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「採用代行」とは
厚生労働省が実施した過去の調査にも示されているように、採用代行は明確な定義が確立されておらず、採用プロセス・戦略の設計、募集要件の策定、母集団形成の提案・応募の管理、候補者との日程調整、書類の発送・管理、面接指導、など幅広い業務を支援できる点が特徴です。
また、採用代行（RPO）を提供する企業の業種・業態もさまざまで、アウトソーシング専業事業者の他、人材派遣・人材紹介、人事コンサルティング、広告代理店などを提供する企業が事業の一環として行う場合もあります。
※参考：厚生労働省「労働者の募集・採用に関する実態調査報告書（平成18年実施）（委託先：（株）三菱ＵＦＪリサーチ＆コンサルティング）」
採用代行と類似したサービスとして「人材紹介」や「採用コンサルティング」があります。
人材紹介は、“求人者と求職者双方の申込みを受け、雇用関係の成立をあっせんする事業”のことで、いわゆる「エージェント」を指します。依頼企業の希望するスキルや経歴を持った人材を見つけ、紹介することに特化している点が、採用代行との大きな違いです。
また、採用コンサルティングは、採用課題を解決するために最適な改善提案を実施し、成功に導くためのノウハウを提供するサービスをいいます。具体的な採用業務の代行、施策の実施代行についてはスコープ外となることが多く、あくまでもアセスメントや改善提案に留まります。ただし、採用代行（RPO）を提供する企業がコンサルティングを実施するケースもあり、その場合はコンサルティング支援、採用実務支援の両サービスを受けることが可能です。
～あわせて読みたい～
「採用代行（RPO）と人材紹介の違いとは？サービスや料金体系の違い、メリット・デメリット、選び方を解説」
採用代行を業務委託することは違法ではない
採用業務を外部のパートナー企業に任せるにあたり、「外部の事業者に自社の採用活動を委ねることが、労働者保護の法規制に抵触するのではないかという懸念は、リスク管理の観点から当然のことです。
結論から述べると、採用に関する業務を外部の事業者に業務委託すること自体は、法律上問題ありません。
その根拠は、職業安定法が規制しているのは「労働者の募集」や「職業紹介」に該当する行為であり、採用活動に付随するすべての業務を一律に禁じているわけではない点にあります。
同法第4条第5項では「労働者の募集」を、下記のように定義しています。
また、同法第4条第1項では「職業紹介」を次のように定義しています。
※参考：e-Gov法令検索「職業安定法」
つまり、法的に問題となりやすいのは、主に以下の場合です。
求職者への勧誘・募集
求人者と求職者の間の雇用関係成立のあっせん
- 求人・求職者情報の提供方法が実質的に職業紹介に当たる場合
- 募集受託者としての許可・届出が必要な場合
具体的に、以下のような業務は「事務的な補助」として位置づけられ、特段の許認可を要しないことが多いと考えられます。
| 求人原稿・採用サイトの制作支援 | 企業の指示・監修のもとで行う制作業務 |
| 応募者情報の整理・管理 | 履歴書データの入力、採用管理システム（ATS）への登録 |
| 面接日程の調整 | 候補者と面接官のスケジュール調整、会場案内 |
| 事務連絡・リマインド | 面接案内メールの送信、選考結果の定型連絡（企業が決定した内容の伝達） |
| 採用広報の支援 | 企業ブランディングに関するコンテンツ制作や広報施策の実行 |
一方で、候補者に対して積極的に応募を促す行為や、実質的に採否の判断に近い業務を外部へ任せる場合には、「委託募集」や「職業紹介」との関係を慎重に確認する必要があります。
「業務委託＝違法」ではなく、「委託する業務の中身によってリスクが変わる」という点をまず押さえておきましょう。
採用代行と委託募集・職業紹介との違いを解説
ここまで、採用代行の業務委託における考え方を整理してきました。ここからは、法的リスクをより正確に理解するために、職業安定法が定める「委託募集」や「職業紹介」という概念と、採用代行との違いを詳しく見ていきます。
はじめに「委託募集」について確認
“採用代行は違法なのか？”を解説するうえで「委託募集」への理解が必要です。まずは、この委託募集について整理してみましょう。
委託募集については職業安定法第36条で定められています。簡潔に説明すると、労働者を募集する者（募集主）が自社の従業員ではない第三者（外部パートナー）に対価を支払い、労働者の募集を行わせることです。ここで言う“労働者の募集”についても同法第4条で示されています。
