採用率アップ！フォローコール代行で成果を最大化する方法

人材採用領域におけるフォローコール代行とは、企業が人材採用の際に発生する電話・チャット・メールでの連絡業務を専門スタッフへ委託する仕組みのことです。

具体的には、応募者への面接日程調整や説明会への誘導、面接後フォローなどのコミュニケーションを一括して対応します。

こうした業務は意外と時間や手間がかかり、人事担当者の負担になりがちです。

まずはフォローコール代行の特徴や注目される理由を確認してみましょう。

フォローコール代行の大きな特徴として挙げられるのは、応募者に対する電話・チャット・メール等の対応をすべてアウトソーシングできる点です。

専任オペレーターが企業の方針や募集要項をきちんと把握したうえで、応募者とのやり取りを行います。

たとえば、会社説明会やセミナーへの誘導をスムーズに行い、採用活動を効率化するサポート体制を整備している業者も多く存在します。

こうしたプロスタッフの連絡対応により、応募者は企業がきめ細かい気配りをしてくれていると感じやすくなり、採用活動全体の満足度向上にもつながるでしょう。

フォローコール代行が多くの企業で注目される背景には、人事担当者の業務過多という課題があります。

採用活動は求人票の作成や面接スケジュールの調整など多岐にわたり、求職者一人ひとりへのフォローが疎かになるケースも少なくありません。

そこでフォローコール代行を導入すれば、連絡業務を専門家が担ってくれるため、人事担当者は応募者の見極めや面接当日の準備など、より重要なプロセスに注力できます。

また、代行サービスを使うことで対応の標準化が進み、求職者の情報へ迅速かつ確実にアプローチできる点もメリットとして評価されています。

フォローコール代行を導入する企業が増える中、実際にどのような成果が得られているのかは気になるところです。

とりわけ、人材サービスや転職サイトを運営する企業では、応募者と電話で適切にコミュニケーションを取ることで、エントリーの離脱率を減らし、採用率を高める事例が報告されています。

この章では、フォローコール代行の導入成功事例ともたらされた効果について見てみましょう。

ある転職サービス運営企業がフォローコール代行を導入したケースでは、専任オペレーターが応募者一人ひとりに対してきめ細かく連絡を入れる仕組みを整えた結果、面談への参加率や内定承諾率が大きく上昇したといいます。

とりわけ、面接直前のリマインドや面接後のフォローは求職者の安心感を高め、次のステップへスムーズに移行させる上で重要な役割を果たしました。

こうした状況を踏まえると、定型的に見られがちな電話連絡も、実は企業と求職者をつなぐ大事な機会であると再認識できるでしょう。

フォローコール代行の導入により大きく効果が現れるのは、やはり業務負担の軽減と応募者対応の質向上です。

人事担当者は応募者とのコミュニケーションに割く時間を削減でき、その分、面接資料の作成や社内調整など、他の重要業務にエネルギーを注げるようになります。

さらに、外部の専門スタッフが対応を標準化し、一定の品質を確保することで、応募者は均一で安心感のある連絡を受けることが可能です。

その結果、企業への信頼度が高まり、内定獲得にいたるプロセスの円滑化にもつながります。

フォローコール代行を活用するには、まず導入の目的や期待する効果を明確にし、社内での合意形成を行う必要があります。

具体的には、応募者人数や対応すべき連絡の頻度などに合わせて、どの段階までアウトソーシングするかを検討します。

求職者への初期連絡だけを依頼するのか、面接後のフォローアップまで含めるのか、その範囲を明確化することで適切なサービスを選びやすくなります。

また、担当者間の情報共有や業務の流れを整理し、代行業者とスムーズに連携できる体制を整えることも重要です。

フォローコール代行を選ぶ際は、どのような体制が用意されているか、スタッフの教育やトレーニングがしっかり行われているかなどを確認しましょう。

企業ごとに製品やサービスの特徴、採用方針が異なるため、それらを的確に理解し応募者へスムーズに説明できるかが大切です。

フォローコール代行の品質を左右するのは、オペレーターのコミュニケーションスキルや理解力です。

そのため、実績豊富な企業を選ぶことが重要になります。

過去の導入事例やクライアントの声をしっかりチェックして、どのような業種・規模の企業に対応可能かを確認するのも良いでしょう。

また、万一トラブルが発生した場合のサポート体制や連絡の取りやすさも信頼できるサービスを見極めるポイントです。

価格だけにこだわらず、総合的な面で最適なパートナーを見つけることが採用成功の近道となります。

ここでは、パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社ならではのフォローコール代行サービスの特徴と、その強みを生かして成果を最大化する方法をご紹介します。

弊社は全国各地に3000以上のブースを備えるコンタクトセンターを保有しており、多彩なバックグラウンドを持つオペレーターが多数在籍しています。

これにより、季節や採用ピークなどで急激に連絡件数が増えたとしても、安定した質の高いコール対応を維持することが可能です。

また、ブース間で情報をスムーズに共有する仕組みが整っており、応募者からの問い合わせ内容や各企業の採用方針を適切に把握しながら電話対応を行います。

これが、企業と求職者の双方にとって安心感を生み、結果的に採用の成功要因となるのです。

大企業の場合、募集要項を出した途端に数千件という応募が舞い込むこともしばしばあります。

その際、限られた人事スタッフだけでは応募者全員にこまめなフォローコールを行うことが難しくなります。

弊社では、大規模なコールセンター基盤を活かして大量の応募者にも一斉に迅速な連絡が可能です。

さらに、人事担当者からの指示をしっかり汲み取ったうえで統一したメッセージを伝えるため、応募者への印象を統制しやすくするメリットもあります。

細やかなコミュニケーションにより、面接参加率や内定受諾率の向上が期待できます。

応募者とのやり取りを効率化するためには、単純に電話をかけるだけでなく、スケジュール管理やフォローのタイミングを適切に設定することが大切です。

弊社では企業ごとの採用フローに合わせてコールリストを作成し、応募者の状況に応じて連絡内容を調整します。

たとえば、説明会直前のリマインドコールや内定後の不安に寄り添うヒアリングなど、段階に合わせたきめ細やかなフォローを実施します。

こうして適切なタイミングと内容で連絡をすることで、採用活動全体に統一感が生まれ、求職者の満足度を高めることが可能になります。

応募者へのフォローや連絡業務は、実は採用活動全体を左右する重要なステップです。

それだけに、細かいやり取りが増えてしまい、採用担当者の負担が大きくなることもしばしばあります。

パーソルビジネスプロセスデザインのフォローコール代行サービスなら、担当者の業務ひっ迫を解消するだけでなく、大規模コールセンターのネットワークと専門オペレーターのノウハウを活かし、一人ひとりに丁寧で的確な対応が可能です。

「応募者満足度を高めたい」「効率よく採用を進めたい」と望む企業様に、ぜひご利用いただきたいサービスとなっています。

もしご興味があれば、今すぐお問い合わせよりご相談ください。

導入事例なども交えながら、貴社の課題に合わせた最適解をご提案いたします。