健康管理を「より簡単に」「より効果的に」。健康管理クラウドサービスの仕組みを、資料でご確認ください。
健康診断結果のデータ化が推進されている背景
まず、健康診断結果のデータ化が進んでいる背景について、2点を挙げて解説します。
背景（1）厚生労働省が健康診断結果のデータ化を推進している
厚生労働省は現在、健康診断結果を個人の健康づくりに活かせるよう、データ化を推進しています。その一環として、マイナンバーカードに健康保険証の機能を加え、2021年10月よりマイナポータルで自身の特定健康診断情報や薬剤情報などが閲覧できるようにしました。
※参考：厚生労働省 「マイナンバーカードの健康保険証利用について～医療機関・薬局で利用可能～」
マイナポータルにデータ化された健康情報が保存されることで、いつでもどこからでも閲覧できるようになり、自身の健康情報へのアクセス性が大幅に向上することになりました。
さらに、高額療養費制度に関する申請手続きが不要となったり、転職などで居住地が変わってもデータが引き継がれたりしますので、管理負担が大幅に軽減されました。
このような機能を活用するには『健康診断結果のデータ化』が必須であるため、紙での保存から電子保存への変更が進められているのです。
背景（2）健康診断結果に「産業医の押印」が不要に
企業活動における書類の電子化はこれまでも進められていました。しかし、健康診断の判定結果の電子化は対応が遅れていました。その理由として、健康診断結果の個人票に医師や産業医の押印が法律で義務付けられていたことがあります。そのため、たとえ健康診断結果をデータで受信したとしても、紙に印刷して医師に押印を依頼する必要があったのです。
しかし、2020年8月の法改正により、個人票への押印や電子署名が不要となったため、健康診断に関わる業務のペーパーレス化が実現しやすくなりました。この法改正が『健康診断結果のデータ化』を後押しするものになったことは言うまでもありません。
※参考：厚生労働省 「健康診断個人票や定期健康診断結果報告書等について、医師等の押印等が不要となります。」
健康診断結果をデータ化するメリットとは
では、健康診断結果をデータ化するメリットとして、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは4点を挙げながら解説していきます。
メリット（1）担当者の業務負担が軽減される
健康診断結果のデータ化が進むと、ファイリングやコピーなどの紙の取り扱い業務が減り、印刷や郵送なども含めて担当者負担が軽減されるメリットがあります。紙を保管する場所を確保するとか、管理する業務なども省かれますので、業務の効率化にもつながるでしょう。
また、健康診断結果をデータ保存すれば、紙と比べて情報管理が容易になります。特定の従業員や特定の検査項目を検索したり、データを取得したりする時間が短縮されるのもメリットのひとつでしょう。従業員の健康状態を迅速に把握しやすくなり、産業医との面談に必要な準備も効率化されるのです。
さらに、紙での保存では保管場所の移動により情報の紛失リスクがありました。その点、データでの保存であれば、アクセス制限を設定することで健康診断結果の紛失や流出リスクがありません。
このように、データでの保存であれば健康診断結果を管理する担当者の負担を減らしながらも、安全な管理ができるようになるのです。
メリット（2）従業員へ素早いアプローチが可能になる
健康診断の結果がデータ化されていれば、紙と比べて処理スピードが速くなり、従業員への素早いアプローチが実現します。診断結果を管理する従業員の数が多い場合、紙での取り扱いは手間がかかり、従業員への通知が遅れるリスクがあるでしょう。
通知が届くまでの間に健康状態が悪化する恐れもありますので、少しでも早いアプローチが理想的です。その点、データ管理を徹底的に行えば、必要に応じて従業員に健康指導や再検査の案内を速やかに実施できるでしょう。
メリット（3）コラボヘルスを促進できる
『コラボヘルス』とは、事業主と保険者がそれぞれの役割を理解し、積極的に関与しながら、予防を含めた健康づくりを支援することです。コラボヘルスは、双方が協力して「健康経営」と「データヘルス」のふたつを推進することで、相乗効果が高まると考えられています。
