健康診断の結果を保存する期間は最低5年！取り扱い方法やポイントをわかりやすく解説

健康診断の結果を保存するまでの3つの手順

手順（1）従業員への通知

健康診断の結果が届いたら、受診した従業員全員に結果を通知する必要があります。

健康診断では、医療機関によって異なりますが一般的に「A：異常なし」から「E：要治療」の5段階で判定されます。例え、すべての検査項目が「A：異常なし」であったとしても通知は必要です。

もし健康状態に異常が発覚した従業員がいた場合、再検査を促すことや、必要であれば業務内容の改善に取り組んでいくことが必要になります。

手順（2）産業医と事後措置の実施

次に、産業医と事後措置を実施します。事後措置とは、健康を維持しながら勤務できるようになるための措置です。

これまでの健康診断の結果だけでなく、ストレスチェック結果や月間労働時間を加味したうえで、診断結果に問題が見られた従業員に“措置”を講じます。措置というのは具体的に、次のようなことが行われます。

これらを行う際、「長時間での労働時間」などの労働環境のことや、「基準値以上の検査項目数」といったことの確認が必要になります。

従業員のさまざまな情報を考慮して、「これまでと同じように働き続けて問題がないか」を産業医に判断してもらうことになります。問題を残したまま就業を続けると労働災害が起こるリスクがあるため、合理的な判断が求められます。

そのうえで『健康上に問題がある』と見られた場合、産業医面談で「意見聴取」が実施されます。そして、安全衛生委員会でどのように対応するか方針が審議される、という流れです。

その結果として「このまま通常通り勤務を続けて問題ないか」「配置転換や休業の必要があるか」を判断します。必要であれば残業時間に制限を設けたり、業務内容を調整したりすることもあるでしょう。診断結果や対象者の体調・労働状況によって措置内容は異なりますが、「通常勤務」「就業制限」「要休業」の3区分で検討するのが一般的です。

なお、産業医に従業員の健康診断結果を提示し、措置について意見をもらうのは事業者の義務であるため、これらの対応は必須となります。産業医には保健指導を実施したり、健康上において問題のある従業員に通院を指示したりする義務はありません。

しかし、通院した方が良いかアドバイスをもらえるケースもありますので、必要に応じて意見を求めると良いでしょう。

手順（3）所轄監督署への報告

従業員規模が50人以上である場合、所轄の監督署へ「定期健康診断結果報告書」の提出義務があります。

報告書には、対象年、健康診断年月日、受診労働者数、所見人数、医師の指示人数などが含まれます。

健康診断の結果を取り扱う際のポイント

ポイント（1）遅延なく結果を通知する

労働安全衛生規則では、健康診断の結果は遅延なく通知するよう定められています。つまり、結果が届いたら素早く従業員に知らせることが重要です。なぜなら病気を早期発見することで、早めの対処が可能になるからです。

過去に、企業の健康診断の結果通知が遅いため病状が悪化し、そのことを理由に損害賠償を求めた裁判が行われ、慰謝料の支払いが命じられたケースがありました。

結果が出てから通知までの期間については特に定めはありませんが、企業は従業員の健康を守るためにもできる限り早い対応が求められていると言えるでしょう。

ポイント（2）保存方法は書面または電子データ

ポイント（3）派遣労働者の健康情報は派遣元事業者の責任

派遣社員の健康診断の結果について、どのように扱えばいいか疑問に思う担当者もいらっしゃるでしょう。

派遣社員の健康診断は、派遣元事業者の責任で実施するので、派遣先企業では実施や保管の義務がありません。派遣社員も正社員と同様に、雇入れ時と1年に1度の定期健康診断を実施します。

また、深夜業で働く場合は、配置換えのタイミングと半年に1度の頻度で、健康診断が実施されます。ただし、特殊健康診断は通常、派遣先企業の義務となります。派遣元事業者は、派遣先企業から送付された結果を定められた期間、保存する必要があります。

※参考：厚生労働省 「派遣元が実施すべき事項」

知っておきたい、健康診断に関する法改正

次に、事業者として知っておきたい“健康診断に関する法改正”について、下記の2つの法律に触れ解説していきます。

4-1. 労働安全衛生法令

2017年に「労働安全衛生規則」が改正され、健康診断の有所見者に関する医師への報告義務が記載されました。

つまり、医師から従業員に関する情報提供を求められた場合、企業側は提供を拒否できなくなったのです。情報提供が必要な項目は、次のとおりです。

4-2. 個人情報保護法

2015年に「個人情報保護法」が改正され、下記に引用しているとおり要配慮個人情報の定義が定められました。

※引用：個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号）

健康診断は要配慮個人情報にあたるため、原則として本人の同意なしで取得ができません。これは、差別や偏見などにつながるリスクがあるとして、「慎重な取り扱いが必要な個人情報」として規定されています。

ですから、健康診断の結果を取り扱う際には注意が必要です。診断結果へのアクセス権を限定し、個人情報を適切に管理しなければなりません。

※参考：内閣官房IT総合戦略室 「個人情報保護法の改正概要」

健康診断業務を委託するならパーソルビジネスプロセスデザインへ

前述したとおり、健康診断結果の保存期間は一般健康診断で5年、特殊健康診断では5〜40年です。紙だけでなくデータでも保存可能とされています。しかし、健康診断結果の報告データを作成する際は整形に手間がかかるため、担当者への負担が少なくありません。

そこでぜひおすすめしたいのが、外部委託サービスの利用です。煩雑なデータ化や管理業務を委託できれば、担当者の負担が軽減しコア業務に専念しやすくなるでしょう。

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また、医療機関ごとでバラバラになっている結果表を標準フォーマットにデータ化し、労働基準監督署に報告するデータ作成もお任せいただけます。必要であれば健康保険組合への補助金申請を支援することも可能です。

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