中小企業の人材不足を解決する新提案｜採用に頼らないBPaaSという選択肢

中小企業の人材不足｜統計で見る深刻な現状

人材不足は、今や多くの中小企業にとって日常的な課題となっています。

2025年版の中小企業白書(※1)によると、「人材が不足している」「やや不足している」と回答した企業の割合は前年よりも増加しており、特に従業員30名以上の企業でその傾向が顕著です。

さらに、帝国データバンクの調査(※2)では、2025年1月時点で正社員の人材不足を感じている企業は53.4％に達しており、これはコロナ禍以降で最も高い水準です。人材不足が原因で倒産に至る「人手不足倒産」も2024年に過去最多を記録し、2025年も高水準で推移する見込みです。

このような統計からも、中小企業の人材不足は一過性の問題ではなく、構造的な課題であることが明らかです。特に人事・労務などのバックオフィス業務は、専門性が高く代替が難しいため、影響が深刻化しやすい領域です。

（※1）引用 | 中小企業庁ウェブサイト／ 2025年版 中小企業白書 第2部 新たな時代に挑む中小企業の経営力と成長戦略 第1章 中小企業の経営力

（※2）引用 | 株式会社帝国データバンク／ 人手不足に対する企業の動向調査（2025年1月）

なぜ中小企業は人材不足に陥るのか？4つの主な原因

中小企業における人材不足は、さまざまな要因が複雑に絡み合って生じています。限られた人員・予算の中で日々の業務を回さなければならない中小企業では、採用・教育・業務運用のすべてにおいて負担が集中しやすく、結果として人材の確保と定着が難しくなる傾向があります。

ここでは、中小企業が人材不足に陥る主な原因を4つに整理し、それぞれの課題がどのように企業活動に影響を与えているのかを見ていきましょう。

採用活動にかける時間・予算が限られている

中小企業では、採用活動に割ける人員や予算が限られているため、十分な母集団形成ができず、採用の成功率が低くなりがちです。求人媒体の選定や面接対応など、採用プロセス全体に時間がかかる一方で、他業務との兼任で対応せざるを得ない状況も多く見られます。

業務が属人化し、引き継ぎが困難

業務の全体像やノウハウが個人に依存していると、引き継ぎが困難になります。退職や長期休職が発生すると、業務が止まってしまう可能性があり、企業運営に大きな支障をきたします。

教育体制が整っておらず、定着率が低い

新しく採用した人材に対して、十分な教育体制が整っていない企業も多く、業務習得に時間がかかるだけでなく、早期離職につながるケースもあります。結果として、採用しても定着せず、再び採用活動を行うという悪循環に陥ってしまいます。

賃上げや職場環境改善が進まず、競争力が弱い

大企業と比較して賃金水準や福利厚生が劣る中小企業では、求職者にとって魅力的な職場と感じられにくく、採用競争で不利になる傾向があります。職場環境の改善や柔軟なはたらき方の導入が進まないことも、人材確保の難しさにつながっています。

人材不足が引き起こす3つの経営リスク

中小企業における人材不足は、単なる業務の遅延にとどまらず、企業の持続的な成長や安定した運営に深刻な影響を及ぼします。ここでは、中小企業が特に注意すべき3つのリスクについて整理します。

業務の遅延・停止

人材不足の状態が続くと、日常業務の処理が追いつかず、対応の遅れや業務の停滞が発生します。特定の担当者に依存している業務では、欠員が出た瞬間に作業が止まってしまうこともあり、社内の混乱を招く原因になります。

また、業務の遅延は社外とのやり取りにも波及し、取引先への対応が遅れることで信頼を損なうリスクもあります。こうした状況が続くと、社内外の関係性に悪影響を及ぼし、企業全体のパフォーマンス低下につながりかねません。

担当者への業務集中による離職リスクの増加

限られた人員で業務を回している中小企業では、特定の担当者に業務が集中しがちです。その結果、過度な負担がかかり、精神的・身体的なストレスが蓄積されてしまいます。

このような状況が続くと、離職や休職といった事態を招き、さらに人材不足が深刻化するという悪循環に陥る可能性も。特に人事・労務などの専門性が高い業務では、急遽代替要員を確保することが難しく、業務の継続性が脅かされます。

