総務代行サービスとは？基本をわかりやすく解説
総務代行サービスとは、企業が事業を続けていく上で絶対に必要であるものの、直接的な売上には結びつきにくい「ノンコア業務」と呼ばれる業務を、外部の企業にお任せできるサービスのことです。
ここで言うノンコア業務には、例えば書類を作成したり管理したり、会社で使う備品を注文したり、かかってくる電話に対応したりと、日々の会社運営を陰で支えるための様々な業務が含まれます。
これとは反対に、新しい商品を考えたり、お客様に商品を提案する営業活動をしたりといった、会社の売上に直接つながる活動のことを「コア業務」と呼びます。
多くの企業では、限りある社員という大切な資源を、できる限りこのコア業務に集中させたいと考えていますが、かといってノンコア業務をおろそかにするわけにもいきません。
総務代行サービスは、まさにこのような企業の悩みを解決するための有効な選択肢です。
ノンコア業務を専門の外部企業に任せることで、社員は本来の専門性を活かせるコア業務に自分の時間とエネルギーを注ぐことができるようになります。
その結果、会社全体の仕事の効率が上がり、生産性の向上に大きく貢献することが期待できるでしょう。
1-1. ノンコア業務を外部委託｜総務代行で解決できること
総務代行サービスを活用すると、多くの会社が頭を悩ませている「人手不足」や「業務の属人化」といった深刻な問題を解決へと導くことができます。
例えば、総務担当者がたった一人しかいない「一人総務」の会社では、その担当者がお休みを取ったり、もしも退職してしまったりすると、総務の仕事が完全にストップしてしまうという大きなリスクを常に抱えています。
これは決して珍しい話ではありません。
そこで総務代行を導入すれば、特定の個人に頼りきるのではなく、専任のチームが組織として業務を担うため、安定的で継続的な業務の遂行が可能になります。
また、「日々の細々とした雑務に追われてしまい、本来やるべきだったはずの、会社の未来を考えるような戦略的な仕事に全く手が回らない」という課題も、見事に解決できます。
ノンコア業務を外部に委託することで、社内の貴重な人材という資源を解放し、より付加価値の高いコア業務へと集中させることができるのです。
これにより、社員一人ひとりの仕事に対する満足度が向上したり、組織全体の競争力が強化されたりといった、素晴らしい副次的な効果も大いに期待できるでしょう。
1-2. どこまで任せられる？総務代行で委託できる業務範囲の具体例
総務代行サービスでお願いできるお仕事の内容は、実は非常に幅広く、それぞれの会社の「こんなことで困っている」というニーズに合わせて、柔軟にサービスを組み合わせることが可能です。
具体的には、オフィスの受付や代表電話・メールの一次対応といった会社の顔となる窓口業務から、文房具やコピー用紙といった備品や消耗品の発注管理など、日々の細々とした業務まで、本当に多岐にわたります。
これらはほんの一例にすぎません。
さらに、社員の名刺を作成したり管理したり、大切な契約書を整理してファイリングしたり、株主総会や社内イベントの企画・運営をお手伝いしたり、社員の健康診断の手配や福利厚生施設の予約といった、少し専門的な知識が求められる業務にも対応しているサービスがたくさんあります。
サービスを提供している会社によっては、経費精算の代行や勤怠管理のサポートといった、経理や人事の領域に近い業務までカバーしている場合もあります。
大切なのは、まず自社がどの業務に課題を感じているのかをはっきりとさせ、その課題解決にピッタリなサービスを提供してくれる会社を選ぶことです。
「こんな細かいことも頼めるのかな？」と迷ったら、まずは気軽に相談してみることをお勧めします。
1-3. コア業務に集中できる｜総務代行を利用する3つのメリット
総務代行サービスを利用する最大のメリットは、何と言っても社員が「コア業務に集中できる」という理想的な環境を整えられることです。
日々のノンコア業務という名の雑務から解放されることで、社員は自社の売上や成長に直接つながるような、企画の立案や営業活動、新商品の開発といった、より創造的で付加価値の高い仕事に自分の時間とエネルギーを集中させることができます。
これが一つ目の、そして最も大きなメリットと言えるでしょう。
二つ目のメリットは、「コスト削減」につながる可能性があるという点です。
