勤怠管理の外注（アウトソーシング）とは？
勤怠管理の外注（アウトソーシング）とは、企業が出退勤記録や労働時間、休暇、残業などの勤怠業務を外部の専門業者に委託することです。人材不足や業務効率化の必要により、特に中小企業で導入が進んでいます。
勤怠管理を外注すれば、属人化を防ぎ、法改正への迅速な対応が可能です。さらに、自社で行う場合に比べてコスト削減が見込めるほか、経営資源を本来のコア業務に集中させやすくなるメリットがあります。
一方で、外部に業務を委ねることにより、情報漏洩のリスクや社内に勤怠管理ノウハウが蓄積されにくくなるといったデ注意点も存在します。
外注を検討する際には、メリットだけでなくリスクについても十分に理解し、自社にとって最適な体制を整えることが重要です。
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勤怠管理で外注可能な業務内容一覧
ここでは、勤怠管理で外注可能な業務内容を解説します。
- 勤怠データの入力・集計
- 残業時間・有給休暇の管理
- 労働時間のコンプライアンスチェック
- 給与計算の支援
- 勤怠管理システムの導入・運用支援
- シフト作成や打刻方法の設定
- 従業員からの勤怠に関する問い合わせ対応
勤怠管理業務のノンコア業務を外部に委託することで、担当者の負担を軽減し、業務の精度と効率を高められます。本来のコア業務に専念し、人的リソースの最適化につなげましょう。
勤怠データの入力・集計
勤怠データの入力・集計業務を外注することで、精度と効率を同時に高められます。出退勤時刻や勤務実績のデータ入力を専門業者に委託できるほか、自動集計システムを活用した処理も可能です。
打刻ミスの補正やエラー抽出などの対応も含まれ、さらにシステム導入時には操作支援も受けられます。担当者の作業時間を大幅に削減し、正確な勤怠管理が実現できます。
残業時間・有給休暇の管理
残業時間や有給休暇の管理も、外注によって効率的に運用できます。有給の付与日数や取得状況の管理、年5日取得義務などの法令対応を正確に行うには、専門的な知識も必要です。
アウトソーシングでは、残業の超過チェックや警告機能の活用支援、さらに残業代や休日手当の算出に必要なデータ整理も含まれるため、法令違反のリスクを回避しつつ、正確に勤怠管理を行ってもらえます。
労働時間のコンプライアンスチェック
労働基準法に基づいた労働時間のチェックも、外注によって確実な対応が可能です。具体的には、時間外労働や休憩時間の確認に加え、法改正に対応したチェック体制の構築支援も行われます。
記録の保管や改善提案の提供、短時間勤務や裁量労働制といった特殊なはたらき方への適正な対応確認も外注の範囲に含まれるため、企業の法的リスク回避につながります。
給与計算の支援
給与計算は勤怠データと直結する重要な業務であり、外注によって業務の正確性と効率性を向上できます。具体的には、基本給から残業・深夜・休日手当までの各項目の自動計算を行い、給与ソフトとのデータ連携もサポートされます。
さらに、社会保険料や税率の変更に伴う更新作業にも対応してもらえるため、社内での煩雑な計算業務を削減し、ミスの少ない安定した給与処理が可能です。
勤怠管理システムの導入・運用支援
勤怠管理システムの導入や運用に関しても、外部に委託することでスムーズに進行できます。製品選定から初期設定、従業員向けの操作マニュアルの提供や教育まで一貫して支援を受けることで、自社では情報収集の手間が省け、要点確認や判断に集中することが可能です。
また、業務内容とシステムの連携による最適運用や、クラウド型システムの活用によるリアルタイム管理も出来るようになります。導入時の負担を最小限に抑え、運用の安定性を高められるでしょう。
シフト作成や打刻方法の設定
シフト作成や打刻方法の設定も、外注によって柔軟かつ正確に対応できます。外部に委託することで、業務内容や雇用形態に応じた最適な打刻手段（ICカード、スマホ、PCなど）や、欠勤リスクを考慮したシフト構成の提案も受けられます。
勤怠システムを活用したシフト表作成代行も行われるため、担当者の負担軽減と運用効率の向上が期待できるでしょう。
従業員からの勤怠に関する問い合わせ対応
勤怠に関する従業員からの問い合わせ対応は、外注することで素早く丁寧な対応が実現できます。実際に、休暇残数の確認や勤怠不備への一次対応など、日常的な問い合わせを外部に委託することで、社内担当者の業務負担が軽減されます。
問題発生時のエスカレーションフローも整備されるため、トラブルにもスムーズに対応でき、従業員満足度の向上につながるでしょう。
勤怠管理を外注する5つのメリット
ここでは、勤怠管理を外注する5つのメリットを解説します。
- 業務の効率化とコア業務への集中
- コスト削減とリソースの最適化
- 法令改正への迅速な対応
- 属人化の防止と業務品質の安定化
