用・定着まで設計する

デジタル化は、導入して終わりではありません。導入後に誰が運用するのか、トラブル時にどう対応するのか、改善をどう回すのかまで設計してはじめて、効果を持続的に発揮できます。

特に、例外対応が多い業務や、担当者の異動がある組織では、定着の仕組みを前提に設計しないと、元の運用に戻ってしまうこともあります。「使い続けられる状態」をつくることが、成功のポイントです。

自治体のデジタル化が難しい理由

ここまで見てきた考え方は、企業・自治体を問わず共通するものです。しかし、自治体では民間企業とは異なる制約があるため、同じアプローチではうまくいかないケースも少なくありません。

自治体業務は、制度対応や住民対応、監査や公平性の確保など、多くの前提条件のもとで運用されています。そのため、単純に「効率の良い方法」に置き換えるだけでは進めにくく、例外対応も多くなりがちです。さらに、予算や調達、年度単位の運用、人事異動を前提とした体制など、継続的な改善を回しにくい構造もあります。

また、住民向けのフロントヤード業務と、内部処理を担うバックヤード業務が密接につながっている点も自治体特有の難しさです。窓口だけ、申請だけを改善しても、裏側の審査や処理が変わらなければ、全体としての成果が出にくいことがあります。

そのため、自治体のデジタル化では、ツール導入そのものよりも、業務全体の流れや役割分担、運用体制まで含めて設計することが重要になります。

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デジタル化を“実行できる状態”にするための選択肢

デジタル化の必要性は理解していても、実際には「進める人がいない」「通常業務で手一杯」「運用設計まで手が回らない」といった壁に直面する組織は少なくありません。特に自治体では、人手不足や制度対応の複雑さから、改善の必要性がわかっていても着手しづらい状況が起こりやすくなります。

こうした状況の中で重要になるのが、業務をどのように整理し、実行できる体制をつくるかという視点です。その有効な選択肢の一つが、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の活用です。

BPOは単なる業務代行ではなく、業務の棚卸しや標準化、デジタル活用、運用設計までを一体で支援する手段です。特に公共領域では、窓口や申請受付といったフロントヤード業務と、審査・入力・交付などのバックヤード業務を一体で見直すことで、部分最適ではなく全体最適の実現につながります。

自組織だけですべてを抱え込むのではなく、どこを自分たちが担い、どこを外部と分担するのかを整理することで、限られたリソースのなかでも実行しやすい体制を構築できます。デジタル化を「導入で終わらせない」ためには、こうした運用面まで含めた設計と実行が欠かせません。

パーソルビジネスプロセスデザインでは、こうした課題に対し、フロントヤード・バックヤードを一体で見直す業務改革（BPR）から、運用設計・実行までを支援する公共BPOサービスを提供しています。

デジタル化を実行できる状態にするための具体的な進め方や、業務の切り分け方、活用事例については、以下の資料で詳しく解説しています。「どこから着手すべきか知りたい」「自組織でも実現できるか検討したい」という方は、ぜひご覧ください。

フロントヤード・バックヤード改革のご紹介

パーソルビジネスプロセスデザインでは、自治体のフロントヤード改革・バックヤード改革を総合的にサポートします。業務再設計（BPR）の重要性をはじめ、構想から自走までの具体的なステップや成功事例まで、パーソルならではのノウハウを分かりやすくご紹介します。

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