もし総務担当者を新たに正社員として一人雇用する場合、毎月の給与だけでなく、社会保険料の会社負担分や教育研修にかかる費用など、目に見えにくい様々なコストが発生します。
総務代行であれば、必要な業務を必要な分だけ委託できるため、結果的に人件費を大きく抑えられるケースも少なくありません。
そして三つ目のメリットが、「業務品質の向上と安定化」です。
代行サービスを提供する会社は業務プロセス構築のプロであるため、これまで属人化してしまっていた業務の可視化や改善提案も行うことができます。
そのため、担当者の急な退職や部署異動による引き継ぎ問題といったリスクも未然に防ぎ、一年を通して安定した業務の遂行が可能になるのです。
比較検討で失敗しない！総務代行サービスの選び方5つのポイント
世の中に数多く存在する総務代行サービスの中から、自社にとって本当に最適な一社を見つけ出すためには、いくつかの重要なポイントを押さえて比較検討することが大切です。
ただ単に「料金が一番安いから」という理由だけで安易に選んでしまうと、「本当に頼みたかった業務に対応していなかった」「セキュリティ面で不安が残ってしまい、安心して任せられない」といった、導入後の失敗につながりかねないのです。
ここからは、総務代行サービスを選ぶ上での判断基準となる5つのポイントをご紹介します。
それぞれのポイントを具体的に確認し、自社の状況と照らし合わせながら、最適なサービスをじっくりと見極めていきましょう。
2-1. ポイント①：対応業務の範囲は自社の課題と合っているか
総務代行サービスを選ぶ際に、 まず最初に確認すべき最も重要なポイントは、「そのサービスが対応している業務の範囲が、自社の抱える課題とぴったり合っているか」という点です。
そのためには、まず自社の総務部門が現在どのような業務を抱えているのか、その中で「特に負担が大きくなっている業務」「人手が足りていないと感じる業務」「専門知識がなくて困っている業務」は具体的に何なのかを、一つひとつ丁寧に洗い出してみましょう。
この作業が、最適なパートナー選びのスタートラインとなります。
その上で、検討している各代行サービスが提供している業務メニューと照らし合わせ、自社が委託したいと考えている業務をきちんとカバーしているかを確認します。
例えば、一口に「備品管理」と言っても、単に発注だけを代行するのか、それとも在庫の数を数えたり棚卸まで行ってくれたりするのか、サービスによってその内容は様々です。
また、現在は必要なくても、将来的に「この業務もお願いしたい」と委託範囲が広がる可能性も考慮し、柔軟に業務範囲を拡大できるかどうかも確認しておくと、後々とても安心です。
決まったパッケージプランだけでなく、自社の細かい要望に合わせて業務内容をカスタマイズできるかどうかも、重要な判断基準となるでしょう。
2-2. ポイント②：現地常駐か遠隔対応か｜自社に合う提供形態の確認
総務代行サービスの提供形態には、大きく分けて「現地常駐型」と「遠隔対応型（オンライン型）」という2つの種類があります。
どちらの形態が自社にとってより適しているかは、委託したい業務の内容によって大きく異なるため、それぞれの特徴を理解した上で慎重に検討する必要があります。
「現地常駐型」は、代行会社のスタッフがお客様のオフィスに常駐して業務を行うスタイルです。
急な来客への対応や、届いた郵便物の直接的な仕分け、社内での細やかなコミュニケーションが求められるような業務に向いています。
一方、「遠隔対応型」は、チャットツールやWeb会議システムなどを駆使して、オフィス以外の場所から業務をサポートするスタイルです。
電話やメールの対応、データ入力、書類作成といった、物理的な場所を選ばない業務に適しており、一般的には常駐型よりもコストを抑えられる傾向にあります。
まずは、自社が任せたい業務は「物理的にオフィスに人がいる必要があるのか」、それとも「オンライン環境があれば完結できるのか」を丁寧に整理してみましょう。
そして、それぞれの提供形態が持つメリット・デメリットを正しく理解した上で、自社にとって最適な方を選ぶことが重要です。
2-3. ポイント③：情報漏洩を防ぐセキュリティ体制は万全か
総務業務を外部の会社に委託するということは、社員の個人情報や取引先との契約内容、さらには会社の経営に関わるような機密情報など、非常に重要で繊細な情報へのアクセスを、社外の人間に許可するということです。
そのため、依頼を検討している代行サービス会社のセキュリティ体制が、本当に信頼に足るものかどうかは、絶対に妥協してはならない、極めて重要な選定ポイントとなります。
