業務効率30％向上を目指す！導入企業が語る開発・営業現場でのAUTOMETA活用戦略

ー 質問①：資料運用の改善が必要と思われたきっかけや現在の課題を教えてください。

福冨様：当社では、研修を含む法人向けのさまざまな人材開発サービスを展開しています。このたび、業務効率化を目的に「AUTOMETA」の導入を決定しました。まずは研修の開発部門と営業部門での利用を進めていく予定です。

研修の開発部門では、プログラムごとに膨大なスライドやカスタマイズされた資料を扱っています。従来利用しているストレージサービスでは検索性が低いため、過去の資料を活用できず、新たに作り直すケースが頻発していました。また、同じ内容の案件を複数の講師が担当し、それぞれが似た資料を作成してしまうこともありました。営業部門では主に企画書や提案書を扱っており、部門間で資料の種類は異なるものの、直面している課題は共通しています。こうした無駄を解消するため、資料の可視化と共有を強化する必要性を感じ、AUTOMETAの導入を決断しました。

佐々木様：特に講師が作成する資料は案件によりますが、1案件あたり7〜8時間ほどかかることが多いです。ゼロから作ることは少ないですが、お客様の要望に合わせたカスタマイズが必要になることが少なくありません。フォーマットが統一されていれば、効率的に資料を組み合わせることができ、無駄な時間を削減できます。また、情報が個人で管理されているとアップデートがされないまま利用されることもあるため、組織全体でしっかり管理することが重要だと考えました。

ー 質問②：営業の立場の方からも課題を教えてください。

後藤様：私は中途入社で、即戦力として期待されて入社したので、新卒のように手取り足取りの指導はなく、早々に独り立ちという状況でした。当時は資料共有の仕組みが今よりずっと弱く、社内で提案に向けて知るための材料が少ない分、不安ややりづらさは常に感じていました。その結果、商品・サービスの理解が不十分なまま提案してしまうこともありました。AUTOMETAで資料の共有を強化し、営業の持つ情報のレベルが高まれば、今よりも営業が自分の言葉で説明できることができますし、結果としてプログラムの内容や提案のポイントがより明確に伝わり、認識のズレも減ると思います。 

伊東様：属人化が進んでいるため、情報を得たいと思ったときに情報格差が生まれやすい状況でした。特に入社直後の1〜2年は「どこに何の資料があるのか分からない」という状態が続き、例えば、情報を十分に持っている人なら30分で作れる資料でも、私の場合は3〜4時間かかることもありました。さらに、社内で有益な情報を知っている人を見つけられず、提案の質を十分に高められなかった結果、受注できないケースもありました。

ー 質問③：AUTOMETAの具体的な活用方法について教えてください。

福冨様：作成済みの既存資料をベースに新しい資料を作成することが主な使い方になります。そのため資料をAUTOMETAに集約し、検索性を高めることが重要だと考えています。資料の検索は、カスタムカテゴリで絞り込むことが多く、例えば「若手向けリーダーシップ」といったテーマで効率的に必要な資料を探せるようになりました。今後はAIによる資料作成機能の精度がさらに向上することも期待しています。

後藤様：1枚でまとめられたスライドや特定のテーマごとのページをピックアップして組み合わせることも多いため、スライドマージ機能に期待しています。基本的にはファイル単位で絞り込みますが、より柔軟な資料作成が可能になることで、業務効率が向上すると思います。また、現在は資料の登録を進めていますが、タグ付けを自動で行える点は非常に助かっています。以前はSFAで資料共有を試みても、タグ付けを手作業で行う必要があり、工数がかかっていました。AUTOMETAによる自動化で、検索性向上と業務効率化が期待できます。

ー 質問④：AUTOMETAを導入することでの効果や目指す姿についての考えを教えてください。

福冨様：導入からまだ日が浅いため、現段階では効果を具体的に数値化するのは難しいですが、まずは業務効率を3割向上させることを目標にしています。最終的には資料作成のカスタマイズの手間を減らし、所要工数を半分程度まで抑える効率化を目指しています。