人事BPOとは？業務内容やメリットを解説｜戦略人事につなげる活用法や導入手順も紹介

人事BPOとは？

人事BPO（Business Process Outsourcing）とは、人事部門が担う業務の一部または全部を外部の専門事業者へ委託することです。

給与計算や社会保険手続きといった定型業務だけでなく、採用業務や人事制度運用、従業員対応など幅広い業務を対象としています。

人事業務は専門性が高いうえ、法改正への対応も頻繁に求められます。そのため、自社だけで対応するのではなく、専門事業者の知見を活用しながら業務品質や生産性を高める方法として人事BPOが活用されています。

BPOとアウトソーシングとの違い

人事BPOとアウトソーシングは混同されがちですが、目的と対象範囲に違いがあります。 アウトソーシングは特定業務を外部に委託することを指し、人手不足の解消や業務負荷軽減を目的とするケースが一般的です。

一方、人事BPOは単に業務を代行するだけではなく、業務プロセスそのものの改善や標準化まで含めて委託する点が特徴です。

例えば給与計算業務を外部化する場合でも、人事BPOでは業務フローの見直しや運用ルールの整理を行い、業務品質や生産性の向上まで目指します。

そのため、人事BPOは「業務代行」ではなく、「業務改善・業務設計を伴うアウトソーシング」と考えると分かりやすいでしょう。人事部門の知識や経験を持つ専門家に委託すると、作業フローの中で課題を的確に把握できることから、業務改善や効率化に期待できます。

対象となる主な業務

人事BPOの対象となる業務は多岐にわたります。主な業務は以下のとおりです。

企業によっては一部業務のみを委託するケースもあれば、人事領域全体を包括的に委託するケースもあります。 重要なのは、単に業務を切り出すのではなく、自社の課題や目的に合わせて委託範囲を設計することです。

人事BPOに依頼できる業務内容

人事BPOでは、人事部門が担うさまざまな業務を委託できます。 企業によって課題は異なりますが、特に業務量が多く専門知識が必要な領域はBPOとの相性がよいとされています。

ここでは、人事BPOで委託されることの多い業務を紹介します。

採用関連業務

人事BPOでは、採用代行をはじめ応募者対応や面接日程調整、採用管理システムの運用などの採用業務を依頼可能です。

採用関連業務をBPO化することで、採用担当者は採用戦略の立案や面接、候補者とのコミュニケーションなど、本来注力すべき業務に時間を使いやすくなります。

また、採用市場の変化に応じた運用ノウハウを活用できる点も大きなメリットといえるでしょう。

パーソルビジネスプロセスデザインの人事・労務BPOサービス対応業務例

給与・賞与計算業務

給与・賞与計算業務も、人事BPOに依頼されることの多い業務の一つです。毎月の給与計算や賞与計算、勤怠データの確認、各種控除の反映、給与明細の作成など、正確性と期限管理が求められる業務が含まれます。

給与計算は、従業員の生活に直結する重要な業務であり、ミスや遅延が発生すると従業員満足度の低下にもつながりかねません。また、給与計算に関わる法令や制度は変更されることもあるため、常に最新情報を踏まえた対応が必要です。

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社会保険・労働保険手続き

社会保険や労働保険に関する手続きも、人事BPOの代表的な対象業務です。

社会保険や労働保険に関する手続きも、人事BPOの代表的な対象業務です。入退社時の手続きや扶養変更、産休・育休手続きなどは法令に沿った正確な対応が求められるため、担当者への負荷が集中しやすい領域です。

なお、社保・労保の業務内容は社会保険労務士の独占業務が含まれるため、委託先の体制や資格について事前に確認することが重要です。

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福利厚生・人事制度運用

住宅補助や財形貯蓄、持株会などの制度運用では、申請受付や内容確認、問い合わせ対応など多くの事務作業が発生します。

人事BPOを活用することで、制度運用に関する業務負荷を軽減し、運用ルールやフローの整理による業務品質向上も期待できます。

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安全衛生・労務管理

安全衛生や労務管理も、人事BPOの対象業務です。 健康診断やストレスチェック、産業医面談の調整などは、従業員の健康維持や法令遵守の観点から継続的な対応が求められます。