また、委託募集は第三者を介する募集方法になるため、適格性の観点から募集受託者に報酬を支払って行う場合は、厚生労働大臣または労働者を募集する事業所を管轄する都道府県労働局長の許可を受けなくてはなりません（職業安定法第36条1項、同法第60条、同法施行規則第37条1項6号）。
また、報酬の額についても、あらかじめ厚生労働大臣の認可を受ける必要があります。一方、募集受託者に報酬を支払わずに行う場合は、厚生労働大臣または都道府県労働局長への届出が必要となります。
※参考：厚生労働省「募集・求人業務取扱要領（3．委託募集）」
採用代行（RPO）は採用業務を外部に委託するサービスの総称であり、委託する業務の実態が「労働者の募集（勧誘）」に当たる場合には職業安定法上の「委託募集」に該当し得ます。したがって、「採用代行＝一律に委託募集」ではなく、業務範囲に応じてその該当性を判断することが重要となるのです。
採用代行業者へ依頼する業務が委託募集に該当するのか・該当しないのか、が違法性を問う論点となるためサービス導入前に事前に確認をしておくことが重要です。
委託募集と職業紹介の違い
採用代行の適法性を判断する際、「委託募集」と「職業紹介」の違いを正確に理解しておくことが不可欠です。委託する業務の実態によって、適用される法律や必要な許可の基準が大きく異なるためです。
委託募集は「労働者を雇用しようとする者が、その被用者以外の第三者に労働者の募集に従事させる形態」を指します（職業安定法第4条第5項）。報酬を支払う場合と支払わない場合の双方が含まれ、それぞれ必要な行政手続きが異なる点に注意が必要です。
※参考：厚生労働省「委託募集について」
一方、職業紹介は「求人及び求職の申込みを受け、求人者と求職者との間における雇用関係の成立をあっせんすること」と定義されています（職業安定法第4条第1項）。
※参考：e-Gov法令検索「職業安定法」
それぞれの違いを以下の比較表にまとめました。
| 区分 | 内容および法的定義 | 許可・確認の主要なポイント |
|---|---|---|
| 採用代行（RPO） | 採用業務の一部または全部を外部 に委託するサービスの総称 |
・委託する業務の実態によって 「委託募集」や「職業紹介」に 該当する可能性があるため、個 別の確認が必要 |
| 委託募集 | 労働者を雇用しようとする者が、 被用者以外の第三者に労働者の 募集に従事させる形態。報酬を 支払う場合と支払わない場合で 手続きが異なる |
・報酬を伴う場合は厚生労働大臣 または都道府県労働局長の「許可」 が必要（第36条第1項） ・無報酬の場合は「届出」が必要 （第36条第3項） ・募集地域や人数の規模に応じて 管轄が厚生労働大臣と都道府県労 働局長に分かれる |
| 職業紹介 | 求職者と求人企業の双方から申込 みを受け、両者間の雇用関係成立 をあっせんする行為 |
・営利目的で行う場合は「有料職 業紹介事業許可」（第30条）、無報 酬で行う場合は「無料職業紹介事 業の許可等」（第33条等）の取得が 必要 |
| 事務代行 | 代行業者独自の判断による候補者 の選別や意思疎通の加工を一切行 わず、求人企業の明確な指示に基 づく機械的なデータ処理や日程調 整のみを行う業務 |
・募集やあっせんに該当しない ため、原則として許可不要 ・ただし令和4年改正で明確化さ れた「募集情報等提供」と「職業 紹介」の境界基準に照らし、業者 側の独自の判断による情報の選別 ・加工が行われていないか確認が 必要 ※参考：厚生労働省「令和４年職 業安定法の改正について」 |
※参考：e-Gov法令検索「職業安定法」
※参考：厚生労働省「募集・求人業務取扱要領（3．委託募集）」
特に注意が必要なのは、昨今主流となっているダイレクトリクルーティング（スカウト）の運用代行です。
厚生労働省の指針では、「求人者に紹介するため求職者を探索した上、当該求職者に就職するよう勧奨し、これに応じて求職の申込みをした者をあっせんするいわゆるスカウト行為を事業として行う場合は職業紹介事業に含まれる」とされています。
つまり、代行業者が独自のデータベースを用いる場合に限らず、求人企業が契約するスカウト媒体に代行業者がログインして代理運用する場合であっても、業者側の独自の判断で候補者を選定・勧奨すれば「職業紹介事業」に該当する可能性が高いといえます。
そのため、「企業の指示に基づく機械的な運用」と「業者独自の判断による選別・勧奨」の線引きには十分な注意が必要です。
委託募集に当たらない業務の一例
前述の通り、委託募集を行う際には厚生労働大臣や労働局長からの許可が必要となり、この許可を得ないまま委託募集を行うと職業安定法に抵触することになります。
ただし、委託側（募集主）が募集や候補者選考、採否判断を自社で行い、あくまでも採用活動に関する事務的なサポートを委託している場合は委託募集に当たりません。
