労務を業務委託で効率化｜中小企業が人材不足を乗り越える新しい選択肢とは？

中小企業における労務の人材不足｜統計で見る深刻な現状

給与計算や社会保険の手続き、年末調整など、専門性が高くミスが許されない労務業務。中小企業ではこれらの業務が特定の担当者に依存しやすく、属人化しやすい傾向があります。

実際、中小企業庁が発表している中小企業白書では、中小企業の約7割超が「中核人材が不足している」と回答しています（※）。ここでいう“中核人材”とは、専門性が高く業務の中心を担う人材を指します。特に法令対応や制度運用が求められる労務領域では、人材不足が深刻であると想定されます。

属人化した業務は業務停滞や品質低下の原因になるため、担当者の休職・退職によって業務が止まるリスクは決して他人事ではありません。こうした背景から、社内対応だけでは限界があると感じ、労務業務の業務委託を検討する企業が増えています。

（※）引用 | 中小企業庁ウェブサイト／ 2024年版　中小企業白書　第2部　環境変化に対応する中小企業 第1章　人への投資と省力化 第1節　人材の確保

なぜ中小企業は労務の人材不足に陥るのか？4つの主な原因

中小企業における人材不足は、さまざまな要因が複雑に絡み合って生じています。限られた人員・予算の中で日々の業務を回さなければならない中小企業では、採用・教育・業務運用のすべてにおいて負担が集中しやすく、結果として人材の確保と定着が難しくなる傾向があります。

ここでは、中小企業が労務の人材不足に陥る主な原因を4つに整理し、それぞれの課題がどのように企業活動に影響を与えているのかを見ていきましょう。

業務が属人化し、引き継ぎが困難

労務業務は給与計算や社会保険の手続きなど、専門性が高くミスが許されない業務が多いため、特定の担当者に依存しやすい傾向があります。業務の全体像やノウハウが社内で共有されにくく、属人化が進むことで、担当者の退職や休職が業務停止に直結するリスクが高まります。こうした属人化は、業務の継続性や品質の維持に大きな影響を及ぼし、企業の信頼性にも関わる重要な課題です。

教育体制が整っておらず、業務習得に時間がかかる

労務業務は法令や制度に関する知識が求められるため、習得には時間とコストがかかります。しかし、多くの中小企業では体系的な教育制度が整っておらず、OJT中心の属人的な引き継ぎに頼らざるを得ないのが現状です。マニュアルや研修制度が不十分なまま業務を任されることで、新任者が不安や負担を感じやすく、早期離職につながるケースも少なくありません。教育体制が整っていない企業では、業務習得の遅れが業務品質の低下やコンプライアンス違反のリスクにも直結します。

業務負担が集中し、離職リスクが高まる

中小企業の労務担当は少人数で対応しているうえ、月末や年度末などの繁忙期には、給与計算や年末調整などの業務が一気に集中します。よって精神的・身体的な負担が大きく、業務のプレッシャーが離職の引き金になることもあります。特に労務業務は「ミスが許されない」という緊張感が常に伴うため、慢性的なストレスを抱えやすい職種でもあり、職場環境の改善が急務となっています。

制度改正への対応が難しく、業務が複雑化

社会保険や労働法などの制度は頻繁に改正されており、常に最新情報への対応が求められます。しかし、担当者が日々の業務に追われる中で、知識のアップデートが追いつかず、結果として業務の属人化がさらに進むという悪循環に陥ることもあります。法改正に対応できないことで、企業としてのコンプライアンスリスクが高まる可能性もあり、経営上の重大な課題となります。

これらの課題は、単なる人材不足ではなく、組織体制や業務設計の見直しが必要な根本的な問題です。中小企業が持続的に成長するためには、採用だけに頼るのではなく、業務委託などの外部リソースの活用を含めた多角的な対策が求められます。

中小企業が労務人材の採用に苦戦する理由とは？

労務業務における人材不足は、社内の業務構造に起因する課題だけでなく、採用活動そのものにおける困難も大きな要因です。中小企業では、労務人材の採用に苦戦するケースが多く、以下のような理由が挙げられます。