BPOを活用することで、対象者管理や日程調整などの事務負荷を軽減し、対応漏れのない運用体制を整備しやすくなります。

パーソルビジネスプロセスデザインの人事・労務BPOサービス対応業務例

これらの業務をBPO化することで、人事担当者は管理・調整にかかる負担を軽減できます。また、対応漏れを防ぐための業務フローを整備することで、安定した労務管理体制の構築にもつながります。依頼できる業務内容について、より詳細を確認したい方は下記より説明資料をダウンロードください。

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人事BPOを導入するメリット

人事BPOを導入することで、人事部門の業務負担を軽減できるだけでなく、業務品質の向上やコスト最適化、専門知識の活用など、さまざまなメリットが期待できます。 ここでは、人事BPOを活用する主なメリットを解説します。

人材不足を解消できる

人事部門では、給与計算や社会保険手続き、採用事務など多くの業務が発生します。限られた人員で対応している場合、繁忙期には担当者の負担が大きくなりがちです。

人事BPOを活用することで、定型業務や専門性の高い業務を外部へ委託でき、人員不足を補うことができます。また、人事担当者は採用や人材育成などのコア業務へ注力しやすくなります。

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業務の質が向上する

人事業務は、正確性やスピードが求められるだけでなく、法令や社内規程に沿った対応も必要です。担当者の経験や知識に依存している場合、業務品質にばらつきが出たり、担当者の異動・退職によって運用が不安定になったりする可能性があります。

人事BPOを導入すると、専門知識を持つ外部の担当者が業務を担うため、一定の品質を保ちやすくなります。さらに、業務手順や判断基準を整理することで、属人化していた業務を標準化しやすくなります。

業務の標準化が進むと、ミスや手戻りの削減だけでなく、引き継ぎや教育にかかる負担の軽減にもつながります。結果として、人事部門全体の安定運用を実現しやすくなるでしょう。

コスト削減に繋がる

人事BPOを導入することで、業務効率化によるコスト削減が期待できます。

自社で人事業務を内製化する場合、スタッフの採用や教育、システム導入、運用コストなど多くの工数や人件費のコストがかかってしまいます。

人事業務をすべて社内で対応しようとすると、人件費や教育コスト、システム運用費、繁忙期対応のための追加リソースなど、さまざまなコストが発生します。

外部に委託することで、必要な業務を必要な範囲で任せられるため、社内リソースの使い方を最適化しやすくなります。また、業務フローの見直しや標準化によって、重複作業や確認作業を削減できれば、間接的なコスト削減にもつながります。

ただし、人事BPOは単に費用を下げるためだけの手段ではありません。重要なのは、委託によって削減できる工数やリスク、社内担当者が注力できる業務の価値を含めて、総合的に費用対効果を考えることです。

専門知識を活用できる

人事・労務領域では、労働関連法令や社会保険制度、税制、雇用形態に関する知識など、幅広い専門知識が求められます。制度改正や法改正が発生した際には、社内規程や運用ルールの見直しが必要になることもあります。

人事BPOを活用すれば、専門知識を持つ外部パートナーの知見を取り入れながら業務を進めることができます。自社だけでは対応が難しい領域についても、外部の知見を活用することで、より適切な運用を目指しやすくなります。

自社のやり方をそのまま外部化するのではなく、専門的な視点を取り入れて業務を見直せる点も、人事BPOを導入するメリットの一つといえるでしょう。

人事BPOを導入した際のデメリットと対策

人事BPOにはさまざまなメリットがありますが、導入時に注意すべきポイントも存在します。

ただし、これらの課題の多くは、委託範囲の設計や運用体制の整備によって軽減・解消できるものです。ここでは、人事BPO導入時によく挙げられるデメリットと、その対策について解説します。

