奨学金申請の効率化のために業務委託を活用する大学が増えた背景
ここでは、奨学金申請の効率化のために業務委託を活用する大学が増えた背景について解説します。
- 従来の方法では対応が難しくなったため
- 奨学金制度が多様化しているため
- 業務委託の認知度が上がっている
従来の方法では対応が難しくなったため
業務委託を活用する大学が増えた要因として、従来の方法では対応が難しくなったことが挙げられます。
近年多くの大学では慢性的な人材不足が発生しており、職員一人当たりの業務負担が増加しているためです。
限られた職員数で奨学金の対応をするため、以前までの方法では対応が難しくなります。派遣社員の活用も一つの解決策として考えられますが、教育コストや導入コストが必要なため、業務効率化につながりにくいでしょう。
このような課題から、専門知識を持った外部委託先への依頼が選択肢として注目されています。
奨学金制度が多様化しているため
奨学金制度が多様化しており対応が複雑になっていることも要因の一つです。
例えば、2020年から文部科学省が実施している高等教育修学支援新制度の影響により、制度利用者が増加しています。高等教育修学支援新制度とは、授業料・入学金の免除または減額と給付型奨学金の両方を組み合わせた支援制度です。
新制度の導入により、大学事務は複数の制度を並行して管理する必要があり、申請書類の確認作業も複雑化しています。
複雑化している奨学金制度を専門家に委託することで迅速かつ正確に対応できるため、業務委託が注目されています。
業務委託の認知度が上がっている
大学運営における業務効率化の手段として、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）という選択肢の認知度が上がっていることも要因の一つです。
BPOとは、自社の業務プロセスの一部を、専門的なノウハウを持つ外部の企業へ委託することです。
従来は職員だけで完結させていた業務も、外部の専門業者に委託することで高品質かつ効率的に遂行できるという考え方が浸透してきました。
実際に奨学金業務にBPOを導入し、業務負担の軽減や学生サービスの向上を実現させた成功事例も増えているため、業務委託をしていない大学から注目を集めています。
奨学金申請業務がひっ迫する背景
ここでは、奨学金申請業務がひっ迫する背景について解説します。
- 煩雑な申請手続きによる確認・修正業務の増加
- 申請時期の集中による繁閑差の発生
- 紙書類中心・属人化による非効率な運用
煩雑な申請手続きによる確認・修正業務の増加
大学の担当者は、提出された申請書を一件ずつ確認し、記載漏れや添付書類の不足がないかをチェックするため、対応には膨大な時間が必要です。
また、申請者にとっても奨学金の手続きは、提出書類が多く、記載内容も複雑なため、不明点が多くあります。学生は初めて申請手続きを実施するため、不備が多くなる傾向にあります。
もし、書類に不備がある場合、大学側は学生本人に修正を依頼するため、差し戻しのやり取りも必要です。
このように申請書類の確認だけでなく、修正に関する工数も多いため、業務効率が低下しやすく、ひっ迫する原因になります。
申請時期の集中による繁閑差の発生
奨学金の新規申請や継続手続きは、年度初めや年度末といった特定の期間に集中する傾向があります。また、学生からの問い合わせや書類提出も、授業のない昼休みや放課後といった特定の時間帯に集中します。
大学事務の人員は日常の業務量にあわせて配置していることが多いため、申請対応が増加すると、リソース不足になり業務がひっ迫しやすくなるでしょう。
繁忙期のためだけに人員を増やすことは難しく、結果的に既存の職員が長時間労働でカバーする状況が生まれやすくなります。
紙書類中心・属人化による非効率な運用
奨学金申請は、紙書類の提出が一般的です。そのため、申請業務がいまだに紙書類中心の手続きで運用されており、業務効率を下げる原因となっています。
紙の書類は保管や管理、情報の検索に手間がかかるだけでなく、手作業によるデータ入力なども時間と労力が必要です。
また、奨学金業務は制度が複雑で専門知識が求められるため、業務の進め方やノウハウが特定の担当者に偏る「属人化」に陥りやすいという課題も抱えています。
担当者しか業務の進捗や詳細を把握できていない状況では、異動や退職の際にスムーズな引き継ぎができず、業務が停滞するリスクも高まるでしょう。
奨学金申請の業務効率化にはBPOがおすすめ
奨学金申請業務の効率化を目指す上で、BPOの活用は有効な解決策です。
奨学金業務にBPOを導入することで、専門知識を持ち合わせた業者に以下の対応を任せることが可能です。
- 申請が集中する繁忙期の増員対応
- 時間のかかる書類確認
- 学生からの問い合わせ