具体的には、まず情報セキュリティに関する国際的な規格である「ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）」や、個人情報の適切な取り扱いを証明する「プライバシーマーク」といった、第三者機関による認証を取得しているかどうかを確認しましょう。
これらの認証は、厳しい審査基準をクリアした企業だけが取得できるため、その会社のセキュリティ意識の高さを測る上での、一つの大きな指標となります。
また、契約を結ぶ前には、情報の取り扱いに関する具体的な社内ルール、従業員へのセキュリティ教育がどのように行われているか、そして万が一情報漏洩という事態が発生してしまった際の対応フローなどについて、詳しく説明を求めましょう。
そして、その説明に納得できるかどうかを、自社の基準でしっかりと見極めることが、後々のトラブルを防ぐために非常に重要です。
2-4. ポイント④：業務改善まで見据えた提案力はあるか
総務代行サービスを選ぶ際には、単に指示された業務を正確にこなしてくれる「作業代行者」として捉えるのではなく、共に会社の業務をより良くしていく「ビジネスパートナー」としての視点を持つことが非常に重要です。
本当に優れた代行サービス会社は、日々の業務を遂行する中で見えてきた課題に対して、「もっと効率的なやり方がありますよ」「このツールを導入すれば、時間とコストをさらに削減できます」といった、プロフェッショナルな視点からの業務改善提案を積極的に行ってくれます。
これは、これまで多くの企業のバックオフィス業務を支援してきた豊富な経験と、業務プロセス全体を鳥の目で俯瞰して見るノウハウがあるからこそ可能な、価値あるサービスと言えるでしょう。
サービスを選定する際には、ぜひ過去の導入事例や実績を確認し、「これまでどのような改善提案を行ってきたのか」を具体的に尋ねてみてください。
現状のやり方をただそのまま踏襲するだけでなく、常に「もっと良くするにはどうすれば良いか」を考え、最適化を目指してくれる提案力のあるパートナーを選ぶこと。
それこそが、長期的に見て会社の生産性を大きく向上させるための、成功の鍵となるのです。
2-5. ポイント⑤：業務量の変動に柔軟に対応できるか（繁閑差への対応力）
企業の総務業務は、一年を通して常に一定の量であるとは限りません。
例えば、年度末や決算期、株主総会の準備期間といった特定の時期には業務が集中して非常に忙しくなる一方で、それ以外の時期は比較的落ち着いている、といった「繁閑差」があるのが一般的です。
このような業務量の波に対して、柔軟に対応できるかどうかも、総務代行サービスを選ぶ上で見逃せない、非常に重要なポイントとなります。
もし、一年で最も忙しい繁忙期に合わせて人員を確保する契約を結んでしまうと、業務が落ち着いている閑散期には人手が余ってしまい、無駄なコストが発生してしまいます。
逆に、閑散期に合わせた最小限の契約では、いざ繁忙期になったときに業務が回らなくなり、サービスの品質低下や業務の遅延といった、本末転倒な事態を招きかねません。
理想的なのは、会社の業務量に応じて、人員体制や料金プランを柔軟に変更できるサービスです。
例えば、使った分だけ料金を支払う「従量課金制」のプランがあるか、繁忙期だけ一時的にスタッフを増員してもらうことは可能か、といった点を事前にしっかりと確認し、一年を通じてコストを最適化できるパートナーを選びましょう。
総務代行サービス導入を成功させる4つのステップ
総務代行サービスの導入を成功させ、その効果を最大限に引き出すためには、事前のしっかりとした準備と、計画的な進行が何よりも大切です。
「とりあえず外部に任せてみよう」といった見切り発車で進めてしまうと、かえって現場が混乱してしまったり、期待していたような効果が得られなかったりする可能性があります。
ここでは、導入で失敗しないために、踏んでおきたい4つの具体的なステップをご紹介します。
3-1. ステップ①：現状の課題と業務内容を整理する
総務代行サービスの導入を検討する上で、すべての始まりとなるのが「現状の把握」です。
まずは、自社の総務部門が現在どのような業務を行っているのか、その全体像を正確に把握することから始めましょう。
具体的には、「誰が」「どのような業務を」「どれくらいの頻度で、どれくらいの時間をかけて」行っているのかを、できるだけ詳細にリストアップしていく作業です。