コストが発生する

人事BPOを利用する場合、当然ながら委託費用が発生します。そのため、「社内対応の方が安いのではないか」と感じる企業も少なくありません。

特に、人事BPOを単純な外注費として捉えてしまうと、導入コストだけが目につきやすくなります。しかし、人事担当者の工数削減や採用コストの抑制、属人化リスクの低減、業務品質の向上なども含めて考えることが重要です。

また、すべての業務を一度に委託する必要はありません。まずは給与計算や社会保険手続きなどの定型業務から委託し、段階的に範囲を広げることで、費用対効果を見極めながら導入を進めることもできます。

重要なのは、委託費用だけで判断するのではなく、削減できる工数や業務改善効果を含めて総合的に評価することです。

社内ノウハウが低下する可能性がある

人事業務を外部に委託すると、「社内にノウハウが残らなくなるのではないか」と不安に感じる方もいらっしゃるでしょう。確かに、業務内容を十分に整理しないまま外部へ丸投げしてしまうと、担当者しか把握していない情報や運用ルールがブラックボックス化し、将来的な見直しが難しくなる可能性があります。

そのため、人事BPOを導入する際は、コア業務とノンコア業務を整理し、どの業務を社内に残すかを明確にすることが重要です。

例えば、人事戦略の立案や制度設計、人材育成方針の策定などは社内で担い、給与計算や各種手続きといった定型業務を外部委託することで、人事部門の専門性を維持しながら効率化を図ることができます。

人事BPOはノウハウを手放すための手段ではなく、人事部門がより付加価値の高い業務へ注力するための手段として活用することが大切です。

コミュニケーションの難しさ

人事BPOでは、社内担当者と委託先の間で継続的な情報共有が必要になります。そのため、連携体制が整っていない場合、認識のズレや対応漏れが発生する可能性があります。

特に、委託範囲や役割分担が曖昧な状態で運用を開始すると、「誰が対応するのか分からない」「確認に時間がかかる」といった問題が起こりやすくなります。

また、委託先を選定する際には、業務遂行能力だけでなく、コミュニケーションのしやすさや改善提案力も確認するとよいでしょう。

適切な体制を構築できれば、人事BPOは単なる委託先ではなく、人事業務を支えるパートナーとして機能します。

人事BPO業者の選び方

人事BPOを導入する際は、どの業者に依頼するかによって得られる効果が大きく変わります。単に費用の安さだけで選ぶのではなく、自社の課題や委託したい業務範囲に合った業者を選ぶことが重要です。

ここでは、人事BPO業者を選ぶ際に確認しておきたいポイントを紹介します。

セキュリティ対策を実施しているか

人事BPOでは、従業員の個人情報や給与情報、社会保険に関する情報など、機密性の高い情報を取り扱います。そのため、委託先を選ぶ際は、セキュリティ対策が十分に整っているかを必ず確認しましょう。

具体的には、個人情報の管理体制、アクセス権限の設定、情報の保管方法、データの受け渡し方法、社内教育の実施状況などを確認することが大切です。また、国際規格の「ISMS認証」や個人情報の保護が一定評価されている「プライバシーマーク」といった指標を確認することも重要です。

このほか、万が一トラブルが発生した際の対応体制や、情報漏えいを防ぐためのルールが明確になっているかも重要な判断材料になります。

人事BPOは長期的に業務を任せるケースも多いため、業務処理能力だけでなく、安心して情報を預けられる管理体制があるかを見極める必要があります。

参考｜パーソルグループ情報セキュリティ基本方針

求めている業務の実績があるか

人事BPO業者を選ぶ際は、自社が委託したい業務領域における実績があるかを確認しましょう。

自社と同じ人事領域での成功事例や、どれだけ多くの企業にサービスを提供してきたかなどの指標は、サービスの品質に直結しやすいからです。

人事BPOといっても、給与計算や社会保険手続きに強い業者、採用関連業務に強い業者、福利厚生やヘルプデスク運用に強い業者など、対応できる領域や得意分野はさまざまです。 例えば、給与・賞与計算を委託したい場合は、給与計算の処理件数や対応している雇用形態、勤怠システムとの連携実績などを確認するとよいでしょう。採用関連業務を委託したい場合は、応募者対応や面接調整、採用管理システムの運用実績などが判断材料になります。

