会議の効率化

1. 会議運営の課題とは？

経営会議は企業の重要な意思決定の場であり、効果的な運営は企業の業績アップに不可欠です。
しかし、多くの企業では以下のような課題に直面しています。

• アジェンダに対する会議前の質疑内容を管理できていない

  アジェンダに対する会議前の質疑内容を管理できていないという課題があります。
  これにより、議論の進行や結論の出し方に問題が生じていることも多いです。

• 結論が出ない、アジェンダ・議事録がどこにあるかわからない

  会議で結論が出なかったり、アジェンダや議事録の場所が不明瞭であるという課題もあります。
  これらの不具合により会議の成果が活かされず、意思決定プロセスが滞る例も多いです。

• アジェンダの収集が手間

  会議事務局がアジェンダの収集に手間取っているという課題があります。
  起案者が期日を守らないッといったパターンもあり、アジェンダ作成に時間と労力を費してしまっていることで、議論に必要な情報が事前に分かりにくいという問題も発生しています。

• アジェンダの表紙作りの手間がかかる

  アジェンダの表紙作りに手間がかかっているという課題もあります。
  議長である社長などが会議全体のボリュームを知りたくて分かりやすい表紙を求めることもありますが、この作成に時間を費やすことで、事務局に負担がかかっているという実態もあります。

• アジェンダの精査で質を担保できていない

  アジェンダの精査を十分に行えていないという課題もあります。
  これは事務局のスキル不足に起因することもありますが、議事録作成などに時間を取られ、肝心の起案の質を精査出来ないということで会議の質を低下させている一面も否定できません。

• 議事録作成に時間がかかる

  議事録作成に時間がかかっているという実態は、多くの企業の悩みとなっている面があります。
  音声を聞きながらの書き起こし作業は、莫大な時間を浪費します。
  この業務で経営会議事務局のエネルギーの多くが割かれ、肝心の会議後のアクションの追跡や報告ができていない実態もあります。

• 差し替え作業がある

  アジェンダや議事録の差し替え作業に手間がかかるという点も課題です。
  起案者が会議ぎりぎりまで起案内容を作成し、直前でアップデートや修正分への差し替えが発生すると、事務局の時間とリソースの浪費に繋がります。

• 諸連絡が多い

  会議内で報告等の諸連絡が多く、本来会議で議論すべき時間が奪われているという実態もあります。
  会議直前にメールやチャットツールなどさまざまな手段での連絡が散在することもあり、情報の把握や追跡で混乱することもあります。

2. 良い会議の運営方法

経営会議の運営方法として、最適な会議プロセスを確立し、デジタル化と自動化を進めることが効率的な運営につながります。
良い経営会議の運営方法のポイントは以下の通りです。

