人事BPOの業務内容やメリット・注意点を解説｜業者の選び方や導入手順も紹介

人事BPOとは？

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、業務プロセスを一括して外部の会社に委託することです。

その中でも人事BPOとは、人材部門の業務を中心に委託できるBPOサービスです。

人事部門は採用業務や給与計算など外部に委託しやすい業務が多いことから、人事BPOの活用が向いています。

BPOを利用すると人事部門の専門家が業務を効率的に進めてくれたり、業務の課題に対して改善策の提示をしてくれたりします。

HRO（ヒューマンリソースアウトソーシング）とも呼ばれている

人事BPOはHRO（ヒューマンリソースアウトソーシング）とも呼ばれています。

HROとは人事部機能のアウトソーシングのことで、企業の人事管理業務の一部、またはすべてを外部業者に委託する仕組みです。

人事部門の知識や経験を持つ専門家に委託すると、作業フローの中で課題を的確に把握できることから、業務改善や効率化に期待できます。

BPOとアウトソーシングの違い

BPOとアウトソーシングは、どちらも社内業務を外部に委託するため、一見すると意味合いが似ています。

しかし、2つの言葉には「業務の範囲」と「専門性」に違いがあります

人事BPOへ依頼できる業務の範囲は広く、企業の人事業務の全体を包括的に外部へ委託可能です。業務プロセス全体の見直しや最適化など、自社に知見がない部分も委託対象となります。

