人材不足を背景に、間接業務の効率化が急務に
総合建設業を展開するF社では、建設業界全体の人材不足を背景に、人材確保や現場支援の重要性が高まっていました。こうした状況の中、人事部門では採用活動や人材戦略といった本来注力すべき業務への対応が求められる一方で、派遣社員の契約管理や各種事務手続き、労務管理などの業務も担っていました。
派遣社員の契約更新や契約書の確認、システム入力などは件数も多く、担当者の負担になっていたといいます。
同社では、社員がより付加価値の高い業務に集中できる環境を実現するため、派遣管理業務のBPO化を検討しました。
約1,200名規模の派遣管理業務をBPOセンターで運営
F社から相談を受けたパーソルビジネスプロセスデザインでは、BPOオフサイトセンターであるジョブシェアセンターと三宮BPOセンターを活用し、派遣管理業務の運営体制を構築しました。
現在対応している派遣社員数は約1,200名。対象となるのは、派遣契約に関する事務業務全般です。
具体的には、契約書作成、契約内容チェック、システム入力、派遣社員の勤怠管理、36協定に関する時間管理などを担当しています。
派遣契約条件そのものはお客さま側で決定しますが、その後に発生する煩雑な事務業務をパーソルビジネスプロセスデザインが担うことで、人事担当者の負担軽減を実現しています。
BPO化によって見えてきた業務標準化の必要性
運営を進める中で見えてきたのが、支店ごとに異なる運用ルールの存在でした。
契約書の記載方法や確認手順、リーガルチェックの観点などが支店ごとに異なっており、担当者による判断の違いが発生していました。
こうした状況は、業務品質のばらつきや引き継ぎの難しさにつながります。
そこでパーソルビジネスプロセスデザインでは、契約管理業務を集約するだけではなく、各支店の運用方法を整理しながら標準化を推進しました。
業務を受託するだけではなく、「どうすればより効率的に運営できるか」という視点で改善提案を行ったことも、本プロジェクトの大きな特徴です。
e-staffing活用により派遣契約管理のペーパーレス化を推進
改善提案の一つとして進められているのが、派遣管理システム「e-staffing」の導入です。
従来は紙ベースで契約業務を行い、その内容を社内システムへ入力する運用が中心でした。そのため契約処理や承認業務に多くの工数が発生していました。
お客さまからも「ペーパーレス化を進めたい」という要望があり、パーソルビジネスプロセスデザインではe-staffingの活用を提案。現在は段階的な導入を進めています。
システム導入によって、契約管理の電子化、承認業務の効率化、契約確認ルールの統一などが期待されており、さらなる業務効率化につながる見込みです。
業務負担軽減と対応品質が評価され、さらなる業務拡大へ
本プロジェクトでは、定期的なアンケートを通じて利用部門からの評価を確認しています。
その中では、「業務負担が軽減した」「派遣管理業務を安心して任せられる」「レスポンスが早い」「納期を守って対応してくれる」といった声が寄せられています。
また、日々の運営を通じた改善提案の積み重ねが信頼獲得につながり、担当範囲の拡大へと発展しています。現在は約1,200名規模の派遣管理業務を担っていますが、今後は最大5,000件近くまで対応規模が広がる可能性もあり、さらなる業務拡大を見据えた運営を進めています。
パーソルビジネスプロセスデザインでは、単に業務を代行するだけではなく、業務の可視化・標準化・デジタル化まで含めた継続的な改善を通じて、お客さまが本来注力すべき業務へ集中できる環境づくりを支援しています。
