インタビュー
株式会社エフアンドエム 士業コンサルティング事業本部 西川 様
株式会社エフアンドエム 士業コンサルティング事業本部 辻田 様
顧客業務内容
導入目的・課題
過去の資料を探す際、共有サーバーから一つずつファイルを開く必要があり、効率が悪かった。
資料作成時に最新情報が反映されず、体裁の違いが業務負担になっていた。
導入の決め手
AIによるタグ付け機能とスライド単位での検索の利便性。
必要な資料をキーワードでピンポイントに検索できる機能。
資料検索の効率が大幅に向上し、業務負担軽減が期待できた点。
活用方法
セミナー資料の作成時、新規・既存両方の資料をAUTOMETAにアップロードし、キーワード検索で活用。
営業資料や提案資料もAUTOMETAにアップロードし、最新情報を共有。
導入効果
資料検索が容易になり、時間短縮を実現。
「AUTOMETAに行けば資料がある」という共通認識が浸透し、資料所在確認のやり取りが減少。
最新の営業資料や商材資料へのアクセスが容易になり、質問の頻度が減少。
部署内での情報共有の効率が向上し、他商材の資料やノウハウの共有が進む可能性が広がった。
Before
・共有サーバーから一つずつファイルを開く必要があり、資料検索が非効率。
・部署内での情報共有が滞りがちで、他商材の資料やノウハウの共有が進まない。
・資料作成が営業業務の負担になっていた。
After
・AUTOMETA導入により資料が一元管理され、情報の分断が解消。
・スライド単位で検索が可能となり、検索工数が削減。
・他案件の参考資料が容易に見つかり、提案や質問の質が向上。
インタビュー①：資料検索の課題と属人化を解決する、AUTOMETA導入の理由
ー 質問①：AUTOMETA導入前の課題について教えてください。
辻田様：まず、セミナーを担当する営業側の課題についてお話しします。セミナー資料を作成する際、過去の参考資料を探す必要があります。以前は共有サーバーに各セミナーごとのPowerPoint資料が格納されていましたが、資料を一つずつ開いて確認する必要がありました。また、過去の資料の所在が分からないメンバーも多く、「この時のセミナー資料を誰か持っていませんか？」とチャットで尋ねるところから始まることもありました。
さらに、資料作成後に上長から「以前のセミナー資料を使えばよかったのでは？」と指摘されることもあり、1回で完成度の高い資料を作るのが難しい状況でした。別チームが資料の体裁を整える作業も担当していますが、営業メンバーが古い画像や情報を使ってしまうことがあり、最新のデータに差し替える作業が発生していました。西川様：辻田が話した内容が主な課題です。補足として、営業メンバーはお客様との面談も担当しており、セミナー講師も兼任しています。1日に4〜5件の面談をこなしながらセミナー資料を作成するため、時間が限られています。そのため、他の人の資料を参考にすることが多く、最新情報を調べるにも時間がかかります。生成AIなどの便利なツールがなかった頃は、情報の正確性にも不安がありました。
また、スライドサイズや番号の有無など、細かい体裁の違いも業務負担になっていました。
ー 質問②：AUTOMETAの導入の決め手のポイントについて教えてください。
辻田様：導入当初に最も魅力的だと感じたのは、AIによるタグ付け機能もそうですが、特にスライド単位でタグ付けや検索ができる点でした。これまではPowerPointファイルを一つずつ開いて、全スライドを確認しながら目的の情報を探していました。AUTOMETAでは、スライド単位で内容を確認でき、タグ付けによって検索性も高まったため、必要な資料にすぐにアクセスできるようになりました。これが導入の決め手だったと思います。
西川様：私も同様に、必要な資料をキーワードでピンポイントに検索できる点が非常に便利だと感じています。今もその機能はとても役立っています。
インタビュー②：運用ルールを明確にし、だれでもAUTOMETAにいけば資料が見つかる環境構築
ー 質問③：AUTOMETAはどのように活用されていますか？
辻田様：セミナー資料を作成する際にAUTOMETAを最も活用しています。新規向けのセミナーだけでなく、既存会員向けのセミナーも開催しています。新規と既存では担当者が異なることもあり、資料の共有がスムーズにできていない状況がありました。
ただ、伝えたい内容には共通点があるため、新規側の資料の良い部分を既存側でも活用したいというニーズがあります。そこで、AUTOMETAに新規・既存両方のセミナー資料をアップロードし、資料作成時にキーワード検索をすることで、会員種別に関係なく良い資料を活用できるようになっています。私自身も会員向けセミナー資料を作成する際に、新規チームの資料を参考にすることがあります。
ー 質問④：AUTOMETA導入後に変化はありましたか？
西川様：私は普段セミナー講師を務めていないため、実際の運用については詳しくありませんが、現場の声としては、資料が探しやすくなったという意見が多くあります。AUTOMETAをみにいけば資料があるという共通認識ができたことで、以前のように「どこに資料があるのか」と探し回る必要がなくなりました。運用ルールが明確になったことで、メンバーにとっても使いやすくなったと感じています。
辻田様：時間が何分短縮されたかなどの定量的なデータはありませんが、私自身の業務でも助かっていると感じる場面はあります。少し視点が違うかもしれませんが、セミナー資料以外にも営業資料や提案資料をAUTOMETAにアップロードしています。最新の営業資料をAUTOMETAに載せるようにしており、誰でもそこにアクセスすれば最新の商材資料が確認できるようになっています。これにより、「この営業資料ってどこにありますか？」という質問が減ったように感じています。セミナー資料についても同様で、アップロードされている資料に関しては、メンバーから「どこにありますか？」と聞かれることが少なくなりました。
ー 質問⑤：AUTOMETAの今後の活用について期待していることを教えてください。
西川様：もともとは単一商材を扱っていましたが、現在は複数商材を取り扱うようになりました。それぞれの商材で販促活動を行っているため、別商材を担当するメンバーとの知識共有が課題になっています。AUTOMETAにアクセスすれば、他商材の資料やノウハウを確認できるようになります。営業資料には、うまくいった提案のノウハウが反映されていることが多いため、それを部署内にとどめず、広く共有していきたいと考えています。まだAUTOMETAの機能を十分に活用しきれていない部分があると思いますが、今後、より使いこなせるようになっていきたいです。
今回は、株式会社エフアンドエム様の導入事例をご紹介させていただきました。
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