採用活動に割けるリソースが限られている

中小企業では、採用専任の担当者が不在であることも珍しくなく、労務人材の募集・選考・面接などを他業務と兼任で対応するケースが一般的です。限られた時間と予算の中では、十分な母集団形成が難しく、採用の成功率が低くなりがちです。

特に労務職は専門性が高いため、求人票の作成や面接での見極めにも労務知識や法令理解が求められ、採用活動そのものがハードルとなっています。

労務業務の専門性が高く、即戦力が求められる

労務業務は法令や制度に関する知識が必要で、業務の専門性が求められるため、未経験者の採用が難しい傾向があります。中小企業では教育コストや業務の即応性を重視するため、即戦力となる経験者を求めるケースが多く、採用が難しくなりがちです。人材要件が厳しくなることで、応募者の数が限られ、採用活動が長期化することもあります。

待遇や職場環境で大手企業と競合し、応募が集まりにくい

賃金水準や福利厚生、キャリアパスの整備などの面で、大手企業と比較すると中小企業は見劣りすることが多く、求職者の応募意欲に影響を与える要因となっています。採用広報やブランディングに十分な投資ができない企業では、そもそも認知されないまま埋もれてしまうケースもあり、採用活動の成果につながりにくい状況が続いています。

このように、中小企業が労務人材の採用に苦戦する背景には、リソース不足・専門性の高さ・待遇面での課題が複雑に絡み合っています。採用活動だけで人材不足を解消するのが難しい状況だからこそ、外部リソースの活用や業務委託の検討が現実的な選択肢となってきています。

採用に頼らない人材不足対策｜派遣・BPO・SaaSの違いと課題

人材不足に直面した際、多くの企業がまず検討するのは「新たな人材の採用」です。しかし、採用には時間もコストもかかり、すぐに成果が出るとは限りません。さらに、採用しても定着しなければ、また一からやり直しという非効率なサイクルに陥ってしまいます。

そこで注目されているのが、「業務を外部に任せる」という選択肢です。ここでは、採用に頼らずに人材不足を乗り越えるための3つの手段【派遣・BPO・SaaS】について、それぞれの特徴と課題を詳しく見ていきましょう。

派遣とは

派遣は、即戦力となる人材を短期間で確保できる雇用形態で、急な人員不足や繁忙期の対応に柔軟に活用できるのが特徴です。業務指示は企業側が行うため、社内ルールに沿った運用がしやすく、業務管理のコントロールを保ちやすい点もメリットです。

一方で、労働者派遣法の「3年ルール」により、同一業務への継続的な派遣には制限があり、長期的な運用には不向きです。また、派遣社員が社内ルールや業務フローを理解するまでに時間がかかることもあり、即戦力とはいえ一定の教育コストが発生します。さらに、業務の指示や進捗管理は企業側が担う必要があるため、社員の負担が増える可能性もあります。

■こんな企業におすすめ

BPO（Business Process Outsourcing）とは

BPOは、業務プロセスを外部企業に委託することで、専門性の高い業務を効率化・標準化できる手法です。人材確保だけでなく、業務設計や運用まで任せられるため、業務品質の向上や社内リソースの最適化につながります。従事者の採用・教育・管理も委託先が担うため、社内の負担を大幅に軽減できるのも大きな利点です。

ただし、一定の業務ボリュームがないとコストメリットが出にくく、少量の業務では割高になる可能性があります。導入にあたっては、委託範囲の整理や業務フローの整備が必要で、初期段階では社内での準備や調整が求められます。また、業務の指示は直接行えないため、都度判断が必要な業務やイレギュラー対応には不向きなケースもあります。

■こんな企業におすすめ

SaaS（Software as a Service）とは

SaaSは、クラウド上で提供される業務支援ツールで、人事労務領域では勤怠管理・給与計算・年末調整などをオンラインで効率化できます。紙やExcelでの手作業から脱却できるほか、法改正への対応やデータ管理も自動化されるため、業務ミスの防止や作業時間の短縮に貢献します。導入後すぐに使えるサービスが多く、初期投資を抑えながら業務効率化を図れる点も魅力です。