業務改善や制度設計が進まず、組織の成長が停滞

人材が不足していると、目の前の業務をこなすことに精一杯で、業務改善や制度設計といった中長期的な取り組みが後回しになりがちです。これにより、組織としての成長が停滞し、競争力の低下を招く可能性があります。

特に、働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）推進など、時代に即した変革が求められる中で、変化に対応できない企業は市場での存在感を失ってしまうリスクもあります。人材不足は、単なる「はたらき手不足の問題」ではなく、企業の未来を左右する重要な経営課題なのです。

人事労務部門に潜む属人化リスク｜業務停止・コンプライアンス違反も

人材不足の影響は、企業のあらゆる部門に広がりますが、特にその影響が顕著に現れやすいのが人事労務部門です。この領域は業務の専門性が高く、担当者に依存しやすい構造になっているため、欠員が出た際のリスクが大きくなりがちです。

中小企業では、限られた人員で業務を回しているケースが多く、体制の脆弱さが課題となっています。ここでは、人事・労務部門における代表的な4つのリスクについて整理します。

給与・社保など、ミスが許されない業務が集中

人事労務領域では、給与計算や社会保険手続きなど、ミスが許されない業務が多く存在します。これらの業務が属人化していると、担当者の不在時に対応できる人がいないという事態が発生しやすくなります。結果として、業務の遅延やミスが発生し、従業員の不満や企業の信用低下につながる恐れがあります。

担当者の退職・休職で業務が止まる可能性

人事労務業務は専門性が高く、急な退職や休職が発生すると、業務の継続が困難になります。特に中小企業では、代替要員の確保が難しく、業務停止のリスクも上昇します。業務の属人化が進んでいる場合、引き継ぎがスムーズに行えず、業務の再開までに時間がかかることも少なくありません。

法令対応・制度設計が遅れ、コンプライアンスリスクが高まる

労働法や社会保険制度は頻繁に改正されるため、常に最新の情報に基づいた対応が求められます。人材不足により法令対応が遅れると、コンプライアンス違反につながる可能性もあるでしょう。罰則や行政指導を受けるリスクだけでなく、従業員との信頼関係にも悪影響を及ぼすため、早急な対応が必要です。

採用しても定着しない、教育コストがかさむ

人事労務業務は専門性が高いため、教育に時間とコストがかかります。定着率が低い場合、教育コストが無駄になり、再び採用・教育を繰り返すことに。このサイクルが続くと、業務の安定性が損なわれるだけでなく、社内のモチベーション低下にもつながります。

人事・労務部門は、企業の土台を支える重要な役割を担っているからこそ、属人化や人材不足による影響は深刻です。業務の安定性を保ち、組織全体の信頼性を高めるためにも、これらのリスクを早期に把握し、体制の見直しや外部支援の活用を検討することが求められます。

採用に頼らない人材不足対策｜派遣・BPO・SaaSの違いと課題

人材不足に直面した際、多くの企業がまず検討するのは「新たな人材の採用」です。しかし、採用には時間もコストもかかり、すぐに成果が出るとは限りません。さらに、採用しても定着しなければ、また一からやり直しという非効率なサイクルに陥ってしまいます。

そこで注目されているのが、「業務を外部に任せる」という選択肢です。ここでは、採用に頼らずに人材不足を乗り越えるための3つの手段【派遣・BPO・SaaS】について、それぞれの特徴と課題を詳しく見ていきましょう。

派遣とは

派遣は、即戦力となる人材を短期間で確保できるサービスです。企業側が業務指示を行うため、柔軟な人材活用が可能であり、急な業務量の増加や欠員補充などに対応しやすいのが特徴です。

たとえば、繁忙期の事務作業や定型的な業務など、短期的な支援が必要な場面で活用されることが多く、社内に指導・管理体制が整っていれば、比較的スムーズに業務を進めることができます。

ただし、派遣には「3年ルール」による継続性の制限があり、長期的な運用には向かない場合もあります。また、社内ルールや業務フローの理解に時間がかかるため、教育コストが発生する点にも注意が必要です。

BPO（Business Process Outsourcing）とは

BPOは、業務プロセスを外部企業に委託することで、専門性の高い業務を効率化・標準化できる手法です。単なる人材確保にとどまらず、業務設計や運用までを含めて委託できるため、業務の質や継続性を高めることが可能です。

