義務化に伴う安全運転管理者が抱えるお悩みや、アルコールチェックの運用事例についてご紹介！
アルコールチェック記録の保存期間
アルコールチェック記録の保存期間は法令で明確に定められており、必ず遵守する必要があります。保存義務を怠った場合の罰則も存在するため、正確な理解が重要です。
基本的な保存期間は1年間
道路交通法施行規則第9条の10により、アルコールチェック記録は作成日から1年間の保存が義務付けられています。対象となるのは、緑ナンバーに限らず、乗車定員11人以上の白ナンバー車1台以上、または白ナンバー車5台以上を保有する事業所すべてです。
保存対象となる記録簿記載内容は、実施日時、運転者の氏名、運転前後のアルコール検知器による測定結果、安全運転管理者の確認者名などです。これらの情報をすべて含めた記録を1年間確実に保存する体制構築が求められます。
貸切バス事業者の写真記録は90日間
貸切バス事業者については特別な規定があり、運転前後チェック時の写真記録は90日間の保存が必要です。これは道路運送法に基づく運輸規則により定められており、一般的な記録保存期間とは異なる点に注意が必要です。
写真記録には、アルコール検知器の表示画面と運転者の顔が同時に写っている必要があります。画像の解像度や保存形式についても適切な品質を維持し、監査対応時に確認できる状態での保存が重要です。
保存期間の延長が必要なケース
法定保存期間は最低限の期間であり、企業によってはより長期間の保存が推奨される場合があります。特に事故発生時の証拠保全や内部監査の観点から、保存期間延長を検討する企業も少なくありません。
労災事故や交通事故が発生した場合、アルコールチェック記録が重要な証拠となる可能性があります。そのため、リスク管理の観点から2年から3年程度の保存を行う企業も増えており、自社の業務特性に応じた検討が必要です。
アルコールチェック記録の紙管理のメリットとデメリット
従来の紙でのアルコールチェック記録の管理は、多くの企業で採用されている管理方法です。シンプルな運用が可能な反面、長期保存や検索性の面で課題も存在します。
紙管理のメリット
紙管理の最大のメリットは、初期費用がほとんどかからず、すぐに運用を開始できることです。記録簿フォーマットを印刷し、手書きで記入するだけの簡単な方法のため、ITに不慣れな担当者でも問題なく対応できます。
また、インターネット環境に依存しないため、通信障害や停電の影響を受けません。システムトラブルによる業務停止のリスクもなく、安定した運用が可能です。手書きによる記録は改ざんが困難という特性もあり、証拠能力の面でも信頼性があります。
紙管理のデメリット
紙管理のデメリットは、保管スペースの確保と管理負担の増大です。1年間分の記録を保存するために相当なスペースが必要となり、オフィスを圧迫する可能性があります。
記録の検索や集計作業も手作業となるため、監査対応時や過去データの確認時に多大な時間と労力が必要です。また、紛失や汚損、火災などによる記録消失のリスクもあり、バックアップ体制の構築が困難です。
記載漏れや記入ミスの発見も困難で、法令違反につながるリスクも高くなります。複数拠点での情報共有の場合にも物理的な移動が必要となるため、効率性に欠ける面があります。
効果的な紙管理の運用方法
紙管理を選択する場合は、記録簿の保管方法と管理体制を明確に定めることが重要です。月別や部署別にファイリングし、所在を明確にしておくことで検索性を向上させることができます。
記録簿破棄方法についても、保存期間経過後の適切な処理手順を定めておく必要があります。個人情報が含まれているため、シュレッダーによる完全破棄など、情報漏洩防止策も欠かせません。
ただし、紙管理は、検索や共有の効率が低く、紛失や入力ミス、セキュリティ面でのリスクも高いため、基本的には推奨されません。可能であれば、システムを用いた一元管理に移行することが望ましいでしょう。
アルコールチェック記録のアプリ・システム管理のメリットとデメリット
アプリ・システム管理は近年多くの企業が導入を検討している管理方法です。システム化による効率性と利便性がある一方で、コストやセキュリティ面での課題も存在します。
アプリ・システム管理のメリット
アプリ・システム管理の最大のメリットは、記録の自動化と一元管理による業務効率化です。アルコール検知器との連携により、測定結果が自動でシステムに記録され、安全運転管理者の入力負担を大幅に軽減できます。
リアルタイムでの記録確認や検索機能により、過去の記録を瞬時に検索することができ、監査対応時の作業効率が格段に向上します。また、記載漏れや入力ミスの防止機能も搭載されており、法令遵守の確実性も高まります。
さらに、複数拠点での一括管理や、外出先からのアクセスも可能となるため、大規模な組織や多拠点展開している企業に特に有効です。バックアップ機能も自動化されており、データ消失のリスクも最小限に抑えられます。
アプリ・システム管理のデメリット
アプリ・システム管理には初期導入費用と月額利用料が発生するため、コスト負担が継続的に発生します。特に小規模な事業者にとっては、費用対効果の検討が重要になります。
また、インターネット環境が必要なため、通信障害時にはシステムにアクセスできない可能性があります。セキュリティ対策についても、クラウドサービス提供者の信頼性や個人情報保護体制の確認が必要です。
システム操作に慣れていない担当者にとっては、導入初期に操作習得のための時間と労力が必要になる点も考慮する必要があります。ITリテラシーの低い職場では、かえって業務負担が増加する可能性もあります。
アプリ・システムの選び方
アプリ・システムを選択する際は、アルコール検知器との連携性能を最優先に検討しましょう。自社で使用している検知器に対応しているか、データ連携の安定性はどうかを事前に確認することが重要です。