「データヘルス」とは、従業員の健康データを収集し、分析したうえで予防対策や健康指導を実施するためのものです。健康診断の結果や“レセプト”と呼ばれる診療報酬明細書をデータ化して分析することで、個人ごとにパーソナライズした対策を促進できます。
超高齢化社会が進む日本では、従業員の健康は企業の「資産」と考えられています。健康診断結果をデータ化して活用することは、今後の企業存続において重要だといえるでしょう。
メリット（4）健康経営の促進など“コア業務”に集中できる
前述した通り、コラボヘルスを推進するうえでも『健康経営』の促進は必須です。
健康経営を推進するために、社内では人事部や総務部を中心とした体制の構築が必要ですが、健康診断結果の管理業務に人的リソースを割かれていては、コア業務に取りかかれません。
そこで重要になるのが、“紙からの脱却”です。データでの管理へ移行することで、事務業務の工数を大幅に削減することができるのです。ですから、企業はいち早く健康診断の判定結果をデータ化して、人的リソースを確保していく必要があるといえるでしょう。
健康診断結果を表計算ソフト（Excelなど）で管理する方法
健康診断結果をデータ化する方法のひとつが、Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトを使って自社で管理する方法です。新たに専用システムを導入しなくても始められるため、従業員数や取り扱うデータ量が少ない場合には、比較的取り組みやすい方法といえるでしょう。
一方、健康診断結果は、受診する医療機関によって項目名や判定区分、データ形式が異なる場合があります。そのため、Excelへ入力・集約する際には、データの形式をそろえ、正確性を確認する作業が必要です。
ここでは、健康診断結果をExcelなどで管理するメリットと、運用上の注意点を解説します。
表計算ソフトで管理するメリット
前述の通り、Excelなどの表計算ソフトを使って健康診断結果を管理するメリットは、新たに専用システムを導入しなくても、既存の環境を利用してデータ化を始められる点です。
健康診断を受ける医療機関が限られており、従業員数や管理する項目が少ない場合には、受診日、検査項目、判定結果などを一覧にまとめることで、従業員ごとの状況を確認しやすくなります。医療機関からCSV形式などで結果を受け取れる場合は、手入力の範囲を減らすこともできるでしょう。
また、自社の運用に合わせて管理項目を設定できる点もメリットです。受診状況や再検査の要否など、担当者が確認したい情報を追加し、自社独自の管理表を作成できます。ただし、健康診断結果は要配慮個人情報に該当するため、ファイルの保存場所や閲覧できる担当者を限定するなど、適切な取り扱いが求められます。
表計算ソフトで管理する際の注意点
表計算ソフトは手軽に利用できる一方、従業員数や利用する健診機関が増えるほど、データの入力・更新作業が複雑になりやすい点に注意が必要です。健診機関によって検査項目の名称や判定区分、結果のフォーマットが異なる場合には、データを統一してから入力しなければなりません。紙の結果を手入力する場合には、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーが起こる可能性もあります。また、年度ごと、事業場ごと、担当者ごとにファイルが分かれていると、どのファイルが最新なのか分からなくなったり、従業員ごとの過去結果を確認するのに時間がかかったりすることがあります。加えて、複数の担当者が同じファイルを更新する場合には、誤ってデータを上書きしてしまう可能性も考えられるでしょう。
さらに、健康診断結果には保存期間が定められているため、退職者を含めたデータの保存やアクセス権限、バックアップ、廃棄方法について厳格なルール設定が必要になります。従業員数やデータ量が増え、Excelによる入力・更新・検索に負担を感じるようになった場合は、健康診断結果を統一した形式で蓄積できる健康管理システムの導入を検討するとよいでしょう。
健康管理を「より簡単に」「より効果的に」。健康管理クラウドサービスの仕組みを、資料でご確認ください。
健康診断結果を健康管理システムで一元管理する方法
健康診断結果を継続的に蓄積し、産業保健業務に活用する方法として、健康管理システムを導入する方法があります。