自社と同じ業界や近い従業員規模での支援実績があるかも、導入後のイメージを持つうえで参考になります。

企業のニーズに合わせて柔軟に対応してくれる

人事業務は企業によって運用ルールや業務フローが異なります。そのため、既成のサービス内容に自社を無理に合わせるのではなく、自社の状況に応じて柔軟に対応してくれる業者を選ぶことが重要です。

例えば、すべての業務を一括で委託するのではなく、まずは給与計算や社会保険手続きなど一部の業務から始めたいケースもあります。また、既存の人事システムを活用しながら運用したい、繁忙期だけ一部の業務を委託したいといったニーズも考えられます。

こうした要望に対して、委託範囲や運用体制を柔軟に設計できるかどうかは、BPO導入後の満足度に大きく関わります。 導入前の相談段階で、自社の課題を丁寧にヒアリングし、現実的な運用方法を提案してくれる業者を選ぶとよいでしょう。

業務設計・改善まで対応できるか

人事BPOを効果的に活用するためには、単に現在の業務をそのまま外部に委託するだけでは不十分です。業務フローが複雑なまま委託すると、委託先とのやり取りが増えたり、判断基準が曖昧になったりして、期待した効果が得られない場合があります。

そのため、人事BPO業者を選ぶ際は、業務の代行だけでなく、業務設計や改善まで対応できるかを確認しましょう。

具体的には、現状業務の棚卸し、業務フローの整理、役割分担の明確化、標準化に向けた改善提案などを行えるかが重要です。

人事BPOを成功させるためのポイント

人事BPOは、業務を外部に委託すれば必ず成果が出るというものではありません。導入効果を高めるためには、委託する業務範囲や社内との役割分担を明確にし、運用開始後も継続的に改善していくことが重要です。

ここでは、人事BPOを成功させるために押さえておきたいポイントを解説します。

委託範囲と役割分担を明確にする

人事BPOを導入する際は、まず「どの業務を委託するのか」「どの業務を社内に残すのか」を明確にする必要があります。

例えば、給与計算や社会保険手続き、各種申請対応などの定型業務はBPOと相性がよい一方で、人事戦略の立案や制度設計、重要な意思決定などは社内で担うべき領域といえます。

そのため、導入前に業務を棚卸しし、外部に任せる業務と社内で担う業務を整理しておくことが大切です。あわせて、問い合わせ対応や例外対応、承認判断などの責任範囲も明確にしておくと、運用開始後の混乱を防ぎやすくなります。

業務の切り出しだけで終わらせない

人事BPOでよくある失敗の一つが、現在の業務をそのまま外部に移管してしまうケースです。

既存の業務フローが複雑なまま委託すると、社内で発生していた非効率や属人化がそのまま委託先との運用にも引き継がれてしまう可能性があります。その結果、期待していたほど工数が削減されなかったり、確認作業が増えたりすることもあります。

人事BPOを効果的に活用するには、業務を外部に切り出すだけでなく、委託前に業務フローや判断基準を見直すことが重要です。

不要な作業や重複している確認工程を整理し、標準化できる部分を明確にしたうえで委託することで、BPO導入後の業務効率化につながりやすくなります。

運用開始後も改善を続ける

人事BPOは、導入して終わりではありません。実際に運用を始めてみると、想定していなかった問い合わせや例外対応、社内ルールとの不整合が発生することがあります。そのため、運用開始後も定期的に業務状況を確認し、必要に応じてフローや役割分担を見直すことが重要です。