具体的には、「ハローワークに対して求人票の提出する」、「求人広告の掲載・管理を行う」、「人材紹介会社へ紹介を依頼する」などの業務は募集委託ではないため、許可を得ていない場合でも違法性を問われることはないと言えるでしょう。他にも委託募集に当たらない業務例を一部ご紹介します。
- 母集団形成の提案（求人広告の選定・エージェントコントロールなど）
- 応募者、候補者情報の登録・管理（ATSの管理）
- 面接の日程調整や選考結果の連絡業務
- 内定者に対する入社関連書類の発送業務
- 採用試験問題の作成～実施
- 採用戦略や計画の立案、採用ターゲットの再定義などのコンサルティング
また、受託企業が“職業紹介事業”の許可を受けている場合や資本を同じにするグループ企業が一時的に対応する場合など例外規定に該当する際には委託募集に当たりません。
前述したように採用代行が委託募集に当たるかの判断は、業務実態で決まります。募集行為自体を外部パートナーへ依頼することや採用・不採用の判断まで外部へ任せることは募集委託となり、依頼企業・受託企業ともに許可を得る必要がありますので、この判断に迷う場合には行政機関等へ相談をするようにしましょう。
委託募集に当たる業務の依頼には“許可”が必要
「採用代行」の違法性は、前述した「委託募集」に当たるのか、またその許可を得ているのか、などが論点となります。
委託募集に当たる業務を委託する（受託する）場合には法律に基づき、厚生労働大臣や都道府県労働局長からの許可が必要な業務となります。委託企業（募集主）・受託企業がこれらの許可を得た上で採用代行が実施されていれば、違法性はありません。
また、許可を得ていない場合でも、委託募集に当たらない業務（採用事務やコンサルティングなど）を委託する場合には同様に違法ではないと言えるでしょう。
※参考：職業安定法第36条1項
委託募集に該当する業務は「募集」「選考」「採用活動」です。候補者の採否判断までを外部の第三者が行うため、適格性の観点からこのような業務を委託する場合には、委託企業と受託企業の双方が許可基準を満たし、届出を出していれば違法にはなりません。
「厚生労働大臣や都道府県労働局長が定める許可基準」として押さえておきたい条文は次の2つです。
第三十六条 労働者を雇用しようとする者が、その被用者以外の者をして報酬を与えて労働者の募集に従事させようとするときは、厚生労働大臣の許可を受けなければならない。
※引用：職業安定法第36条1項
このような基準が設けられている理由としては「雇用の安全性を守るため」です。労働者が採用された際に不利益を被らないようにするには、委託側と受託側の双方が雇用における適格性を満たさなくてはなりません。
そのため、許可基準の内容は、職業安定法や労働関係法令などに大きな違反をしていないかを問われるなど、労働環境や雇用条件の安全性を求める内容が含まれています。また、申請書以外にも帳簿などの資料提出が求められこともあります。
採用業務を委託する際には、自社が依頼する業務内容が「委託募集」に該当するのかを確認した上で、許可を得る必要があるかを判断しましょう。また、受託側である採用代行業者においても委託募集に当たる業務を代行する場合には、許可が求められます。基準を満たしていないにもかかわらず、委託募集を行っている“違法業者”でないかを事前に確認しておきましょう。
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採用代行に必要な許可・許認可と委託募集の判断基準
「採用代行 許可」や「採用代行 許認可」と検索して不安を感じる担当者の方も多いかもしれません。しかし、採用代行を利用するすべてのケースで、一律に許可が必要になるわけではありません。
重要なのは、委託する業務が「委託募集」や「職業紹介」に該当する実態を持つかどうかです。委託募集に該当する場合は、職業安定法第36条に基づく厚生労働大臣または都道府県労働局長の許可が必要となります。一方、職業紹介に該当する場合は、代行業者側が有料職業紹介事業の許可を取得している必要があります。
例えば、面接日程調整など、採用判断や候補者への勧誘に直接関与しない業務であれば、許可不要となる場合が多いでしょう。一方で、候補者への応募勧奨、スカウト送信、候補者推薦、採否判断に近い業務を委託する場合は、許可・許認可の確認が必要です。
委託企業（募集主）の許可が不要となる例
採用代行は委託募集に該当するため募集・選考・採用活動に該当する場合には、許可を得る必要がありますが、自社で募集・選考を行い、採否判断まで対応する際には「委託募集に当たらない」と解釈でき、許可が不要となります。