健康管理システムを利用すると、従業員ごとの健診結果を一つの環境へ集約し、過去の結果を含めて管理しやすくなります。加えて、Excelなどによる管理で生じやすい、「データ形式のばらつき」「ファイルの分散」「更新作業の属人化」といった課題の解消にもつながるでしょう。
ここでは、健康管理システムで一元管理するメリットと、導入時に確認したいポイントを解説します。
健康管理システムで一元管理するメリット
健康管理システムを利用するメリットは、健康診断結果を従業員単位で集約し、継続的に管理できることです。
毎年の健診結果を同じ環境へ蓄積することで、必要な情報を検索しやすくなり、数値や判定結果の変化も確認しやすくなります。紙や年度別のExcelファイルを探す作業を減らし、産業医面談や健康管理業務に必要な情報を参照しやすくなるでしょう。
また、健診結果だけでなく、労働時間、疾病情報、産業医による判定、面談・相談記録などを管理できるシステムであれば、従業員の健康状態を複数の情報から確認できます。労働基準監督署への報告帳票作成に対応したシステムを利用することで、集計や報告業務の効率化も期待できます。
株式会社NTTデータが提供する健康管理システム「Health Data Bank」では、医療機関ごとに異なる健診データを統一形式で管理できるほか、健診結果や労働時間、疾病情報、産業医判定、面談・相談記録などの一元管理、労働基準監督署への報告帳票作成に対応しています（パーソルビジネスプロセスデザインはNTTデータの販売特約店です）。
※「Health Data Bank」は株式会社NTTデータの登録商標です。
健康管理システムを導入する際の確認ポイント
健康管理システムを導入する際には、搭載されている機能だけでなく、自社の健康管理業務に合った運用ができるかを確認することが重要です。
まず、現在保有している健診結果の形式や保存状況を整理し、どのデータをシステムへ移行するかを決めます。紙、Excel、CSVなど複数の形式で管理している場合は、過去のデータをどこまで取り込むのか、移行後も参照する必要があるのかを検討しましょう。
次に、システムを利用する人と、それぞれが閲覧できる情報の範囲を整理します。健康診断結果は要配慮個人情報であるため、人事労務担当者、産業医、保健師など、担当者の役割に応じたアクセス権限を設定する必要があります。
そのほか、以下の点も確認しておきましょう。
- 利用している健診機関のデータ形式に対応できるか
- 過去の健診結果を移行できるか
- 健診結果を従業員単位で経年管理できるか
- 産業医判定や面談記録などを管理できるか
- 報告帳票の作成に対応しているか
- 利用者ごとにアクセス権限を設定できるか
- 導入時や運用開始後のサポートを受けられるか
- 個人情報を安全に管理するためのセキュリティ対策が講じられているか
健康管理システムは、単に紙の情報を電子化するためのものではありません。蓄積したデータを検索・確認し、従業員へのフォローや健康課題の把握に活用できるかという視点で選定することが重要です。
まとめ｜健診結果のデータ化は、継続して活用できる仕組みづくりが重要
Excelなどによる管理は比較的始めやすい一方、従業員数や健診機関数が増えると、データ形式の統一、入力内容の確認、ファイルの更新、アクセス権限の管理などにかかる負担が大きくなります。データ化を進める際は、情報を電子化することだけを目的とせず、必要なときに検索・確認し、産業保健業務へ継続的に活用できる状態を目指すことが重要です。
健康管理システム「Health Data Bank」は、健診機関ごとに異なる形式の健診データを統一し、従業員の健康情報を一元管理できる健康管理クラウドサービスです。健診結果のほか、労働時間、疾病情報、産業医判定、面談・相談記録などをまとめて管理し、労働基準監督署への報告帳票作成にも活用できます。
健診結果を単にデータとして保存するだけでなく、従業員へのフォローや健康課題の把握に活用できる仕組みを整えたい場合は、健康管理システム「Health Data Bank」の詳細をご確認ください。
健康管理を「より簡単に」「より効果的に」。健康管理クラウドサービスの仕組みを、資料でご確認ください。