一方アウトソーシングは、業務の中にある一部のフローを外部企業に委託する方法で、部分的な業務の外部委託を指します。

業務の範囲や専門性によってそれぞれの強みが分かれているため、自社が求める形態に合ったサービスを選択しましょう。

人事BPOに依頼できる業務内容

まずは、人事BPOに依頼できる業務内容を5つ紹介します。

採用

人事BPOでは、採用代行をはじめ候補者管理や選考管理などの採用業務を依頼可能です。

採用を外部の専門家に依頼すると効率的に業務を進めてもらえるため、自社だけで進めるよりも人材のリソースを減らせます。

BPOサービス業者間で対応できる採用業務の範囲は異なります。パーソルビジネスプロセスデザインで対応している業務範囲は以下の通りです。

給与・賞与

人事BPOでは、社員の給与や賞与に関しての管理や計算などの作業も委託可能で、基本給や税金の計算をもとに支給する金額を算出するなどの業務を代理で進めてもらえます。

パーソルビジネスプロセスデザインで対応している業務範囲は、以下の通りです。

社員の給与や賞与に関する管理や計算などの作業も人事BPOに委託できます。

社保・労保

社会保険や労働保険の外部委託も、BPOに依頼できます。

社保・労保の業務内容は社会保険労務士の独占業務のため、社労士法人としての登録、もしくは社労士法人との提携が必要になります。BPOに依頼する際は注意しましょう。

パーソルビジネスプロセスデザインで対応している業務範囲は、以下の通りです。

社会保険や労働保険もBPOによって専門家に委託ができます。

福利厚生

人事BPOに福利厚生を委託すると準備や手配、運用などを軽減できます。

退職金や住宅手当などの福利厚生を充実させると、従業員はもちろん家族の満足度向上に繋がり、離職率の低下防止にも貢献します。

パーソルビジネスプロセスデザインで対応している業務範囲は以下の通りです。

従業員の離職率の低下にも繋がるため、長期的な視点で見ても利点が大きいでしょう。

安全衛生

国は企業に対して「労働安全衛生法」などの法律を用意しており、労働者の安全や健康を守る必要があります。

人事BPOを利用すると、労働安全衛生法に詳しい専門家への依頼・管理が可能となります。

パーソルビジネスプロセスデザインで、対応している業務範囲は以下の通りです。

安全衛生を専門家に依頼すると、従業員のリスクを最小限に抑えて改善してくれます。

人事BPOを依頼するメリット

次に、人事BPOに業務を依頼する4つのメリットを紹介します。

人材不足を解消できる

人事BPOに依頼すると社内の人材不足を解消でき、業務の効率化に繋がります。

株式会社帝国データバンクのアンケート調査 （※1）によると、2024年10月に「正社員が不足している」と考える企業は51.7％と半数以上を占めています。

上記データから多くの企業は、少子高齢化や働き方改革による労働時間の短縮や柔軟な勤務形態の導入の影響で、慢性的な人材不足に悩んでいると推測できるでしょう。

人事BPOに定型的な人事業務を外部委託すると、今までノンコア業務に費やしていた人的リソースをコア業務に振り分けられます。

ノンコア業務に時間が取られてしまい、コア業務に対して効率的なリソースが割けておらず人材不足を感じている場合は、人事BPOの利用を検討してみましょう。

※1：帝国データバンク「経済・経営集計2024年10月報」（2024年11月13日）

業務の質が向上する

人事BPOを活用すると、人材不足の解消から業務プロセスの改善へ繋がり、会社全体の業務の質が向上します。

人事BPOでは、人事の業務に対してノウハウや最新技術を持っている専門家が担当となり、業務プロセスの見直しや改善や最適化をしてくれるからです。

法改正で企業として迅速な対応が求められたり、新しい人事システムの導入を考えたりした際も、BPO業者がサポートしてくれます。

コスト削減に繋がる

人事BPOを導入して専門家のリソースを活用すると、固定費などのコスト削減に繋がります。

自社で人事業務を内製化する場合、スタッフの採用や教育、システム導入、運用コストなど多くの工数や人件費のコストがかかってしまいます。

人事BPOでは専門家に委託できるため、教育や採用の人件費や人事業務で使用していたツールなどにかかる設備費などの削減が可能です。

社内でかかる固定費を減らして、変動費として管理できるため、無駄な支出を避けられます。

専門知識を活用できる

人事業務は、法改正や最新の人事システムの導入など常に専門的な知識とスキルが求められます。

BPOを活用すると、法改正や最新のシステムに強い外部の専門家がサポートしてくれるため、自社にノウハウを蓄えていなくても業務に対応できます。

たとえば、給与計算や社会保険の手続きには労働法などの知識が必要です。

法改正が起きるたびに人事業務が存在する企業は、都度対応を求められますが、BPOに業務を委託していると専門家が対応してくれるため、トラブル防止に繋がります。

人事BPOを導入する手順

人事BPOを導入する前に自社で検討しておくべき手順が3つあります。

まずは、自社で委託したい業務を決めるために現状の業務フローと課題を明確にしましょう。課題を明確にすることで、そもそも自社でBPOを導入するべきか決められます。

続いて委託する業務範囲を決定します。「自社で運用する部分」と「BPOを活用する部分」に分けて、依頼が必要な業務を明確にしましょう。

委託する業務を決定したら、利用するBPO業者を選定します。業務を安心して任せるためにも、各業者の特徴を理解して比較検討しましょう。

気になる業者が複数ある場合は、BPO業者の方から直接話を聞いたり、見積もりを取ったりするのがおすすめです。

人事BPOの業者の選び方

人事BPOのメリットや導入手順を理解したうえで、自社への導入を検討する場合は、事前に選び方を理解しておきましょう。

ここでは、人事BPOの業者の選び方を3点紹介していきます。

セキュリティ対策を実施している

人事BPOを選択する際には、委託先がセキュリティ対策を実施しているかを確認しましょう。

人事業務には、従業員の個人情報や企業の機密データが含まれています。

セキュリティが万全ではない業者に依頼すると、重要な情報が外部に流出してしまう可能性も否定できません。

セキュリティ対策ができているかの基準として、以下の評価項目を参考にしましょう。

実績や評判が良い

BPO業者の過去実績や他の企業からの評価も確認しておきましょう。

自社と同じ人事領域での成功事例や、どれだけ多くの企業にサービスを提供してきたかなどの指標は、サービスの品質に直結しやすいからです。

実績や経験を積んでいる企業ほど、多くのノウハウを蓄積しているため、自社に合ったBPOプランを提供してくれます。

また、委託先の会社の経営状況などのデータから継続的に利用ができるかも確認しましょう。突然倒産や営業停止となると、利用できなくなるおそれがあるからです。

長期的な付き合いをするためにも、委託前に実績や評判を十分に確認しておきましょう。

企業のニーズに合わせて柔軟に対応してくれる

BPO業者がクライアントの希望や状況に合わせて、柔軟に対応してくれるか確認しましょう。

実績や評判が良いBPOサービスだとしても、自社の求める業務範囲と合っているとは限りません。

自社の業務に合わせたBPOサービスを選択すると、費用対効果の高い投資に繋がります。

人事業務において、以下のようなイレギュラーな対応が発生する場合もあります。

柔軟な対応が魅力のBPO業者を選択して、自社業務フローの最適化を目指しましょう。

人事BPOを活用して成果を上げる2つの事例

パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社の人事BPOを活用して、成果を上げた2つの事例を紹介していきます。