例えば、採用試験問題の作成・実施の委託や面接官の研修支援などを受けた場合などが挙げられます。この場合「委託募集ではない」という判断になります。また、人材紹介会社や転職エージェント、ヘッドハンティング会社が、求職者を募って企業に斡旋（あっせん）する職業紹介も同様に委託募集には当たらないでしょう。
採用代行は、あくまでも採用にかかわる業務を第三者へ委託することになるため、委託する業務範囲や人材の雇用経路によって、委託側の許可が必要となるかどうかが変わるのです。ですから、採用関連の外部サービスを利用する際は、依頼する業務内容や範囲が「委託募集」に該当するのか・許可を得る必要があるのかを必ず確認しておきましょう。
委託募集の許可が必要となる場合とその条件
委託募集の許可基準については、厚生労働省の「募集・求人業務取扱要領（3．委託募集）」に記載されています。委託企業（募集主）と受託企業で要件は異なるため、委託を検討している際や受託企業側が基準を適切に満たしているかを判断する際に必ず確認しておくことが重要です。
まずは委託企業（募集主）の許可基準をまとめました。
【委託企業（募集主）に関する要件】
| 事業主の徳性 | 職業安定法をはじめ、労働関係法令に係る重要な違反をしていないこと |
|---|---|
| 募集に係る労働条件 | ・労働条件が適切である ・法令に違反するものではない ・同地域における同業種の賃金水準に比較して著しく低い金額ではない ・募集に係る業務内容および労働条件が明示されている ・適用事業所は社会保険・労働保険に適切に加入している |
| 報酬 | 厚生労働大臣の認可を受けた報酬以外の財物を与えるものではない |
上記の許可基準を確認いただければ分かりますが、基本的な項目が多く、健全な企業運営を行っていれば満たすことができるものが多いでしょう。続いては、受託側である採用代行企業に設けられている許可基準を見ていきます。
【受託企業に関する要件】
| 事業主の徳性 | 職業安定法をはじめ、労働関係法令に係る重要な違反をしていないこと |
|---|---|
| 業務遂行能力 | 精神の機能の障害により労働者の募集を行うに当たって必要な認知、 判断及び意思疎通を適当に行うことができない者でないこと |
| 採用に関する知識 | 労働関係法令及び募集内容、職種に関して十分な知識を有していること |
| その他 | 募集を行おうとする期間が１年を超えないものであること |
受託企業の条件は、業務を行う者の「採用における判断力」を問う内容が多いといえます。これは、採用を行う立場である業者が「応募者を的確に判断できるか」を確かめるために設けられています。
このほか、報酬の認可基準にも条件が定められています。
【報酬の認可基準】
委託募集に当たる業務の委託を検討の際は、これらの基準を満たしており、許可を得ているかを確認することが重要です。改めて要件を押さえておきましょう。
※参考：厚生労働省「募集・求人業務取扱要領（3．委託募集）」
許可が必要か判断するチェックポイント
採用代行サービスの導入を検討する段階で、自社が委託しようとしている業務に許可・許認可が必要かどうかを簡易的に確認できるチェックポイントを整理しました。以下の項目に一つでも該当する場合は、単なる事務代行の枠を超えている可能性があるため、関連法令との整合性を検証する必要があります。
| 候補者への勧誘行為 | 代行業者が候補者に対して直接的に応募を勧める業務が含まれているか |
|---|---|
| 裁量によるアプローチ | 代行業者の独自判断によるスカウト送信や候補者の推薦が含まれているか |
| 選考の代替 | 面接での採否判断や、次の選考ステップへ進めるかどうかの実質的な判断を外部に 任せるか |
| 報酬の性質 | 代行業者への報酬が業務稼働の対価ではなく「採用成功」に連動する形態になって いないか（実質的に職業紹介に近い構造になっていないか） |
| 契約上の責任分界 | 自社と委託先の責任範囲が業務委託契約書やSLAで明確に線引きされているか |
| プロセスの透明性 | 候補者対応のログや選考進捗を、自社でいつでも確認できる体制になっているか |
| 情報管理の徹底 | 個人情報の取り扱いルールが明確かつセキュアに保たれているか |
判断に迷う場合は、まず委託したい業務を棚卸しし、「事務代行として委託しやすい業務」「委託募集に該当する可能性がある業務」「職業紹介に該当する可能性がある業務」の3つに分類してみましょう。この分類を行うことで、社内稟議や法務確認でも説明しやすくなります。
それでも判断がつかない場合は、管轄の都道府県労働局や弁護士・社会保険労務士などの専門家に相談することをおすすめします。
採用代行における委託募集時の申請方法
次に、「委託募集」をする際の申請方法について解説していきます。委託に必要な書類などにも触れていきますので、依頼の準備にお役立てください。