2-1. 良い会議の最適なプロセス

• アジェンダの収集と展開

  アジェンダの収集と作成をデジタル化することで、効率化に繋がります。
  事前展開、事前確認、質疑応答、事前決済の各段階とも、デジタル化することが必要です。

• 会議の開催

  会議の開催において決定事項の管理や、ペーパーレス会議、音声文字起こしの活用という点もデジタル化のポイントです。

• 議事録対応

  議事録作成とTodo管理をデジタル化することも必要です
  また、自動化によってフリーキーワード検索でアジェンダや議事録、添付資料を探せるようになります。

このようにアジェンダの収集から展開、会議の実行、議事録作成、Todo管理まで一括してデジタル化し、さらに自動化することで効率的な会議運営が可能となります。

2-2. 良い会議の運営方法

良い経営会議の運営方法は、会議のデジタル化を進めることで会議の質を向上させることが重要です。
デジタル化によって、業務の約50％が削減できる効果があります。

• 会議運営に関する連絡を自動化

  会議運営に関する連絡を自動化することで、時間と手間を節約できます。
  例えば、会議の開催日時や場所の連絡、会議出席者の招集などです。

• アジェンダの自動収集、及びアジェンダの変更を起案者側が簡単に行えるようにする

  これにより、事務局のアジェンダ作成や変更にかかる時間や手間を大幅に減らすことができます。

• AIを活用してアジェンダの添付資料の要約を行いサマリー作成作業を軽減

  これにより、会議の資料準備が短縮でき、どんなアジェンダなのか把握してもらいやすくなります。

• アジェンダの表紙を自動生成する

  表紙の自動化により、プロフェッショナルさや見栄えを向上させます。
  見やすく整理されたアジェンダは、出席者の会議参加意欲を高める効果もあります。

• アジェンダごとにコメントの情報管理を行う

  これにより、議論の進捗状況を把握できます。
  デジタルツールを使用するとコメントや意見を簡単に共有し、参加者間でのコミュニケーションがスムーズになるメリットがあります。

• 事前決裁機能を活用する

  会議で深く議論することのない議案などを事前に済ませることで、会議時間を重要な議論や戦略立案に充てることができます。

• AIを活用して議事録の作成作業を軽減する

  AI文字認識技術を使用することで、会議中の音声をテキストに変換し、議事録を迅速に作成することができます。
  これにより、会議事務局の負担が減ります。

• フリーキーワード検索を使用して、アジェンダや議事録、添付資料などを効率的に検索できる

  デジタル化された情報はキーワードで簡単に検索できるため、出席者が必要な情報に素早くアクセスできる効果があります。

3. 上位会議体の最適な会議実践方法とは？

3-1. 会議前

• 会議の目的を明確にし、運用ルールを決める

  会議の目的を定めることで、議論の焦点を絞り、効果的な意思決定を行うための基盤を整えます。
  また、会議の進行方法や参加者のルールも明確化し、円滑な議論を促進します。

• 起案の質を高める

  事前に会議資料や議題を共有し、参加者が内容を理解する時間を確保します。
  事前の情報の共有と理解度の向上は、意見の質や効率的な意思決定に直結します。

• 参加者が事前に内容を理解する

  会議前に参加者に対して事前資料を共有し、関連情報を提供します。
  これにより、参加者は事前に議論の準備をし、効果的な意見交換が可能となります。

• 議論に必要な時間を確保する

  会議のスケジュールを適切に調整し、議論に十分な時間を確保します。
  タスクや議題の優先順位を考慮し、議論の進行に適した時間配分を行います。

3-1-1. DX活用方法

• 自動通知を活用する

  会議のスケジュールや議題の変更情報を自動的に通知する仕組みを導入することで、情報共有をスムーズに行います。

• サマリテンプレートを活用する

  議論の要点や結論、アクションアイテムなどを早期にまとめるために、サマリーテンプレートの活用が有効です。

• コメント機能で事前にフィードバックする

  会議資料や議題に対して、出席者が事前にコメントやフィードバックを行うことで、意見の共有や質疑応答を効率化します。

• 事前にアジェンダを展開する

  会議のアジェンダを事前に共有し、出席者に議論の方向性や予定される議案を事前に伝えます。
  これにより、参加者が議論の重要なポイントを把握し、準備を進めることができます。

• コメント機能で質疑をする

  事前に会議資料に対して質問や疑問をコメントとして投稿することで、会議中の質疑応答の効率化を図ります。
  出席者はこめコメントを確認し、回答を準備することができます。

• コメント事前決裁で論点を明確にする

  出席者が議題に関するコメントや賛否を事前に投稿し、意見の相違点や重要な論点を事前に洗い出します。
  これにより、会議中の議論の進行がスムーズになります。

3-2. 会議中、会議後

• 議論する場づくりをする（雰囲気作り）

  ポジティブな雰囲気を醸成し、積極的な参加を促すために、会議室の環境やコミュニケーションのルールを整えます。
  司会者は出席者の意見を尊重し、建設的なディスカッションが行われるように配慮します。

• 前回までのToDoの進捗確認をする

  前回の会議で設定されたアクションアイテムやタスクの進捗状況を確認し、責任者に対して報告やフォローアップを行います。
  これにより、業務の推進と責任の明確化を図ります。