この作業は地道に感じるかもしれませんが、これを通じて、これまで漠然としていた業務内容が「見える化」され、課題がはっきりと浮かび上がってきます。
例えば、「この業務は特定の担当者にしかできず、属人化が進んでしまっている」「単純なデータ入力作業に、毎日数時間が費やされていて非効率だ」「人手不足が原因で、本来やるべき企画業務に全く着手できていない」といった、具体的な課題が見えてくるはずです。
この現状整理のステップで得られた情報が、次のステップである「どの業務を外部に委託するか」を決定するための、非常に重要な土台となります。
3-2. ステップ②：委託する業務の範囲を具体的に決定する
ステップ①で現状の業務と課題がはっきりと見えてきたら、次はその中から「どの業務を外部に委託するか」を具体的に決定していきます。
このとき、焦っていきなり全ての業務を委託しようとするのではなく、まずは限定的な範囲から試してみる「スモールスタート」という考え方もおすすめです。
例えば、前のステップで課題として挙がった「特定の担当者にしかできないが、手順自体は比較的単純な業務」や、「多くの時間がかかっている定型的なノンコア業務」などを、優先的に委託候補として検討するのが良いでしょう。
委託する業務の範囲を明確に定義しておくことは、後々、代行サービス会社との間で「言った、言わない」といった認識のズレを防ぎ、より正確な見積もりを取得するためにも絶対に不可欠です。
また、「この業務は会社の根幹に関わる重要なものだから社内に残す」「こちらの業務は外部のプロに任せて効率化を図る」といった線引きを、社内の関係者間で事前にしっかりと話し合い、合意を形成しておくことも、スムーズな導入を実現するための重要なポイントとなります。
3-3. ステップ③：円滑な移行に向けた業務設計とルール策定
委託する業務の範囲と、依頼する代行会社が決まったら、いよいよ運用開始に向けた具体的な準備段階へと入ります。
このステップでの目的は、現在の業務をスムーズに代行会社へ引き継ぎ、円滑な運用を実現するためのしっかりとした土台を築くことです。
そのために絶対に欠かせないのが、「業務設計」と「ルール策定」という作業です。
具体的には、委託する業務の一つひとつの手順を誰が見てもわかるように明文化した「業務マニュアル」の作成や、日々のコミュニケーション方法（チャットツールを使うのか、メールなのか、定期的な会議は必要かなど）、業務の進捗報告のフォーマットと頻度、予期せぬトラブルが発生した際の連絡体制や対応フローなどを、代行会社と共同で詳細に決めていきます。
この業務設計のプロセスを、時間をかけて丁寧に行うことで、運用が始まった後で「こんなはずではなかった」というお互いの認識のズレを防ぐことができます。
そして、お互いが安心して業務を進められる信頼関係の基盤を、この段階でしっかりと整えることができるのです。
3-4. ステップ④：運用開始と定期的な効果測定・改善
業務設計とルール策定が完了し、いよいよ総務代行サービスの運用がスタートします。
しかし、ここで「あとは全部お任せ」と安心してはいけません。
導入後の効果を最大化するためには、むしろ運用を開始してからが本当のスタートラインだと考えるべきです。
最も重要なのは、定期的に代行会社とコミュニケーションを取り、運用状況を確認し合う場を設けることです。
例えば、週に一度の定例ミーティングを設定し、業務の進捗状況、その週に発生した課題、そして改善すべき点などをオープンに共有します。
そして、当初の導入目的であった「コストがどれくらい削減できたか」「社員がコア業務に集中できる時間はどれくらい増えたか」といった効果を、感覚ではなく客観的なデータで測定し、評価します（効果測定）。
その結果をもとに、さらなる改善点はないかを代行会社と共に考え、実行していくのです。
この「計画(Plan)→実行(Do)→評価(Check)→改善(Action)」というPDCAサイクルを継続的に回していくことで、総務代行サービスは単なる外部委託ではなく、企業の成長を加速させるパートナーへと進化していくのです。
業務プロセスの構築から伴走する総務代行サービス
ここまでお読みいただいて、総務代行サービスの必要性や導入までの流れをイメージいただけたのではないでしょうか。
「総務代行サービスが気になる」「自社でも導入できるかもしれない」とお考えなら、パーソルビジネスプロセスデザインの総務代行サービスがおすすめです。