ただし、SaaSはツールであるため、導入しただけでは人手不足の根本的な解決にはなりません。社内での運用・設定・管理が必要であり、担当者のITリテラシーや業務理解が求められます。また、属人化の解消や業務の継続性を担保するには、ツールだけでなく人の支援も併せて検討する必要があります。

■こんな企業におすすめ

中小企業にフィットする新しい選択肢｜BPaaSとは？

人材不足や業務の属人化に悩む中小企業にとって、従来の「採用」「派遣」「BPO」「SaaS」だけでは対応しきれないケースが増えています。そこで注目されているのが、「BPaaS（Business Process as a Service）」という新しい業務委託モデルです。

BPaaSは、BPO（業務委託）とSaaS（クラウドツール）を組み合わせたサービスモデルで、ツールによる業務効率化と人的支援を一体で提供するのが特徴です。たとえば、給与計算や年末調整などの業務を、クラウドツールで処理しながら、専門スタッフが運用・管理をサポートすることで、業務の継続性と品質を両立できます。

中小企業にとっては、導入の柔軟性が大きなメリットです。一部業務から段階的に導入できるため、社内体制や予算に応じてスモールスタートが可能。また、ツールだけでは対応しきれない属人化やイレギュラー対応にも、人的支援があることで安心して任せられます。

BPaaSは、単なる外注でも、単なるツール導入でもありません。業務の設計から運用、改善までを一貫して支援することで、属人化の解消や業務の標準化を促進し、企業の成長を支える仕組みとして機能します。

特に中小企業にとっては、限られたリソースの中で「人を増やさずに業務を安定化させる」ことができるため、現実的かつ効果的な選択肢と言えるでしょう。

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人事労務領域にBPaaSを導入して得られる4つのメリット

BPaaSは、単なる業務委託やツール導入とは異なり、人とテクノロジーの融合によって、業務の質と安定性を同時に高めることができます。

ここでは、人事労務領域にBPaaSを導入することで得られる主なメリットを4つ紹介します。

採用・教育の負担をかけずに即戦力を確保

BPaaSでは、外部の専門スタッフが業務を担当するため、社内で新たに人材を採用・教育する必要がありません。これにより、採用活動にかかる時間やコストを大幅に削減できるだけでなく、教育期間を経ずに即戦力として業務を任せることが可能になります。

特に人事労務業務は専門性が高く、教育に時間がかかる領域です。BPaaSなら、すでに経験豊富な人材が業務を担うため、業務の品質も安定しやすくなります。

ツール＋人の支援で、業務の継続性と品質を両立

SaaSによる業務支援は、効率化やミスの削減に効果的ですが、ツールだけでは対応しきれない場面もあります。BPaaSでは、『SaaSの活用＋人的支援』がセットになっているため、急な人員変動やイレギュラー対応にも柔軟に対応できます。

たとえば、年末調整の対応時期直前に担当者が休職した場合でも、BPaaSなら外部スタッフが業務を引き継ぎ、ツールを活用してスムーズに処理を進めることができます。これにより、業務の継続性と品質を両立することが可能になります。

属人化を防ぎ、業務の標準化・改善が進む

BPaaSの導入により、業務フローの見直しやマニュアル化が進み、属人化を防ぐことができます。業務が特定の担当者に依存している状態から脱却し、業務の標準化を実現します。これにより、誰でも一定の品質で業務を遂行できる体制を構築することが可能です。

また、外部の視点が入ることで、業務改善の提案や制度設計の見直しなど、社内では気づきにくい課題にもアプローチできます。結果として、組織全体の生産性向上や働き方改革の推進にもつながります。

一部業務から段階的に導入できる柔軟性がある

BPaaSは、すべての業務を一度に委託する必要がありません。給与計算や入退社手続きなど、特定業務から段階的に導入することが可能です。これにより、自社の状況に応じて無理なく導入を進めることができ、初期の負担も軽減されます。

たとえば、まずは年末調整だけを委託し、運用に慣れてから給与計算や従業員対応など、他の業務へと拡張していくといったステップも可能です。こうした柔軟性は、中小企業にとって非常に大きなメリットです。

BPaaSの導入は、業務の効率化だけでなく、組織の体制そのものを見直すきっかけにもなります。採用や教育の負担を軽減しながら、業務の継続性・品質・柔軟性を高めることで、企業全体の生産性向上にもつながります。