- 窓口対応業務
- 説明会業務
事務作業が手離れすることで、職員は学生サポートへ集中しやすくなります。大学としては職員の負担軽減で業務の繁閑差に悩まされず、申請処理の正確性も担保しやすくなるでしょう。
奨学金申請対応などの業務効率化にはBPOの活用がおすすめです。パーソルビジネスプロセスデザインでは、お客さまの要望にあわせたBPOサービスを提供しております。
サービス比較検討時の参考資料が必要な方や稟議時の補足資料が必要な方はぜひ以下の資料もあわせてご覧ください。
【大学事務BPOサービス】のご紹介
- パーソルビジネスプロセスデザインが選ばれる3つの理由
- 導入から運用までのステップ
- 大学様でのBPOサービス導入事例：慶應義塾大学様、愛知大学様、日本体育大学様、学校法人中部大学様 など
奨学金申請業務にBPOを活用するメリット
ここでは、奨学金申請業務にBPOを活用するメリットについて解説します。
- 業務の標準化／属人化の解消ができる
- 繁忙期対応の柔軟性が確保できる
- 職員がコア業務（学生支援・企画）へ集中できる
- 人的リソースの再配置による組織力強化が可能
- コストの最適化が図れる
業務の標準化／属人化の解消ができる
BPOを活用することで業務の標準化と属人化の解消が期待できます。BPO業者は、業務プロセスの構築に関する専門的な知識と豊富な経験を持ち合わせているためです。
奨学金業務を委託することで、プロの視点で誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できるよう、マニュアルやルールが標準化されます。結果として、特定の担当者しか業務内容を把握していないといった「属人化」の状態が解消します。
業務プロセスを見える化して組織全体で情報を共有することで、担当者の異動や退職が発生した際にも、後任者へスムーズに業務を引き継ぐことが可能です。
繁忙期対応の柔軟性が確保できる
BPOを活用することで、繁忙期対応の柔軟性が確保できます。BPOは繁閑差に応じて、委託する業務量や人員の柔軟な調整が可能なためです。
奨学金の申請業務は、年度初めなどの特定の時期に申請が殺到し、業務量が急激に増加するという特徴があります。職員だけで業務量の増加に対応する場合、他の仕事に影響が出たり、職員の残業時間が増えたりするなどの問題が発生します。
BPOを活用することで繁忙期には外部のリソースを増やして迅速に対応し、閑散期にはリソースを縮小するなどの運用ができるため、業務負荷の効果的な軽減が可能です。
職員がコア業務（学生支援・企画）へ集中できる
BPOを活用することで職員は学生支援・企画といったコア業務へ集中できます。
奨学金の申請書類の受付や不備のチェック、定型的な問い合わせ対応といった作業をBPOに外部委託することで、大学職員は他の業務に充てられる時間を確保できるためです。
例えば、以下のような学生の利益に直結する企画業務に集中できるでしょう。
- 経済的な困難を抱える学生に対する個別の相談支援の手厚いフォロー
- 学生生活・キャリア支援に関する制度の見直し
中長期的に見れば、職員の専門性や仕事への満足度が向上し、組織としての提案力強化にもつながっていくでしょう。
人的リソースの再配置による組織力強化が可能
BPOの導入により、人的リソースの再配置による組織力強化が可能です。これまで申請業務に追われていた職員を人員不足の他部署や個人のスキルや適性にあわせた他業務へ再配置できるためです。
適切な人的リソースの再配置は組織として対応できる業務の幅を広げ、学生からの多様な要望にも柔軟に対応できる体制を構築できます。
職員のスキルや適性を見極め、適材適所の人員配置が実現できるため、組織全体のパフォーマンス向上や組織力の強化にも繋げられるでしょう。
コストの最適化が図れる
BPOの導入を短期的に見ると業務フローの設計やマニュアルの整備、委託先への研修といった初期コストが必要です。
しかし、長期的な視点では、人件費の変動費化や業務プロセスの安定化により、費用対効果の向上が期待できます。
例えば、繁忙期にあわせて派遣社員を雇用する場合、採用や教育にかかるコストが発生します。一方、BPOであれば必要な時期に専門家のリソースを確保できるため、採用や教育のコストは不要です。
BPOの導入初期にはコストが必要になりますが、長期的な観点では適正化を実現できる点が魅力の一つです。
奨学金申請業務にあうBPO事業者を選ぶポイント
ここでは、奨学金申請業務にあうBPO事業者の選び方について、3つの観点で解説します。
- 委託したい業務の実績があるか
- 委託する業務は柔軟に対応が可能か
- セキュリティレベルが高いか
委託したい業務の実績があるか
BPO事業者を選定する上で、事前に実績を確認しましょう。