例えば、月次で委託先と定例会を行い、対応件数や問い合わせ内容、ミス・手戻りの発生状況などを確認すると、改善すべきポイントを把握しやすくなります。また、社内担当者からの意見や従業員からの問い合わせ内容をもとに、マニュアルやFAQ、申請フローを改善していくことも有効です。

人事BPOの効果を継続的に高めるためには、委託先に任せきりにするのではなく、社内と委託先が連携しながら運用を改善していく姿勢が求められます。

人事BPOを活用して成果を上げた事例

人事BPOの効果をイメージするためには、実際の導入事例を見ることが有効です。 人事BPOは単に業務負荷を軽減するだけでなく、業務品質の向上や標準化、人事部門の高度化にもつながります。ここでは、人事BPOを活用して成果を上げた事例を紹介します。

証明書発行業務において業務効率化を実現した事例｜銀行／Ｋ社

ある大手銀行では、年間約13,000件に及ぶ証明書発行業務を外部へ委託していました。しかし、委託先からの改善提案がなく、業務のパフォーマンスが見えにくいことに課題を感じていました。

そこでパーソルビジネスプロセスデザインへ業務整理を相談し、証明書発行業務の運用を移管。運用開始後は、処理件数を日次で可視化し、週次定例で処理状況やリカバリー計画を共有する体制を構築しました。

この事例のポイントは、単なる業務委託ではなく、業務の可視化や改善提案、デジタル化まで含めて支援したことです。人事BPOを活用することで、業務品質の向上と効率化を実現した好例といえるでしょう。

関連記事｜ パフォーマンスの可視化と運用計画の共有で実感できた『証明書発行業務』における業務委託のバリュー

コア業務への注力を実現した事例｜SIer／Ｎ社

あるSIer企業では、人事労務業務を派遣スタッフと社員で対応していました。しかし、派遣スタッフの契約満了が近づく中、業務の継続性や慢性的な残業が課題となっていました。

そこで人事BPOを導入し、人事業務を段階的に業務委託へ移行。シェアード会社との連携が必要な業務をはじめ、勤怠管理や社会保険関連業務、証明書発行業務など幅広い人事業務の運用体制を構築しました。

運用開始後は、Outlookを活用した進捗管理やダブルチェック体制の整備により、業務品質の向上を実現。さらに委託範囲の拡大に伴い、人事部は規程改定や新たな人材育成施策など、本来注力すべきコア業務に取り組めるようになりました。

この事例のポイントは、単なる人員補完ではなく、継続的な業務改善ができる体制を構築したことです。人事BPOによって業務負荷を軽減し、人事部門がより戦略的な業務へシフトできた事例といえるでしょう。

1年5ヶ月ほど順調に業務遂行を進める中で評価をいただき、業務の追加とチームの拡大を追加で依頼していただいております。

関連記事｜ 委託希望の順番待ちが発生！委託チームの活躍で実現した人事部のコア業務注力とは？

戦略人事・人的資本経営における人事BPOの役割

人事BPOは、人手不足の解消や業務効率化を目的として導入されることが一般的です。しかし近年では、それだけではなく、戦略人事や人的資本経営を推進するための基盤として注目されています。

人的資本情報の開示や従業員エンゲージメント向上、人材育成の高度化など、人事部門に求められる役割は年々広がっています。その中で、人事担当者が定型業務に追われ続けている状態では、本来注力すべき業務に十分な時間を確保することができません。

人事BPOは、こうした状況を改善し、人事部門がより付加価値の高い業務へシフトするための手段として活用されています。

なぜ人事の役割が変わっているのか

近年、多くの企業で人的資本経営への関心が高まっています。 人的資本経営とは、従業員を単なる労働力ではなく「企業価値を生み出す資本」と捉え、人材への投資や育成を経営戦略と連動させる考え方です。

