【請求代行サービス】依頼できる業務やメリット、選び方のポイントも解説！

請求代行サービスとは？

請求代行サービスとは、本来は自社が行う請求関連の業務を外部に委託し、一手に引き受けてもらうサービスです。請求代行サービスを活用することで、担当者の負担を軽減しながら、業務品質の向上を期待できるというメリットがあります。

近年はクラウド型のツールやAPI連携が充実しており、請求代行サービスとのデータ連携が比較的スムーズに進むケースが増えています。そのため、自社システムと外部サービスを組み合わせたハイブリッド運用がしやすくなり、従来よりも少ない負荷で請求業務を外部へ切り出せるようになりました。

特に大量の請求処理が必要な企業では、コア業務に集中するためにも、一定のフローをアウトソースするメリットが大きいです。請求業務を効率化することは、キャッシュフローや経営基盤の安定にも大きく寄与します。依頼できる業務範囲も幅広いため、一部業務だけでなくトータルでサポートしてもらうことも可能です。

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請求代行サービスに依頼できる業務は主に5つ

請求業務には、請求書の発行から入金確認、消し込み、督促対応まで、複数のプロセスが複雑に絡み合っています。請求代行サービスを利用すると、これらの作業の多くを外部に委託でき、担当者の負担を大幅に軽減できます。

また、どの業務を外部に任せ、どの業務を自社に残すかは柔軟に選べるため、業界特有の運用や自社の業務フローに合わせてカスタマイズできる点も大きな特徴です。

請求代行サービスに依頼できる主な業務は、次の5つです。

請求書の発行

請求書の発行は定型的な業務であるため、難易度が高いというわけではありません。ただし、取引先が増えるにつれて時間と手間がかかります。取引データから請求書を作成し、紙媒体の郵送や電子発行にも対応することで多様な取引先のニーズに応えます。法令遵守の観点からも、発行タイミングや保管手順などをしっかりと管理してもらえるため、企業側の負担が大幅に削減されます。

インボイス制度・電子帳簿保存法への対応

近年はインボイス制度や電子帳簿保存法など、請求書周りの法規制が強化されています。請求代行サービスでは、これらの新たな要件に合わせた書類の発行やデータ保管に対応していることが多いです。結果として企業側は煩雑な法令対応への負担を軽減でき、監査や税務調査の際にも安心して書類を提出できるようになります。

入金の確認

請求書を送付してから期日までに、入金が正しく行われているかを確認します。クラウド型のSaaSツールの中には、入金データを取り込むだけで自動で照合作業を行ってくれるものもあります。しかし、どれだけ自動化が進んでも、振込金額の相違や名義の不一致など、取引先との個別対応が必要になる場面はどうしても残ります。

その点、請求代行サービスを活用すれば、こうした取引先への確認まで含めて委託できるため、担当者の負担を大きく軽減できます。

消し込み

消し込みは、入金データと請求書データを正確にひもづけて売掛金の状況を把握する、資金計画の基盤となる重要な業務です。しかし、名義違いやまとめ払いなど現場特有の揺らぎが多いためミスが起きやすく、担当者にとってプレッシャーの大きい業務といえるでしょう。

請求代行サービスを活用すれば、標準化された突合ルールや自動化・二重チェックなどにより正確性と処理速度を両立、さらに担当者にとって大幅な負担軽減になるはずです。

督促

督促とは、支払期日までに請求金額が指定の口座に振り込まれていない場合、電話やメールで取引先に支払いを催促することです。督促は社内の取引部門へ状況を確認した後に行います。督促することで取引先との関係が悪化したり逆に責められたりする恐れがあるので、ストレスに感じている担当者も少なくありません。

請求代行サービスを活用すれば第三者が代わりに行ってくれるので、担当者の精神的負担を軽減できます。

与信の審査

取引先の支払い能力を調べるために、多くの企業が与信の審査を行います。なぜなら、取引先に支払い能力がない状態で取引してしまうと、代金を回収できないリスクがあるからです。しかし、与信の審査は審査基準を定めたり取引先の財務状況をリサーチしたりと、非常に手間がかかります。

請求代行サービスの中には、企業に対する与信の審査や管理などの業務を委託できる会社もありますので、確認すると良いでしょう。担当者の負担軽減はもちろん、リスクを低減しながらより安全な取引を拡大していくことが可能になります。

自社で継続すべき業務との切り分け方

上記以外にも、企業のニーズにあわせて追加で委託できる場合もありますので、相談してみましょう。一方で、すべてを外部に任せるのではなく、コア業務として自社で継続すべき業務も存在します。通常、取引先との関係構築や契約条件の交渉など、戦略的な判断が求められる部分は社内で行うことが多いです。定型的な請求書発行や入金確認などは外部に委託し、コア業務に自社のリソースを最大限に活用しましょう。