最後に、私たちパーソルビジネスプロセスデザインが持つ3つの強みについてご紹介させていただきます。
4-1. マニュアルがなくても安心｜現状整理から業務設計まで一貫支援
「総務代行を導入したい気持ちはあるけれど、長年同じ担当者が対応してきたため業務が属人化していて、きちんとしたマニュアルなんて存在しない…」これは、総務代行の導入を検討する多くの企業が抱える、非常に共通した悩みです。
そんな時は是非、私たちパーソルビジネスプロセスデザインにお任せください。
私たちは、まずお客様への丁寧なヒアリングからスタートします。
専門のスタッフが、現在の業務内容、担当者、作業にかかっている時間、そして何に困っているのかといった課題を一つひとつ丁寧にお聞きし、業務の全体像を「見える化」するところからご支援します。
その上で、長年の業務構築で培ってきた豊富なノウハウを活かし、無駄がなく、誰が担当しても常に同じ品質が保たれる最適な業務フローを設計いたします。
そして最終的には、そのフローを誰にでも分かりやすい業務マニュアルとして形にするところまで責任を持って行います。
このように、現状の整理から業務設計、マニュアル化までを一貫して伴走支援するため、お客様は引き継ぎの大きな負担を感じることなく、スムーズに総務代行サービスを導入することが可能なのです。
4-2. 業務量の繁閑差に合わせた柔軟な人員体制を構築
総務業務における「業務量の波（繁閑差）」は、多くの企業にとってコスト管理上の大きな悩みの種です。
例えば、決算期や株主総会前などの繁忙期に合わせて人員を配置してしまうと、業務が落ち着く閑散期には人手が余ってしまい、無駄なコストが発生してしまいます。
かといって、閑散期に合わせて最小限の人員にしてしまうと、繁忙期に業務が滞り、社員の残業が増えたり、サービスの質が低下したりといった事態を招きかねません。
パーソルビジネスプロセスデザインは、このような課題に対して、明確な解決策をご提供します。
私たちは、まずお客様の年間の業務スケジュールを詳細に分析し、業務量の変動を予測します。
その予測に基づき、繁忙期には迅速に人員を増強し、閑散期には体制をスリム化するといった、オーダーメイドの柔軟な人員体制を構築します。
これにより、お客様は業務の遅延や品質低下といったリスクを回避しながら、年間を通じて人件費を最適化し、常にコストパフォーマンスの高い総務機能を手に入れることができるのです。
4-3. 長年の実績に基づく業務改善提案で継続的にサポート
私たちパーソルビジネスプロセスデザインの真価は、単に業務を代行することだけにあるのではありません。
私たちは、お客様の業務を継続的に改善し、お客様と共に成長していく「ビジネスパートナー」でありたいと心から考えています。
長年にわたるコンタクトセンターやバックオフィス業務の支援で培ってきた、数多くの成功事例と、そこから学んだ失敗事例、そしてそこから得られた深い知見とノウハウこそが、私たちの最大の強みです。
運用開始後も、定期的なレポート報告やミーティングを通じて、業務のパフォーマンスを客観的なデータで分析します。
そして、「この手作業はRPA（ロボットによる業務自動化）で自動化できます」「この承認フローは、もっと簡略化できる可能性があります」といった、具体的な業務改善提案を積極的に行います。
このような継続的な改善活動を通じて、お客様の総務部門の生産性を最大限に高め、組織全体の競争力強化に貢献していくことをお約束します。
4-4. まずは無料相談から｜パーソルビジネスプロセスデザインへのお問い合わせ
ここまでお読みいただき、総務代行サービス、そして私たちのサービスにご興味をお持ちいただけたでしょうか。
「自社の課題がまだ漠然としていて、うまく説明できない」「何から手をつければいいのか、さっぱりわからない」「うちのような小規模な会社でも導入できるのだろうか」など、少しでも疑問や不安に思うことがあれば、ぜひ一度、私たちにお話をお聞かせください。
パーソルビジネスプロセスデザインでは、お客様の課題解決に向けた大切な第一歩として、無料相談を承っております。
経験豊富な専門の担当者が、お客様が抱える現状の課題やご要望を丁寧に、親身になってお伺いし、どのような解決策があるのか、どのようなプランが最適なのかを一緒に考えさせていただきます。
ぜひお気軽に下記のお問い合わせフォームよりご連絡いただければ幸いです。
総務代行に関するご相談はこちらから