• 論点を中心に議論を行う

  アジェンダに基づき、議論すべき論点に集中します。
  関係者が的確な情報を提供し、異なる意見や視点を交えてディスカッションを進めます。
  また、意見の対立や課題解決に向けたアイディアの共有も必要です

• 結論・ToDoをその場で明確にする

  議論の結果、合意や決定事項、具体的なアクションアイテムなどをその場で明確にします。
  この際、責任者や期限を明示し、次のステップに向けた具体的な行動計画を策定することも必要です。

• 議事録を作成する

  会議の内容や結論、アクションアイテムなどをまとめた議事録を作成します。
  会議の進行や意思決定の過程を正確に記録し、後で参照できるようにします。

3-2-1. DX活用方法

• Todo管理の進捗を確認する

  DXツールやプロジェクト管理ツールを活用して、会議で設定されたToDoの進捗状況を可視化し、効果的な管理を行います。
  進捗状況や課題の共有により、プロジェクトの進行を追跡し、必要な修正や調整が可能となります。

• コメント・決裁機能で論点を事前に洗い出し、議論を行う

  事前に会議資料に対するコメントや意見を投稿し、決裁機能を利用して重要な論点を明確化します。
  これにより、会議中の議論が焦点を絞りやすくなり、効率的な意思決定が可能となります。

• 音声文字起こしを使って議事録を作成する

  会議中の音声を文字起こしするツールを活用して、リアルタイムで議事録を作成します。
  これにより、会議の詳細や議論の流れを正確に記録し、後で復習や参照ができるようになります。

• 結論・Todoを会議中に記載す

  会議中に結論やアクションアイテムを確定し、即座に議事録に記載します。
  これにより、会議後のアクションアイテムの漏れや混乱を防ぎ、スムーズな業務推進が図れます。

• 議事録を完成させ、管理する

  会議後に議事録を最終版に仕上げ、関係者に展開します。
  適切なフォーマットで整理された議事録を作成し、必要な時に簡単に検索できるようにします。
  また、添付資料も適切に管理し、関連情報へのアクセスを容易にします。

上位会議体の最適な会議実践方法は、会議前の準備とDXツールの活用、会議中の議論の重点化とアクションアイテムの明確化、そして会議後の記録作成と管理によって効果的に実現されます。
これにより、意思決定プロセスを迅速化し、効率的な意思決定と業務推進を実現することができます。
また、適切な情報共有や意見交換がスムーズに行われ、効果的な会議が実現されます。

尚、適切な会議実践方法は、組織や会議の性質によって異なる場合もあります。
そのため、会議実施後に参加者のフィードバックを収集し、改善点や要望を把握することも重要です。
定期的な振り返りと改善を通じて、上位会議体の会議実践方法をさらに進化させていくことが求められます。

4. 良い経営会議の運営ポイント

良い会議に必要な以下のプロセスを徹底的に実施することが重要です。

これらのプロセスを徹底的に実施することにより、会議は効果的かつ効率的に進行します。
出席者全員が一体感を持ちながら意見を交換し、意義のある結果を得ることも可能となるでしょう。
適切なプロセスを経て会議を進めることは、組織の成果を最大化するために欠かせません。

5. まとめ

経営会議の効率化は、企業成長において重要な役割を果たします。
現状、多くの企業で、アジェンダや議事録の管理、アジェンダの収集や表紙作成の手間、議事録作成にかかる時間などが課題としてが挙げられています。
効率的な経営会議の運営方法としては、デジタル化と自動化を進めることが重要です。
アジェンダのデジタル化や自動収集、議事録の自動作成、会議運営に関する連絡の自動化など、複数の業務の効率化が促進されます。
また、AIを活用した音声文字起こしやフリーキーワード検索も効率化に貢献します。
良い会議の運営方法としては、会議の目的の明確化、運用ルールの決定、起案の質の向上、参加者の事前準備の促進などがポイントになります。
上位会議体の最適な実践方法としては、DX活用による自動通報やサマリテンプレートの活用などが効果的です。
これらの取り組みにより、効率的な経営会議の運営が実現され、企業の成長と発展につながることは必至です。