- 勤怠管理システム導入支援や運用代行との連携
勤怠管理を外注することで、企業は煩雑な事務作業から解放され、コア業務に注力できます。アウトソーシングの導入に悩んでいる場合の検討材料として活用してください。
業務の効率化とコア業務への集中
勤怠管理業務を外部に委託することで、担当者の業務負担が軽減され、業務全体の効率化やコア業務への集中が可能です。
たとえば、出退勤データの集計や打刻ミスの補正といった手間のかかる作業を手放すことで、人事・労務担当者は本来注力すべき戦略業務に時間を充てられるようになります。
人材育成や採用活動などのコア業務に人的資源を再配分できるようになり、企業の中長期的な成長戦略につながります。
勤怠管理の外注によって業務効率の向上だけでなく、企業の本質的な価値創出にもつながるでしょう。
コスト削減とリソースの最適化
勤怠管理を外注することで、コスト削減とリソースの最適化にもつながります。
自社で対応する場合には、人材採用・教育にかかるコストや、社会保険料・設備費用などの間接費も必要ですが、外注により大幅に削減可能です。
さらに、クラウド型の勤怠管理ツールを導入すれば、開発・保守にかかる費用を抑えながら、運用支援も受けられます。
特に中小企業にとっては、予算に応じた柔軟なサービスプランを選択できるため、コストパフォーマンスの高さが外注の大きな魅力といえます。
法令改正への迅速な対応
勤怠管理の外注を行うことで、法令改正への迅速な対応が可能です。
労働法や社会保険制度は頻繁に改正されるため、法令順守を怠ると企業に大きなリスクが発生します。その点、勤怠管理の専門業者であれば、法改正の情報収集や改正された法にシステム入力を対応させるなど、発注主の法令順守をサポートしてくれるサービスが期待できます。
法改正に伴う業務マニュアルの改訂や、担当者への再教育といった手間も不要になり、社内の負担軽減が可能です。コンプライアンス強化にもつながり、リスクマネジメント力の高い組織づくりを後押ししてもらえるでしょう。
属人化の防止と業務品質の安定化
勤怠管理業務を外注することで、属人化の防止と業務品質の安定化につながります。
担当者依存の属人化は、企業運営の大きなリスクです。専門業者が標準化されたプロセスで対応するため、担当者の退職や長期休職といった突発的な事態にも柔軟に対応できます。
また、業務のマニュアル化やシステム化が進むことで、作業内容の可視化や再現性が確保され、品質のばらつきを防げます。業務の継続性と品質の両立を実現でき、組織全体の安定運営につなげられるでしょう。
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勤怠管理システム導入支援や運用代行との連携
勤怠管理システム導入支援や運用代行との連携が可能です。
勤怠管理の外注サービスには、システム導入から日々の運用までをサポートする機能も含まれています。たとえば、導入時の初期設定や運用中のトラブル対応も専門業者に一任できるため、自社内に専門知識を持つ人材がいなくても安心です。
さらに、有給休暇の取得状況の可視化や、長時間労働の自動アラート機能など、コンプライアンスを強化する機能も活用できます。
給与システムとの連携もスムーズになり、勤怠から給与計算まで一貫した業務効率化ができるでしょう。
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勤怠管理を外注する3つの注意点
ここでは、勤怠管理を外注する3つの注意点を解説します。
- ノウハウが自社に蓄積されづらい
- 情報漏洩のリスクがある
- 外注費用によるランニングコストが発生する
勤怠管理の外注には業務効率化などのメリットがある一方で、注意点も存在します。外注導入の検討段階で、慎重な判断を行いましょう。
ノウハウが自社に蓄積されづらい
勤怠管理を外注すると、自社にノウハウが蓄積されないという問題があります。
たとえば、法改正があった場合にも、その背景や対応策を把握できないまま業務が進行し、柔軟な対応力が育たなくなります。また、軽微な調整であっても外注先に都度依頼しなければならず、運用の自由度が制限されます。
将来的に業務を内製化しようとした際にも、過去の知見がないことでスムーズに移行できません。外注は短期的には便利でも、長期的な視点で見ると成長機会を失うリスクを伴う可能性があることを考慮し、自社でもノウハウが蓄積される仕組みを整えておきましょう。
情報漏洩のリスクに細心の注意を払う
勤怠管理の外注には、情報漏洩のリスクがつきものです。勤怠データには従業員の氏名、勤務時間、休暇情報などの個人情報が含まれています。
もしアウトソーシング先のセキュリティが不十分であれば、内部不正やサイバー攻撃による情報流出も考えられます。情報漏洩が起これば、企業の信頼を大きく損なうばかりか、個人情報保護法のような法的リスクにもつながってしまうのです。