請求業務に苦労している経理担当者は多い

中小企業では特に、限られた人員で請求フローを回す難しさがあります。どんな課題があるのかを整理します。

通常、経理担当者が請求業務から入金管理まで幅広くカバーすることが多く、業務が集中する月末や月初は特に忙しく、ミスが発生しやすい状況です。このような状況下では、経理担当者が本来注力すべき分析や改善提案に時間を割けなくなるという課題が生じます。

さらに、法規制や取引先ごとの支払い条件変更など、外部要因も複雑化してきています。正確かつタイムリーな請求処理が求められる中で、担当者のみでの対応には限界があるのも事実です。こうした背景から、請求代行のニーズが高まっているといえます。

ただし、単純に外注すればすべて解決するわけではなく、請求代行と自社運用の線引きを明確にしておくことが重要です。特に中小企業では、十分な導入検討を行わないままサービスを選定し、かえって情報管理が煩雑になったという失敗例も見受けられます。

中小企業の請求業務でよくある課題

ヒューマンエラーの多発、手作業による記載ミス、法改正への素早い対応などは、中小企業の請求業務でよくある課題です。特に手入力が多いケースでは、入力漏れや集計ミスが発生しやすく、それが焦りやストレスを増大させてしまいます。また、一人が全ての業務を担当しているため、請求フローがブラックボックス化しているといった問題もあります。

請求代行サービスを活用するメリット

請求代行サービスの活用は、請求書発行や入金確認といった事務作業の負担削減にとどまらず、未回収リスクの低減や業務品質の向上など、企業にとって大きな導入効果をもたらします。

ここでは、請求代行サービスを導入することで得られる主な4つのメリットについて、より詳しく解説していきます。

メリット1 未回収リスクを抑えられる

期日までに請求金額が指定の口座に振り込まれていない場合には電話やメールで取引先に連絡しますが、それでも回収できないことがあります。それにより督促業務に手間と時間だけがかかり、頭を悩ませている担当者も多いはずです。請求代行サービスを活用すれば、負担の多い督促業務も代行してくれます。また、対応漏れを防ぐためのスキームを作成している請求代行サービスもあるので、結果として未回収リスクを抑制し、安定したキャッシュフローを確保する手助けとなります。

メリット2 経理担当者の負担を軽減できる

請求業務の範囲は幅広く業務量も多いので、経理担当者の負担は非常に大きいです。そのような状況が続くと、経理担当者は心身ともに疲弊してしまい、退職や休職によって他の経理担当者の負担が大きくなる事態に陥ることも珍しくありません。定型的な業務をアウトソースし、より戦略的な業務や分析業務に集中できる環境を整えることは、企業の成長にも直結します。これは特に中小企業のように人員的なリソースが限られている組織にとって、大きなメリットといえるでしょう。

請求代行導入による工数削減のイメージ

例えば月に数百件もの請求を発行している企業の場合、従来は担当者がデータ確認から請求書作成、入金確認まで手作業で行っていたとします。請求代行サービスを導入すれば、データ連携を自動化し、サービス事業者が発送や入金チェックを一括管理します。結果として担当者は請求にかかる単純作業から解放され、質の高い管理や分析へ時間を割けるようになります。

請求代行導入による残業削減・人件費削減の考え方

請求業務にかかっていた時間が大幅に減るため、残業の削減や契約社員・パートの増員を抑えられます。人件費を削減できるだけでなく、担当者のモチベーション向上や離職率の低減につながることも期待できます。これらの効果を金額換算し、請求代行の利用料金と比較することで、費用対効果を具体的に把握しやすくなります。

メリット3 業務品質の向上が期待できる

請求業務を専門の事業者に任せることで、標準化されたプロセスのもと発行や確認が行われ、ヒューマンエラーや抜け漏れを大幅に減らせます。専門知識を持つスタッフが業務を担うため、請求書のフォーマット不備や書類管理の不整合などが発生しにくい体制になるのです。最終的に、取引先からの信頼向上や社内の混乱を防ぐ効果が期待できます。

メリット4 取引先を増やせる

請求書払いで取引する際には、取引先の支払い能力があるかどうかを確認するために多くの企業が与信の審査を行います。しかし、手間と時間がかかるため、負担に感じている担当者も多いはずです。

請求代行サービスでは、与信の審査や反社チェックなども任せられるので、機会損失のリスクを防げます。その結果、ビジネスチャンスを拡大し、売上向上につなげる動きが期待できます。

