～RPA×VBA×グループウェアを効果的に組み合わせ、業務効率化を実現～
「はたらいて、笑おう。」をビジョンに掲げるパーソルグループのパーソルビジネスプロセスデザイン株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長：市村 和幸、以下「パーソルビジネスプロセスデザイン」）は、2019年10月から支援するパナソニック ホームズ株式会社（本社：大阪府豊中市、代表取締役社長：藤井 孝、以下「パナソニック ホームズ」）に「経理向けデジタルソリューションサービス」を導入し、経理業務130プロセスを自動化させ、年間の作業時間15,000時間※1削減したことをお知らせします。
- 子会社分の処理を含む
背景・導入経緯
パナソニックホームズでは、経理部門の人員減少に加え、支社・支店ごとに行っていた経理業務を将来的に本社に集約化していく方針が決定しました。これにより、30名ほどで運用していた業務を 2分の1の体制規模に変更しても運用できるよう、業務のあり方や人員配置を見直す必要がありました。さらに経理部門では長年、独自でスクラッチ開発で構築してきた経理システムを利用していたため、機能追加や改修に大規模な修正工数やコストが必要になるなど、柔軟に改善できないというハードルの高さが課題となっていました。
支援内容
この課題に対して、パーソルビジネスプロセスデザインは「経理向けデジタルソリューションサービス」を導入し、コンサルティングから業務整理、RPA等のツール導入、運用・保守までを一気通貫で支援しました。
業務整理の結果、手作業で対応していたプロセスを、RPA※2やVBA※3、グループウェアを組み合わせて自動化する方法を採用しました。既存システムを活用しながら効率化できるため、システム改修や新規システム導入が不要で安価で対応でき、またRPA・VBA導入後すぐに工数削減が可能になることから、スピーディーに課題解決を推進できました。- RPA： Robotic Process Automationの略。人間が定めた判断基準や業務内容を元に、プロセスの自動化を行う技術
- VBA：Visual Basic for Applicationsの略。Microsoft Officeのアプリケーションの機能のカスタマイズや拡張を行うためのプログラミング言語
これら自動化により、計130のプロセスの効率化を実現し、年間で15,000時間の削減を達成しました。 これにより、これまで手動で行っていた領域(データダウンロード～整形)をRPAやVBAに任せることができ、コア業務※4に注力できる時間を生み出すことができました。
- 全国拠点でばらついていた手順や対応粒度を統一し、全社としての管理精度を上げるための取り組み
自動化した業務例
①銀行振込入金関連業務の自動化
従来お客様からの入金の度に、経理担当が営業にメール連絡をしていたところを、RPAで自動送信できるシナリオを作成しました。また、入金予定と実績を自動照合して伝票を起票する、未収金や入金予定も自動で通知することを可能にし、最終的には外部サービスと連携して、マスター連携や仕訳データ取り込みなど支払処理も自動化できる形を整えました。年間を通じてタイマーで自動実行される仕組みが完成したことで、この業務に関しては、人が一切介在せずに処理を続けられるスキームになっています。
また経理から営業へのメール送付を自動化したことで、メールのやり取りがほとんどなくなり、両部門とも本来の業務に集中できるようになりました。これまでメールや電話で交換していた業務情報(入金予定日の変更など)については、グループウェアを活用することで双方書き込みが可能な基盤を構築しました。このように、自動化することで経理部門だけでなく会社全体が効率化できることから、自動化できるように業務をどのように変えていくかという視点で、業務を掘り起こし、さまざまな業務の自動化を提案していきました。
➁電子決済関連業務の自動化
電子決済の業務においては、請求書情報のデータ連携・入金情報の仕訳登録など手作業で行っていたフローを完全に自動化し、作業時間の大幅な節約を実現しました。
電子決済の入金実績データは、決済代行会社側で予め取り決められた項目の情報しか抽出できないため、その後の業務処理を行うためには他システムのデータを複数組み合わせて突合する必要がありました。銀行振込が主流で電子決済の件数が少なかった時期には手作業での対応を行っていましたが、データ件数が徐々に増加し、現在では手動で遂行できる業務量ではありません。
そこで、システムからのデータ抽出をRPAで、突合処理をVBAで対応するなどツールを組み合わせることで、データ件数が膨大な作業対応もスピーディに仕訳処理を行えるようになりました。
作業時間は最大で20分の1に短縮され、業務負荷が劇的に軽減されました。
自動化した業務の一例
| 業務名 | RPAで自動化している範囲 |
|---|---|
| 回収管理業務 | 入金予実のメール通知/入金予実の突合/仕訳登録 等 |
| 支払関連業務 | システム間のデータ連携/仕訳登録 等 |
| 資金管理業務 | 大量データのダウンロード/データ整形/各種手続き期日のリマインド通知 |
“人”が対応する業務は確認や承認など最小限に抑え、そのほか全作業が自動化することで業務の効率化を実現しました。現在、RPAやVBAの運用・保守を実施していることに加え、今後は新たな業務の自動化にAIやデータ分析も活用し、さらなる業務の効率化を実現してまいります。
パナソニック ホームズ株式会社 経理部 業務革新課 大西 真美 様
通常の外部委託の場合、営業担当者、コーディネーター、開発者と役割が分かれているため、こちらの要望を伝える過程でタイムラグが発生することが少なくありません。しかし、パーソルビジネスプロセスデザインにご依頼した際には、一人の担当者が営業としてのヒアリングから開発者としての実装までを一貫して対応、この一気通貫のご支援により、スムーズにプロジェクトを進めることができました。こちらの説明をすぐに理解し、RPA一本で考えていた私たちにVBAとの連携を提案するなど、違う角度からの改善策を次々に提案していただいたことから、今回の成果が生まれたと実感しています。今後は経理以外の部門にも自動化を広げ、是非またご一緒できればと考えています。
（事例インタビュー全文はこちら：https://persol-bd.co.jp/case/dxsolution/panasonichomes）パナソニック ホームズについて
会社名： パナソニック ホームズ株式会社
代表者 ： 代表取締役社長 藤井 孝
所在地 ： 〒560-8543 大阪府豊中市新千里西町1丁目1番4号
設立 ： 1963年7月
事業内容 ： 建築請負事業、不動産事業、住宅システム部材販売事業
資本金 ： 28,375百万円
URL ： https://homes.panasonic.com/