こうした事態を避けるためには、委託先のセキュリティ体制やPマークの取得状況などを事前に確認することが欠かせません。外注の際は、利便性とリスク管理のバランスを慎重に見極めましょう。
外注費用によるランニングコストが発生する
勤怠管理を外注することで、継続的なコストが発生します。外注費用は月額数万円から数十万円に及ぶこともあり、社内で人員を配置して対応した場合の人件費やシステム費用を上回る可能性もあります。
サービス内容や従業員数によって料金が変動し、必要以上の費用がかかってしまうケースにも注意が必要です。委託範囲が広がるほど利便性は向上しますが、費用対効果を正しく評価せずに契約すると、結果として経営を圧迫することになりかねません。
外注を検討する際には、初期費用だけでなく長期的なランニングコストにも十分注意し、予算に合わせた見積もりを事前に行っておきましょう。
勤怠管理の外注先を選定する3つのポイント
ここでは、勤怠管理の外注先を選定する3つのポイントを解説します。
- 自社が求める業務範囲に対応しているか
- コストと予算のバランスが取れているか
- セキュリティ対策が万全であるか
勤怠管理業務を外注する際には、どの業者に委託するかが成果に大きく影響します。以下のポイントを踏まえて外注先を比較検討することで、自社に最適なパートナーを選定しましょう。
自社が求める業務範囲に対応しているか
勤怠管理の外注を成功させるためには、委託する業者が自社の業務範囲に対応しているかを確認することが不可欠です。
勤怠管理には出退勤の記録だけでなく、有給休暇や残業時間の管理、労働時間の適正チェックといった多岐にわたる作業が含まれます。業者によって対応可能な範囲には差があり、場合によっては人事業務まで一括して任せられるケースもあります。
必要に応じて、勤怠管理システムの導入支援や運用支援まで対応しているかどうかも確認しましょう。外注先の対応範囲を事前に明確に把握することが、スムーズな運用と満足度の高い外注につながります。
コストと予算のバランスが取れているか
外注先を選ぶ際は、コストと自社の予算とのバランスを見極めることが重要です。
外注によってコスト削減を狙う一方で、必要以上の支出が発生する可能性も考えられます。たとえば、勤怠管理の外注費には月額固定型と従量課金型があるため、どちらが自社に合っているかを事前に見極めましょう。
また、オプションサービスによって追加料金が発生することもあるため、料金体系の内訳が明確であるかも確認が欠かせません。複数の業者から見積もりを取得し、業務内容に応じた価格の妥当性を比較することで、無理のない予算内で最適な外注先を見つけましょう。
セキュリティ対策が万全であるか
勤怠管理を外注する際には、セキュリティ対策が十分であるかを最優先で確認しましょう。
勤怠データには従業員の氏名や勤務時間など、個人情報や機密情報が多数含まれており、情報漏洩が企業の信頼を損なう大きなリスクになります。
具体的な対策としては、データの暗号化、アクセス権限の厳格な管理、Pマークの取得状況などが挙げられます。また、業者が再委託を行っているか否か、情報管理体制の説明がわかりやすいか否かも重要な判断材料です。
個人情報保護法への対応状況についても確認し、信頼できる外注先を選定しましょう。
勤怠管理を外注（アウトソーシング）するならBPOがおすすめ！
勤怠管理業務の外注は、業務効率化や人的リソースの最適化、法令対応力の強化といったメリットが得られる有効な手段です。
出退勤の集計や残業・有給休暇の管理、勤怠システムの運用支援まで幅広い業務に対応できます。一方で、ノウハウが社内に残りにくいことや情報漏洩リスク、継続的な外注費用といった注意点もあるため、導入にあたっては慎重な検討が必要です。
自社に合った業務範囲に対応しているか、予算内に収まるか、セキュリティ対策が十分かを軸に、安心して業務を任せられる外注先を選定しましょう。
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BPOとは、企業が外注したい特定の業務をプロセスを一括で外注できるサービスです。専門知識を持ったプロフェッショナルが対応し、勤怠管理のみならず給与計算や人事関連業務との連携まで一括して対応してもらえます。
業務の質と効率を両立させたい企業にとって、BPOは最適な選択肢といえるでしょう。BPOやアウトソーシングサービスの導入について、ご不明な点やご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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- パーソルビジネスプロセスデザインが選ばれる3つの理由
- 人事BPOサービスの対応業務範囲
- 人事BPOサービスの対応業務例
- 導入から運用までのステップ