また、労働人口の減少や働き方の多様化により、人材確保や定着、スキル開発といった課題の重要性も高まっています。 こうした背景から、人事部門には従来以上に経営視点を持った役割が求められるようになりました。

関連記事｜人的資本経営とは？注目される背景と企業が取り組むべき施策・実践ステップを解説

オペレーションから戦略へのシフト

しかし実際には、多くの企業で給与計算や社会保険手続き、勤怠管理、問い合わせ対応などのオペレーション業務に多くの時間が費やされています。

これらの業務は企業運営に欠かせない一方で、人事部門が経営課題に向き合う時間を圧迫する要因にもなります。そこで人事BPOを活用することで、定型業務を外部へ委託し、人事担当者は採用戦略の立案、人材育成、組織開発、エンゲージメント向上といった業務へ注力しやすくなります。

人事部門が「業務を処理する組織」から「経営を支える組織」へ変化していくためには、オペレーションと戦略の役割を整理することが重要です。

戦略人事を“実行する”ための人事BPOの考え方

戦略人事を実現するためには、人事制度や人材戦略を考えるだけでは不十分です。それらを継続的に実行できる業務基盤や運用体制を整備する必要があります。

人事BPOによって定型業務の負荷を軽減し、人事業務の標準化や効率化を進めることで、人事部門はより高度な意思決定や組織課題への対応に時間を使いやすくなります。

例えば、人的資本経営の推進、人材育成施策の強化、人材ポートフォリオの見直し、従業員エンゲージメント向上施策の検討など、本来人事部門が担うべき戦略領域へリソースをシフトしやすくなります。

つまり、人事BPOは単なる業務委託ではなく、戦略人事や人的資本経営に取り組むための土台として活用できるのです。

関連記事｜なぜ今、人材戦略が企業成長の鍵になるのか｜導入メリットと成功ステップを徹底解説

自社の課題に合った人事BPOを選ぶ

一口に人事BPOといっても、その役割や支援範囲はさまざまです。給与計算や社会保険手続きなどの定型業務を効率化したい企業もあれば、人事機能全体を見直し、人的資本経営や戦略人事の推進を目指したい企業もあります。

パーソルビジネスプロセスデザインでは、こうしたさまざまなニーズに対応するため、人事業務の効率化を支援する「人事・労務BPOサービス」と、戦略・業務設計・運用改善まで含めて支援する「パーソルの人事BPO」の2つのサービスを提供しています。

人事BPOに求める役割は企業によって異なります。以下の比較表を参考に、自社の課題や目指す姿に近いサービスを確認してみてください。

人事・労務BPOサービスのご紹介

【まずは人事業務の効率化から始めたい方へ】給与計算や社会保険手続きなどの定型業務を委託したい方は、人事・労務BPOサービスをご覧ください。

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【パーソルの人事BPO】のご紹介

【戦略人事や人的資本経営まで見据えたい方】人事機能全体の見直しや業務設計から相談したい方は、パーソルの人事BPOをご覧ください。

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パーソルビジネスプロセスデザインのBPOが選ばれる理由

ここまで解説したように、人事BPOは業務効率化や戦略人事推進のための有効な手段です。 一方で、戦略人事や人的資本経営を実現するためには、業務委託だけでなく、人事機能全体の設計や運用改善も重要になります。

パーソルビジネスプロセスデザインでは、オンサイト・オフサイト・ハイブリッドなど、企業の状況に応じた運用体制を構築しています。また、採用、給与・賞与、社会保険手続き、福利厚生、安全衛生など幅広い人事業務に対応しており、企業ごとの課題に合わせた柔軟な支援が可能です。

人事業務の効率化はもちろん、業務設計や運用改善についてもご相談いただけます。人事BPOの導入をご検討中の方は、ぜひサービス資料をご覧ください。

人事・労務BPOサービスのご紹介

パーソルビジネスプロセスデザインの人事・労務BPOサービスでは、業務設計、DX化、オペレーションまでを一貫対応し、人事業務効率化の実現を支援します。

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