入力代行サービス依頼の実例｜部署別事例で見る効率化のヒント

企業の現場では、日々さまざまな情報をシステムやフォーマットに入力する作業が発生します。

請求書や契約書といった書類の入力から、求人広告や展示会で獲得したリード情報の登録まで、内容は多岐にわたります。 

こうした入力作業は一見単純ですが、量が増えると膨大な時間がかかり、ミスのリスクも高まります。 

その結果、本来注力すべき企画や分析などの業務に十分な時間を割けないという課題が生じている企業も多いのではないでしょうか。 

そこで役立つのが「入力代行サービス」です。 

コンタクトセンターでは、各部署で発生する入力業務を専任のチームが巻き取り、正確かつスピーディに処理します。 

これにより、現場担当者はより付加価値の高い業務に集中でき、組織全体の生産性向上を実現できます。 

担当者が繰り返し行う入力業務を委託することで、残業時間や人員負担を減らすことができます。 

費用も正社員や派遣社員を採用するより抑えられることが多いので、結果的にコスト削減に繋がる企業も多いです。 

また、既存の担当者の負担を減らすことでよりコア業務に集中できる環境が整います。 

コンタクトセンターの入力代行サービスで業務開始をする際は、マニュアルの作成と担当者の研修から始まります。 

経験豊富なコンタクトセンター担当者による現場訪問やオンラインでの業務内容キャッチアップを通して、誰でも対応可能なマニュアルを作成しています。 

作業ルールを整理して委託することで、社内に属人化していた作業が標準化され、ミスの防止にもつながります。 

交通費の申請や採用業務など、時期によって業務量に濃淡があるケースもあるのではないでしょうか。 

入力代行サービスはその時の必要工数に合わせてアサインする人員の数を調整することができるため、一時的な忙しさにも対応可能です。 

これは、正社員や派遣社員の採用では解決しづらい、入力代行サービスならではの利点です。 

時期に合わせた人員調整で業務停滞を防ぐことができます。 

近年、業務効率化を考えた際に選択肢として上がるのがAIやRPAといったツールの活用ですが、入力業務においては下記のような理由で導入が難しい場合もあります。 

・手書きの文字を入力する場合や、内容によって微妙なフォーマットの違いがある場合 

→現状のRPAやAIだと正確な入力が難しくエラーが起きてしまうことがある 

・繁忙期や特定のプロジェクトのみなど、短期的に増加する業務の場合 

→そのために新たにツール開発をするとコストがかかってしまう 

こんな場合に入力代行サービスを活用すると、ツールの導入よりも早く正確に、コストを抑えて業務を行うことができます。 

例えば、SaaS業界や通信業界など、請求書発行の頻度が高い業界はその作業にかかる工数の多さから、入力代行サービスを検討されるケースが多いです。 

入力代行サービスなら、請求書フォーマットへの転記作業や再発行の手続きなどに加え、請求先への送付作業まで一貫して巻き取ることも可能です。 

こうした作業を委託することで工数を減らしつつ、管理業務や分析などのより高度な業務に集中することができます。 

採用業務において、求人広告の掲載や更新の作業は、媒体ごとにフォーマットや仕様が異なるため、担当者の負担になりがちです。 

そんな中、入力代行サービスでは、各媒体に合わせた内容の制作・入力を巻き取ることが可能です。 

またダイレクトリクルーティングをお使いの場合は、何かと時間がかかってしまうスカウトメールの文章を作成することもできます。 

社内調整や求職者対応など、現場の担当者しか行うことのできない業務が多い採用活動ですが、部分的に外部委託を行うことで採用充足率の向上が見込めます。 

例えば従業員の交通費申請や年末調整などは、時期によって大きく繁閑差がある業務です。 

こういった業務をスポットで入力代行サービスに委託することで、現場の負担を大幅に減らすことができます。 

新卒社員の入社時期や派遣社員・アルバイトを大量採用した時期など人員の増加に伴う入力業務の増加にもおすすめです。 

営業における入力業務と言えば、顧客情報の入力です。 

特に展示会やイベントなどで大量の名刺交換を行うと、社内データベースへの情報入力に時間がかかってしまい、最適なアプローチのタイミングを逃してしまうかもしれません。 

そんな時に入力代行サービスを使えば、顧客の温度感が高いうちに社内データベースに反映し即座にアプローチをすることができます。 

このように、入力業務は多くの部署に存在しています。 

定型化されていることも多いこれらの業務を入力代行サービスに委託することで、さらなる価値創造が見込まれます。 

まずはパーソルビジネスプロセスデザインの担当者が現場をお伺いしたりオンラインで画面共有をしたりして業務のキャッチアップを行います。 

その上で代行をする際の対応範囲の確定、必要工数の試算、スケジュール・納期のすり合わせ、活用ツールの選定などを行います。 

こちらからキャッチアップを行いますので、特別な準備は必要ありません。 

ステップ1で定めた業務内容を元に、業務の準備を行います。 

具体的には人員のアサイン、マニュアルや必要帳票の作成などです。 

各社様指定のツールやシステムを使用して業務を行う場合は、ツールやアカウントの準備などのアクセス準備もこのタイミングで行います。 

準備が整ったら、いよいよ業務開始です。 

業務をしながら、実際の対応時間を記録したり予実管理を行ったりします。 

またイレギュラーな事態が起こった際にはその内容を内部で共有し、再発防止策を立てています。 

業務を行う中で、定期的な報告も実施しています。 

活動内容や進捗を報告の上、業務効率化に向けた運用フローの改善提案やマニュアルのアップデートを行います。 

こうした報告は隔週、週に1回などご希望に合わせた頻度で実施しています。 

入力業務は比較的単純な内容であることが多いものの、その業務量の多さから工数がひっ迫する原因となりがちです。 

そんな業務を巻き取る入力代行サービスは、工数の削減だけでなく業務の品質を一定にし、よりコア業務に集中できる環境を作り出す、まさに企業の成長を支える仕組み作りの一環と言えるでしょう。 

パーソルビジネスプロセスデザインでは、様々な部署の入力代行を行った豊富な事例があります。 

「自社でも取り入れられるかも？」とお考えの場合は、ぜひお気軽にご相談ください。