請求代行サービスを活用する際の注意点

請求代行サービスにはメリットが多い一方で、考慮すべき注意点も存在します。主な注意点は以下の３つです。

注意点1 導入するまでに時間がかかる

請求代行サービスを活用するには、現行フローの洗い出しやシステム連携の検証などの準備が必要です。特にシステム連携を行う場合は、APIの設定やデータの移行など、専門的な知識が求められ、スケジュール管理をしっかり行わないとトラブルにつながります。また、社内だけでなく取引先に対しても請求代行サービスを活用する旨を周知しなければいけません。 体制を整えたり新たなマニュアルを作成したりする必要もあるため、導入期間を見込みながら、余裕を持った計画を立てることが重要です。

注意点2 継続的にコストがかかる

請求代行サービスを導入するには、導入コストや運用コストがかかります。規模によって金額が異なりますが、業務量が多い企業にとっては導入メリットが大きいものの、少ない場合には費用負担の割に効果が小さい可能性があります。導入後の費用対効果を冷静に見極める必要があるでしょう。

費用対効果を見極めるポイント

まず自社で請求業務にどれだけの工数や人件費がかかっているかを試算し、それを請求代行サービスの費用と比較します。月間の請求件数や未回収リスクの程度、追加機能の必要性などを加味し、実際に効率化できる見込みを数値化することが大切です。単に料金プランだけでなく、導入による時間削減や経営の安定化といった側面も考慮すべきです。

注意点3 請求業務のノウハウが社内に蓄積されない

請求代行サービスを活用することで担当者の負担は軽減できます。一方で、請求業務のノウハウが社内に蓄積されなくなり、社内で請求業務を担う人材が育たない可能性があります。外注化が進むことで短期的には効率が上がる反面、自社独自の課題への迅速な対応力が低下するリスクも考えられます。定期的な情報共有の機会を設け、最低限のノウハウを社内にキープしておくことが肝心です。

請求代行サービス導入の失敗例

導入前の要件定義が不十分だったために、データ連携や作業手順が曖昧になり、余計なコストと手間が増してしまうケースがあります。また、サービス事業者とのコミュニケーション不足で、取引先への対応が遅れ、顧客満足度の低下を招くこともあるでしょう。こうした失敗を防ぐためには、導入初期の段階で明確な目標設定と体制整備を行う必要があります。

請求代行サービスの導入を検討する際のチェックポイント

請求代行サービス導入を検討する際は、まず自社の状況を客観的に把握することが重要です。

中小企業においては、請求業務のボリュームや取引先の支払い条件などが非常に多様で、導入の効果が企業規模や業種によって異なります。システム導入の初期投資や社内フローの変更が大きな負担となる可能性もあるため、慎重な比較検討が求められます。

一方で、取引件数が増えたり請求書の発行に時間がかかりすぎていたりする場合は、請求代行サービスを取り入れることで大きな改善効果が期待できます。まずは、客観的に自社の請求業務の全体像をつかみ、どの部分がボトルネックになっているのかを明確にしましょう。

そして、サービスを導入することで解消できる領域はどこかを検討することが重要です。漠然と外注化を進める方針を立てるのではなく、チェックリストを使った定量的な評価を行うことで、導入後のメリットを最大限に引き出すことができます。

請求代行サービスを選ぶ際の4つのポイント

請求代行サービスにはさまざまな種類があり、対応範囲や運用体制、料金体系は提供会社によって大きく異なります。自社に合わないサービスを選んでしまうと、期待していた業務負担の軽減や品質向上が得られないケースも少なくありません。

自社の状況とサービス内容を照らし合わせて、最適な代行会社を選ぶためのポイントとして、以下４つを意識しましょう。

ポイント1 どこまでの業務を対応してくれるか

請求代行サービスを選ぶうえで、まず確認したいのが対応している業務範囲です。前項で請求代行サービスに依頼できる業務を5つ紹介しましたが、あくまでも一例です。自社が特に負担を感じている業務がどこなのかを整理し、その領域を任せられるかどうかを確認することが重要です。契約前に「どこからどこまでが代行対象か」「例外処理への対応可否」などを明確にしておきましょう。

ポイント2 実績があるか

次に確認したいのが、請求代行の実績です。導入実績が豊富なサービスは、業務フローが確立されており、想定外のイレギュラーにも柔軟に対応できる可能性が高いといえます。

特に、自社と近い業種・規模・取引形態での導入事例があるかどうかは重要な判断材料となります。実績を確認することで、運用イメージを具体化できるだけでなく、安心して業務を任せられるかどうかの判断にもつながります。