中小企業が長期的に安定した運営体制を築くためには、こうしたメリットを踏まえたうえで、段階的かつ戦略的にBPaaSを活用していくことが重要です。

BPaaSで委託できる人事労務の業務一覧

BPaaSの導入により、以下のような人事労務業務を外部に委託することが可能です。ここでは、パーソルビジネスプロセスデザインとfreeeが提供する「人事労務アウトソーシング」を例に、委託可能な業務を紹介します。

このように、BPaaSを活用すれば、専門性が高く手間のかかる人事労務業務を効率的に外部化することができます。業務の安定運用と社内リソースの最適化を両立させる手段として、非常に有効な選択肢です。

人事労務業務にBPaaSを導入する際の手順｜失敗しないための4ステップ

BPaaSは、中小企業にとって人材不足を乗り越える有効な手段ですが、効果を最大限に引き出すには、導入前の準備と段階的な進め方が欠かせません。ここでは、導入をスムーズに進めるための4つのステップをご紹介します。

STEP1｜現状の業務課題を洗い出す

まずは、社内で抱えている業務課題を明確にすることが重要です。日々のルーティンワークや属人化している作業を一覧化し、どの業務がツール化や外部委託に適しているかを見極めます。加えて、採用計画の立案や制度設計などのコア業務にどれだけ時間を割けていないかを可視化することで、委託の必要性がより明確になります。

加えて、残業時間の増加や業務ミスによる再対応・手戻りなど、業務に伴う負担や非効率の実態を数値や事例で整理することで、委託すべき業務の優先度を判断しやすくなります。これらの情報は、社内の意思決定やベンダーとの相談にも役立ちます。

STEP2｜委託・ツール化する業務の範囲を明確にする

次に、自社で対応すべき業務と、外部に委託・ツール化できる業務を明確に切り分けます。たとえば、従業員対応や年末調整などの定型業務は外部委託に向いており、採用戦略策定や人材育成などの戦略業務は社内で担うべき領域です。

この段階では、内部リソースとの分担を整理し、段階的な導入プランを検討することがポイントです。すべての業務を一度に委託するのではなく、まずは一部業務からスタートすることで、社内の理解や運用体制を段階的に整えながら進めることができます。また、業務範囲を明確にすることで、ベンダーとの認識齟齬を防ぎ、スムーズな運用につながります。

STEP3｜委託業務フローと運用ルールを整理する

BPaaS導入後の運用を円滑に進めるためには、業務フローと運用ルールの整理が欠かせません。委託開始から報告・改善までの流れをフローチャート化し、社内とベンダーの責任分担を明確にしましょう。これにより、業務の抜け漏れや対応遅れを防ぐことができます。

また、チャット・メール・定例会議など、コミュニケーション手段の頻度や手順も事前に取り決めておくことで、情報共有がスムーズになります。さらに、緊急対応時やトラブル発生時のエスカレーションルートも明確にしておくことで、万が一の事態にも迅速に対応できる体制が整います。

STEP4｜実績のあるサービス・企業を選定する

最後に、BPaaSを提供するサービスや企業の選定です。同業種・同規模の導入事例が豊富なベンダーを優先的に検討することで、自社に合った支援を受けやすくなります。

導入後のサポート体制や障害時の復旧プロセスについても事前に確認しておくと安心です。

評判や口コミ、導入実績などの客観的な情報も参考にしながら、信頼できるパートナーを選びましょう。価格だけでなく、対応力や柔軟性も含めて総合的に判断することが成功の鍵です。

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中小企業にこそBPaaSという選択肢を

人材不足に悩む中小企業にとって、BPaaSは“採用に頼らない”有力な選択肢です。特に人事労務部門は、業務の専門性が高く、属人化しやすい領域だからこそ、外部の力を借りることで業務の安定性と品質を両立することが可能になります。

パーソルビジネスプロセスデザイン×freeeが提供する中小企業向け人事労務アウトソーシングサービスは、以下のような理由で選ばれています。

人材不足の抜本的な解決を検討している企業様は、まずは信頼できるパートナーへの相談から始めてみてはいかがでしょうか。アウトソーシング導入に関するご相談やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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