大手銀行の事例

企業において『証明書発行業務』は主に人事部が担当しています。

大手銀行K社は年繁忙期（9〜10月）に突入すると、人事部の業務はどうしても圧迫されてしまいます。そこでK社は、就労証明書をはじめとした『証明書発行業務』をとある外部企業に委託を決意されたそうです。

別の受託会社は委託された業務を完遂していたものの、パフォーマンスに対してK社は満足していなかったため弊社に連絡をいただきました。ヒアリングを通じてK社が求めているポイントと委託会社が実施している業務の間で、認識のズレていることが発覚し、弊社が業務を引き継ぐことに。

パーソルビジネスプロセスデザインが提案して業務改善に繋がった施策は、以下の通りです。

現在もK社の担当者もご安心いただけるように、創意工夫しています。

関連記事： パフォーマンスの可視化と運用計画の共有で実感できた『証明書発行業務』における業務委託のバリュー

SIerの事例

Sler業界のN社はさまざまな業界で、システム開発や情報処理サービスを提供している会社です。

N社人事部は今まで人事業務を、パーソルの人材派遣サービスを活用しながら遂行していました。繁忙期などは、社員だけでなく派遣スタッフにも残業をお願いして乗り切っていたため、本来注力したいコア業務には時間が割けられなかったようです。

人材派遣スタッフの満期が近づいてしまい、困ったN社人事部から弊社に「業務委託として引き継いでほしい」と依頼をいただきました。

前任の派遣スタッフからの引き継ぎが完了後、委託チームとして品質、進捗などを管理して運用開始。改善された点は以下の通りです。

1年5ヶ月ほど順調に業務遂行を進める中で評価をいただき、業務の追加とチームの拡大を追加で依頼していただいております。

関連記事： 委託希望の順番待ちが発生！委託チームの活躍で実現した人事部のコア業務注力とは？

人事BPOを依頼する際の注意点

人事BPOを依頼する際に注意するべき点が3つあります。

依頼する前に注意点を確認して、費用対効果に見合った投資としましょう。

社員の個人情報などの情報漏えいリスクがある

外部の企業に人事業務を委託するため、情報漏えいのリスクは可能性として考えられます。

情報漏えいすると競合に機密情報が流れるのはもちろん、社員の個人情報が漏れてしまうため、会社としての信用を失ってしまいます。

契約時に「秘密保持契約」を結んだり、セキュリティ対策がされているか確認したりするなどの対策を講じましょう。

業務フローなどを整理する負担が増える

BPOを依頼する際は、社内の業務フローやデータを整理して、委託先に正確な情報を提供しましょう。

複雑な人事業務の手順やルールを明確にせず委託してしまうと、費用をかけて発注したのに業務工数の増加に繋がるおそれがあるからです。

ただ、人事BPOは長期的な目線で見ると業務効率の改善に繋がるため、必要な先行投資と考える必要があります。

パーソルビジネスプロセスデザインでは、業務手順・ルールの可視化から改善提案までを実施する「業務調査」のお手伝いをさせていただきます。

人事に関する知識や経験を持つ社員の減少に繋がる

BPOを長期的に利用していると、社内人事に関する知識や経験を持つ社員が減少してしまいます。

人事業務を外部にすべて委託すると、業務プロセスや新しいスキルが社内で共有されずに、ブラックボックス化してしまうため、ノウハウが蓄積されにくくなるからです。

BPOを活用しつつ、重要な知識やノウハウを社内にも適切にフィードバックする仕組みが必要です。

人事BPOを導入して業務の効率化を実現しましょう

人事BPOを利用するとノンコア業務を専門家に依頼できるため、業務フローの改善や業務効率化ができます。

また空いたリソースで採用や教育などのコア業務に注力ができるため、会社の人材力を上げられます。

どのBPOサービスを利用しようか悩んでいる方は、パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社の人事BPOサービスがおすすめです。

現在の業務フローの委託からシステムの見直しまで幅広く対応しております。BPO導入前からコンサルティングも実施しているため、お客様の要望に合わせて準備を進められます。

ご興味のある方は、以下のページも併せてご覧ください。

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