特に給与計算や社会保険手続きなど、専門知識が求められる業務においては、社内で対応するよりもBPOの方が安定的かつ効率的に運用できるケースが多く見られます。

一方で、導入には一定の準備が必要です。業務の切り出しや委託範囲の整理、初期の業務フロー整備などが求められるため、社内に業務改善や委託管理のリソースがある企業に向いています。

SaaS（Software as a Service）とは

SaaSは、クラウド上で提供される業務支援ツールで、勤怠管理・給与計算・年末調整などの人事労務業務をオンラインで効率化できます。紙やExcelでの運用から脱却し、業務の見える化やミスの削減が期待できます。

導入することで、担当者が少なくても業務を安定して回すことができ、法改正への対応やデータ管理もスムーズになります。特に、業務の手間を減らしたい企業や、ITツールに抵抗がない企業にとっては有効な選択肢です。

ただし、ツール導入だけでは人材不足の根本解決にはならず、社内での設定・運用・管理が必要です。属人化の解消には、ツールだけでなく人的支援との併用が効果的です。

中小企業にフィットする新しい選択肢｜BPaaSとは？

人材不足に悩む中小企業にとって、「採用する」以外の手段を検討することは、もはや避けて通れない課題です。これまで紹介した派遣・BPO・SaaSにはそれぞれ利点がありますが、単独では対応しきれない場面も少なくありません。

そこで注目されているのが、BPaaS（Business Process as a Service）という新しい選択肢です。これは、BPO（業務委託）とSaaS（クラウドツール）を組み合わせたサービスで、「ツール＋人の支援」によって業務の安定性と品質を両立できるのが大きな特徴です。

BPaaSは、単なる外注でも、単なるツール導入でもありません。業務の設計から運用、改善までを一貫して支援することで、属人化の解消や業務の標準化を促進し、企業の成長を支える仕組みとして機能します。

特に中小企業にとっては、限られたリソースの中で「人を増やさずに業務を安定化させる」ことができるため、現実的かつ効果的な選択肢と言えるでしょう。

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人事労務領域にBPaaSを導入して得られる4つのメリット

BPaaSは、単なる業務委託やツール導入とは異なり、人とテクノロジーの融合によって、業務の質と安定性を同時に高めることができます。

ここでは、人事労務領域にBPaaSを導入することで得られる主なメリットを4つ紹介します。

採用・教育の負担をかけずに即戦力を確保

BPaaSでは、外部の専門スタッフが業務を担当するため、社内で新たに人材を採用・教育する必要がありません。これにより、採用活動にかかる時間やコストを大幅に削減できるだけでなく、教育期間を経ずに即戦力として業務を任せることが可能になります。

特に人事労務業務は専門性が高く、教育に時間がかかる領域です。BPaaSなら、すでに経験豊富な人材が業務を担うため、業務の品質も安定しやすくなります。

ツール＋人の支援で、業務の継続性と品質を両立

SaaSによる業務支援は、効率化やミスの削減に効果的ですが、ツールだけでは対応しきれない場面もあります。BPaaSでは『SaaSの活用＋人的支援』がセットになっているため、急な人員変動やイレギュラー対応にも柔軟に対応できます。

たとえば、年末調整の対応時期直前に担当者が休職した場合でも、BPaaSなら外部スタッフが業務を引き継ぎ、ツールを活用してスムーズに処理を進めることができます。これにより、業務の継続性と品質を両立することが可能になります。

属人化を防ぎ、業務の標準化・改善が進む

BPaaSの導入により、業務フローの見直しやマニュアル化が進み、属人化を防ぐことができます。業務が特定の担当者に依存している状態から脱却し、業務の標準化を実現します。これにより、誰でも一定の品質で業務を遂行できる体制を構築することが可能です。

また、外部の視点が入ることで、業務改善の提案や制度設計の見直しなど、社内では気づきにくい課題にもアプローチできます。結果として、組織全体の生産性向上や働き方改革の推進にもつながります。

一部業務から段階的に導入できる柔軟性がある

BPaaSは、すべての業務を一度に委託する必要がありません。給与計算や入退社手続きなど、特定業務から段階的に導入することが可能です。これにより、自社の状況に応じて無理なく導入を進めることができ、初期の負担も軽減されます。