ポイント3 自社にとって導入効果が見込めるか

請求代行サービスは、すべての企業に一律で大きな効果をもたらすとは限りません。そのため、「自社にとってどのような効果が期待できるのか」を冷静に見極めることが欠かせません。請求書発行や入金確認にかかっている工数、業務の属人化、ミスや差し戻しの発生頻度などを洗い出し、代行によってどの課題が解消できそうかを考えてみると、導入の是非が見えやすくなります。効果を具体的にイメージできるかどうかが、次の比較検討フェーズに進むための判断基準になります。

ポイント4 どれくらいのコストがかかるか

最後に確認したいのが、コスト面です。請求代行サービスによって、導入コストや毎月かかるコストはさまざまです。また、料金体系も異なるので、事前に確認しておきましょう。単に金額の大小だけで判断するのではなく、対応業務の範囲や品質、削減できる社内工数などを加味して費用対効果の観点で検討することが大切です。複数の請求代行サービスを比較検討したうえで、慎重に決定しましょう。

料金体系の種類と相場感

代表的な料金形態として、定額制や従量課金制、基本料金に加えて1請求ごとの追加料金などがあります。それぞれの仕組みにはメリットとデメリットがあり、請求件数が多い会社は従量課金より定額制のほうが有利な場合もあるでしょう。大まかな相場感としては、月額数万円から数十万円程度が中心とされていますが、業務内容やオプションによって大きく変動します。

自社ケースでの概算シミュレーション方法

現状の請求書発行数や入金確認作業にどのくらい時間を費やしているかを洗い出し、そのコストを時給換算します。さらに、残業削減効果やヒューマンエラーによる修正作業なども考慮に入れ、これを請求代行の導入費用と比較してみると大まかな損益ラインが見えてきます。必要に応じて複数の業者から具体的な見積もりをとり、最終判断を行いましょう。

サービス比較のためのチェックリスト

比較する際には、費用、対応業務範囲、操作性、サポート体制、セキュリティ対策、法令対応などを総合的に評価するのがおすすめです。一覧表にまとめて比較検討し、自社に最適なサービスと契約を結ぶようにしましょう。

実際に請求代行サービスを活用した企業の事例

株式会社中村屋

「新宿中村屋」の名称で知られ、和菓子・洋菓子などの製造販売および飲食店の営業を行う株式会社中村屋様。同社では以前から、照合業務に多くの時間を要していることが課題となっており、東京事業所の移転を機に、会計業務の効率化に向けた検討を進めていました。

そこで一部業務の外部委託を決断し、コンペを実施。その結果、パーソルビジネスプロセスデザインへの委託を決定。しかし、初めての外部委託ということもあり、不安や懸念もあったといいます。

導入後は、照合業務にかかる時間が大幅に削減され、社員が本来注力すべき業務により多くの時間を充てられる体制を構築。加えて、定期的な報告や改善提案を通じて、業務の状況や課題が可視化され、「安心して任せられる」という評価につながった事例です。

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ダイムラー・トラック・ファイナンシャルサービス・アジア株式会社

2021年12月にドイツの旧ダイムラー社から分離・独立したダイムラー・トラック・ファイナンシャルサービス・アジア株式会社様。同社の経理課は、業務の一部をフィリピンのセブにBPOしていましたが、分離・独立を機に、その委託先をパーソルの佐世保支社へと移管。そのため、ゼロからの業務習得と並行して、言語と文化の異なる業務移管といった困難な移管プロジェクトに、プレッシャーも大きかったといいます。

BPO移管による最も大きな成果として、「外注コストを上回る付加価値」。委託会社の業務の進め方に対する気づきや、法改正の対応など、業務に関する幅広い知識を「付加価値」と感じていただいている事例です。

関連記事｜国境を越えたBPOの移管によって、会計や税制ルールの変化に強い経理チームへ。安定感が拓くBPOの真価

請求代行サービスを選ぶならパーソルビジネスプロセスデザイン

本記事では、請求代行サービスの基礎知識や活用するメリット、選ぶ際のポイントなどを解説しました。請求業務は業務範囲が幅広く、担当者の負担が大きいので、請求代行サービスを活用するのがおすすめです。

請求代行サービスを活用することで、経理担当者の負担軽減はもちろん、未回収リスクの抑制や業務品質の向上が期待できます。ただし、導入するまで時間がかかったり継続的にコストがかかったりするなどの注意点もあるので、事前に確認しておきましょう。

パーソルビジネスプロセスデザインでは、豊富な実績とノウハウをもとに、お客様の要望にあわせたBPOを提供しています。「自社指定のシステムで運用したい」「個別依頼にも対応してほしい」といったお客様の声に対して柔軟に対応することが可能です。また、請求代行だけでなく、経費精算など経理BPOサービスを提供しているため、トータルでの業務改善をご提案します。まずはお気軽にご相談ください。

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