特に、奨学金業務は専門性が高く、大学特有の運用ルールも存在するため、同様の業務を多数手がけた実績のある事業者を選ぶと安心です。
実績が豊富な事業者は、過去の経験から得た多様なノウハウを蓄積しており、トラブルにもスムーズに対応できるほか、効果的な業務改善の提案も期待できます。
逆に、実績が少ない事業者に委託してしまうと、業務の理解に時間がかかったり、思うような効率化の効果が得られなかったりする可能性があるため、注意が必要です。
委託する業務は柔軟に対応が可能か
特定の定型作業だけでなく、新しいプロセスで発生する予期せぬ業務にどこまで対応してもらえるか確認が必要です。奨学金制度は改正されることがあり、状況に応じて新たな業務が発生する可能性があるためです。
契約範囲外は対応不可という姿勢の事業者では、学内担当者の業務が増えてしまい、効率化を実感できなくなるでしょう。
業務の追加や変更に柔軟に対応できる事業者を選ぶことで、長期的なパートナーシップを築けるためおすすめです。
どこまでの業務を、どのような形でサポートしてもらえるのか、事前にしっかりと確認しましょう。
セキュリティレベルが高いか
BPO事業者のセキュリティレベルの高さも事前に確認しましょう。
奨学金の申請書類には、学生本人や家族の個人情報が数多く含まれています。もし、委託先のセキュリティレベルが低いと、情報漏洩などの重大なトラブルにつながるリスクがあるためです。
万が一、情報漏洩などの事故が発生してしまうと、大学の社会的信用が低下し、損害賠償などの深刻なトラブルに発展する恐れがあります。
BPO事業者を検討する際はプライバシーマークやISMS認証などのセキュリティ関連の認証を取得しているか確認しましょう。
実際にBPOを導入した大学の事例
ここでは、奨学金業務をはじめとする学内事務にBPOを活用し、業務効率化と職員の負担軽減を実現した2つの大学の事例をご紹介します。
- 慶應義塾大学
- 学校法人中部大学
慶應義塾大学
福沢諭吉が創設した蘭学塾を起源とした長い歴史を持つ慶應義塾大学。同大学では、奨学金関連業務の負担が大きく、担当職員が疲弊するといった状態になっていました。
特に、繁忙期には残業が常態化し、欠員が出せないというプレッシャーが、職員の負担となっていたそうです。
そのような中、他大学の成功事例やパーソルビジネスプロセスデザイン側からの提案によりBPOを導入。最初は1つのキャンパスから開始し、徐々に対応範囲を増やしていきました。また、システムを導入したことにより学生が直接登録できる状況を構築しました。
現在では、対象業務の約9割を委託することに成功し、職員は学生に寄り添った丁寧な支援というコア業務に専念できるようになりました。
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学校法人中部大学
建学の精神「不言実行、あてになる人間」の育成をモットーに長い歴史を持つ学校法人中部大学。同大学では、毎年およそ4,000人分の奨学金業務を2人の担当者で対応していました。
担当者は奨学金対応だけでなく、学生証の更新やロッカーの登録などの窓口対応も兼務していたため日々の業務に追われていました。そのような状況のため、手厚い奨学金対応ができなかったり、学生への迅速な対応もできず迷惑をかけてしまったりすることもあったそうです。
同大学は、他大学が奨学金対応を外部に委託していることを知り、パーソルビジネスプロセスデザインのBPOを導入。
現在は、パーソルビジネスプロセスデザインのノウハウをもとに業務改善をしており、職員の心理的負担と作業負担を軽減することに成功しました。
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奨学金申請を効率化するBPOならパーソルビジネスプロセスデザイン
本記事では奨学金申請の効率化について解説しました。
奨学金の申請対応は、専門性の高さや手続きの煩雑さから、多くの大学で業務がひっ迫しやすい状況にあります。奨学金申請の課題を解決し、業務を効率化するためには、専門的なノウハウを持つ外部へ委託するBPOの活用がおすすめです。
パーソルビジネスプロセスデザインでは、多くの大学で奨学金業務や教務課業務などを支援してきた豊富な実績とノウハウをもとに、お客さまの要望にあわせたBPOサービスを提供しております。
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【大学事務BPOサービス】のご紹介
- パーソルビジネスプロセスデザインが選ばれる3つの理由
- 導入から運用までのステップ
- 大学様でのBPOサービス導入事例：慶應義塾大学様、愛知大学様、日本体育大学様、学校法人中部大学様 など