たとえば、まずは年末調整だけを委託し、運用に慣れてから給与計算や従業員対応など、他の業務へと拡張していくといったステップも可能です。こうした柔軟性は、中小企業にとって非常に大きなメリットです。

BPaaSの導入は、業務の効率化だけでなく、組織の体制そのものを見直すきっかけにもなります。採用や教育の負担を軽減しながら、業務の継続性・品質・柔軟性を高めることで、企業全体の生産性向上にもつながります。

中小企業が長期的に安定した運営体制を築くためには、こうしたメリットを踏まえたうえで、段階的かつ戦略的にBPaaSを活用していくことが重要です。

BPaaSで委託できる人事労務の業務一覧

BPaaSの導入により、以下のような人事労務業務を外部に委託することが可能です。ここでは、パーソルビジネスプロセスデザインとfreeeが提供する「人事労務アウトソーシング」を例に、委託可能な業務を紹介します。

このように、BPaaSを活用すれば、専門性が高く手間のかかる人事労務業務を効率的に外部化することができます。業務の安定運用と社内リソースの最適化を両立させる手段として、非常に有効な選択肢です。

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人事労務業務にBPaaSを導入する際の手順｜失敗しないための4ステップ

BPaaSは、中小企業にとって人材不足を乗り越える有効な手段ですが、効果を最大限に引き出すには、導入前の準備と段階的な進め方が欠かせません。ここでは、導入をスムーズに進めるための4つのステップをご紹介します。

STEP1｜現状の業務課題を洗い出す

まずは、自社の人事労務業務における課題を明確にすることが出発点です。日々のルーティンワークや属人化している作業を一覧化し、どの業務がツール化や外部委託に適しているかを見極めましょう。

また、採用計画の立案や制度設計などのコア業務に、どれだけ時間や人員を割けているかを可視化することで、リソースの偏りも把握できます。加えて、残業時間の増加や業務ミスによる再対応・手戻りなど、業務に伴う負担や非効率の実態を数値や事例で整理することで、改善すべき領域がより明確になります。

STEP2｜委託・ツール化する業務の範囲を明確にする

次に、自社で対応すべき業務と、外部に委託・ツール化できる業務を明確に切り分けます。たとえば、従業員対応や年末調整などの定型業務は外部委託に向いており、採用戦略や人材育成などの戦略業務は社内で担うべき領域です。

この段階で、内部リソースとの分担を整理し、段階的または一部からの導入プランを検討することが重要です。業務範囲を明確にすることで、ベンダーとの認識齟齬を防ぎ、スムーズな運用につながります。

STEP3｜委託業務フローと運用ルールを整理する

BPaaS導入後の運用を円滑に進めるためには、業務フローと運用ルールの整理が欠かせません。委託開始から報告・改善までの流れをフローチャート化し、社内とベンダーの責任分担を明確にしましょう。

また、チャット・メール・定例会議など、コミュニケーション手段の頻度や手順も事前に取り決めておくことで、情報共有の漏れを防げます。さらに、緊急対応時やトラブル発生時のエスカレーションルートを明確にしておくことで、万が一の事態にも迅速に対応できます。

STEP4｜実績のあるサービス・企業を選定する

最後に、BPaaSを提供するサービスや企業の選定です。同業種・同規模の導入事例が豊富なベンダーを優先的に検討することで、自社に合った支援を受けやすくなります。

導入後のサポート体制や障害時の復旧プロセスについても事前に確認しておくと安心です。

評判や口コミ、導入実績などの客観的な情報も参考にしながら、信頼できるパートナーを選びましょう。

関連記事 ｜BPOコンサルティングとは？一般コンサルとの違いや会社の選定方法・導入メリットを解説！

中小企業にこそBPaaSという選択肢を

人材不足に悩む中小企業にとって、BPaaSは“採用に頼らない”有力な選択肢です。特に人事労務部門は、業務の専門性が高く、属人化しやすい領域だからこそ、外部の力を借りることで業務の安定性と品質を両立することが可能になります。

パーソルビジネスプロセスデザイン×freeeが提供する中小企業向け人事労務アウトソーシングサービスは、以下のような理由で選ばれています。

人材不足の抜本的な解決を検討している企業様は、まずは信頼できるパートナーへの相談から始めてみてはいかがでしょうか。アウトソーシング導入に関するご相談やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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