申請に必要な書類を用意する
まずは書類の用意です。
委託募集の申請には下記のとおり、都道府県労働局長へ提出する書類が必要ですので、準備をしていきましょう。
【委託募集の申請に必要な書類】
- 厚生労働省発行「委託募集許可等申請書（様式第3号）」
- 上記許可の内容を証明する帳簿や書類
委託募集には条件が設けられており、以下の条件に該当する場合は、都道府県労働局長の許可ではなく、厚生労働大臣の許可が必要です。
- ひとつの都道府県から30人以上募集する場合
- 募集人数が100名以上になる場合
もし、この条件に該当する場合には許可が必要になるので、書類を準備していきましょう。
期限までに書類や資料を提出する
書類の準備ができたら提出していきますが、このときに注意しなくてはならないのが書類の提出期限です。
提出期限は下記の通り決められています。
【委託募集申請書類の提出期限】
| 都道府県労働局長 | 募集開始月の14日前まで |
|---|---|
| 厚生労働大臣 | 募集開始月の21日前まで |
審査結果を確認する
書類提出後は、許可基準に基づいて審査が行われていきます。審査結果は、許可・不許可・条件付き許可の3つの判断のいずれかになりますので、そのつもりで待ちましょう。
ちなみに、委託許可申請は受託側が委託側に代わって行うことが認められています。手続きに慣れていない場合や業務効率を重視する場合などは、許可申請も一緒に進められる業者へ任せるとよいでしょう。
採用代行を導入する際のポイント
続いて、採用代行業者へ依頼する際に押さえておくとよいポイントについて解説していきます。
依頼を検討している場合には、これらのポイントを意識しながら進めていきましょう。
ポイント（1）分担する業務の明確化
委託する範囲と内製でこなす範囲が定まっていない状態で業務を依頼してしまうと、自社と委託業者で業務が「重複」してしまったり、逆に両社が着手しない「漏れ」が発生してしまうなどインシデントにつながりかねないリスク要因となり得ます。
冒頭お伝えした通り、採用業務はその繫雑性から混乱が生じやすい業務と言えますので、不明瞭な状態で委託するのは避けるべきでしょう。
ポイント（2）代行業者と情報を共有する体制づくり
採用活動において必要となる情報としては、「応募者の情報」や「採用業務のノウハウ」などがあります。これらを代行業者と共有できる体制づくりも重要といえます。打ち合わせの際には、情報や進捗をやり取りするためのツールを確認しておきましょう。
また、採用管理システム（ATS）など、自社で利用しているシステムを使うことができれば環境整備には時間やコストが掛からないため、事前にどういったツールで情報を共有できるのか確認しておきましょう。
定例会議やミーティングで情報共有を行っている企業は、情報共有のタイミングについても確認しておくとスムーズに業務を移行できるはずです。
採用代行を依頼する際は、ただ業務を委託するだけではなく、情報を共有しやすい体制作りなど広い視点で考えていくようにしましょう。
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「ATS（採用管理システム完全ガイド｜導入効果から選び方まで徹底解説」
ポイント（3）得意領域やスキルを見極める
対象となるユーザー像を「ペルソナ」と呼びますが、採用においてもペルソナ、つまり「自社が望む人材像」を明確に描くことが重要です。自社と採用代行業者で、このペルソナをしっかり共有できているかというのもポイントになります。
また、そもそも求める人材が市場にいない可能性を考える必要があるため、採用市場の動向や変化を読み解く能力が高く、リサーチを得意とするのかを見極める必要があるでしょう。
採用代行の導入の際は、実績を確認し、リサーチ力や得意とする業種・業態などを把握しておきましょう。また、事前に設計した採用ペルソナを代行業者と共有し、フィードバックを受けると良いでしょう。
法令を遵守し、採用代行を導入しましょう
採用代行を依頼する際には、業務内容が「委託募集」に該当するのか、該当する場合には厚生労働大臣や労働局長からの許可を得ているのかをしっかり確認しておきましょう。
採用競争が激化する中、採用代行を活用することで煩雑な採用業務の効率化を促進できます。また採用事務などノンコア業務を外部へ委託することで、採用戦略の見直し、候補者との関係構築などコア業務に費やす時間の創出もできるでしょう。
パーソルビジネスプロセスデザインでは、採用活動で発生する業務を代行する「採用代行（RPO）サービス」をご提供しています。
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