セキュリティ面では、データの暗号化機能、アクセス権限管理、監査ログの取得機能などが充実しているサービスを選択します。また、サポート体制の充実度や、システム障害時の対応方針も重要な判断材料となります。
自社に最適なアルコールチェック記録の管理方法の選び方
紙管理とアプリ・システム管理のどちらを選ぶかは、企業の規模、ITリテラシー、コスト感、業務特性を総合的に考慮して判断する必要があります。
企業規模・拠点数による判断基準
大規模企業や多拠点展開している企業では、アプリ・システム管理の導入メリットが大きくなります。一元管理による効率化や、リアルタイムでの情報共有が可能になるため、管理コストの削減効果が期待できます。
従業員数100名以下の中小企業では、コストと運用の簡易性を重視して紙管理を選択するケースも多く、自社の業務量に見合った方法の選択が重要です。ただし、今後の事業拡大を見据えてアプリ・システム管理を先行導入する企業も増えています。
コスト比較による判断基準
コスト面での比較では、初期費用と継続的な運用費用の両面を検討する必要があります。以下の表では、それぞれの管理方法のコストを一例として比較しています。
| 項目名 | アプリ・システム管理 | 紙管理 |
|---|---|---|
| 初期費用 | システム導入費 数万円 | 用紙・ファイル代 数千円 |
| 月額費用 | 利用料 数千円 | 用紙・印紙代 数百円 |
| 人件費 | 低～中（自動化により削減） | 中～高（手作業による負担） |
| 保管費用 | 不要（クラウド保存） | 保管スペース確保費用 |
長期的な視点で見ると、人件費の削減効果により、アプリ・システム管理の方が総合的なコストが低くなる場合も多くあります。特に管理対象者数が多い企業では、アプリ・システム管理の費用対効果が特に高くなります。
社内のITリテラシーレベルによる判断基準
社内のITリテラシーレベルも重要な判断材料です。システム操作に慣れた担当者がいる企業では、アプリ・システム管理の導入がスムーズに進み、十分な効果を得ることができます。
一方、デジタル機器の操作に不安を感じる担当者が多い場合は、無理にアプリ・システム管理を導入せず、慣れ親しんだ紙管理から始める方が現実的です。ただし、将来的な電子化移行を見据えた準備は必要でしょう。
ハイブリッド管理の始め方
アプリ・システム管理と紙管理を併用するハイブリッド管理も選択肢の一つです。基本的にはアプリやシステムで管理しつつ、重要な記録については紙でもバックアップを取るという方法です。
この方法では、システム障害時のリスクヘッジができる一方で、両方の管理コストが発生するため、費用対効果を慎重に検討する必要があります。移行期間中の暫定的な運用方法としても有効です。
アルコールチェック記録の効果的なデータ保存方法
選択した管理方法に関わらず、法令遵守とデータの安全性確保は必須要件です。適切な運用方法を実践することで、監査対応やリスク管理を強化できます。
改ざんを防止するセキュリティ対策
記録の改ざん防止は法令遵守の根幹であり、どちらの管理方法を選択した場合でも、改ざんが困難な仕組みの構築が必要です。アプリ・システム管理では、タイムスタンプ機能やアクセスログの記録により改ざん防止を図ります。
紙管理の場合は、記録者と確認者の明確な分離、訂正方法の統一、保管場所の施錠管理などにより、改ざんリスクを最小限に抑えます。また、記録簿のコピーを別途保管することも有効な対策です。
バックアップ体制の構築
データ消失リスクに備えたバックアップ体制の構築は、どちらの管理方法でも重要です。アプリ・システム管理では自動バックアップ機能を活用し、複数の場所にデータを分散保存します。
紙管理では、原本とは別にスキャンデータやコピーを作成し、複数の場所での保管を検討しましょう。火災や地震などの災害リスクを考慮した分散保管体制の構築が推奨されます。
監査への対応
監査対応を見据えた記録管理では、必要な情報を迅速かつ正確に提供できる体制づくりが欠かせません。監査の際には、過去の記録や証跡を求められることが多く、その場で探し出せないと対応が遅れ、信頼性にも影響します。あらかじめ保管期間や命名ルール、ファイル構造を統一しておくことで、監査要求への対応速度が大きく向上します。
アプリ・システム管理を活用すれば、検索機能や集計機能によって必要なデータを瞬時に抽出でき、紙やローカル保存に比べて大幅な効率化が可能です。さらに、監査用のビューやレポートを事前に準備しておくと、突発的な要求にも柔軟に対応できます。
アクセス権限の適切な管理
アクセス権限管理では、記録を閲覧・編集できる担当者を明確に限定し、不正アクセスや情報漏洩を防止することが重要です。特に機密性の高い情報は、業務上必要な範囲だけを許可します。
また、定期的な権限の棚卸しを行い、役職変更や異動、退職に伴う不要なアクセス権限は速やかに削除しましょう。さらに、多要素認証の導入や、アクセスログの監視といった追加対策を組み合わせることで、セキュリティを一層強化できます。
アルコールチェックのアウトソーシングならパーソルビジネスプロセスデザインへ
アルコールチェック記録の保存期間は法令で原則1年間と定められており、企業は確実な遵守が求められます。管理方法については、企業規模やITリテラシー、コスト感を総合的に判断し、アプリ・システム管理または紙管理から自社に最適な方法を選択することが重要です。
パーソルビジネスプロセスデザインでは、アルコールチェックに関する業務の代行を行っております。24時間365日、早朝・深夜のみ、土日祝日のみなど、お客様の状況に応じてコールセンター窓口を開設したり、記録や管理にかかる業務において担当者さまの工数を削減したりと、お客様のご要望に合わせた対応をしております。
さらに、窓口も「シェアード体制」で運用するため、コストを抑えた業務委託を実現しています。詳細を記したダウンロード資料もご用意しておりますので、ぜひ下記ページよりご確認ください。
