～ 幼児教育･保育無償化制度に関わる業務を効率化し、札幌市のより良い保育サービスの実現に寄与 ～
導入背景・課題
札幌市のこども未来局は、国の幼児教育・保育の無償化の制度改正などに伴い、新制度利用者の認定や償還の事務手続きなど、申請事務業務の大幅な増加を想定していました。また、札幌市内では各行政区ごとに業務の運用方法が一部異なっており、業務の属人化・非効率化の課題を抱えていました。これらの課題解決に加えて、職員が既存制度の改善や新たな制度の検討などの基幹業務に集中できる環境の確保も求められていました。
導入サービスの内容と効果
「官庁・地方公共団体BPOサービス」の導入あたって、札幌市子ども未来局では、費用対効果や職員体制の適正化を見据えた検討の結果、札幌市庁舎とは別の場所に拠点を構える「事務センター方式」による業務運営が最も効率的かつ円滑であると判断し、当社はこの方針に基づき、業務プロセスの標準化や繁閑に応じた柔軟な人員調整などを行い、課題解決に貢献しました。
- 業務プロセスの標準化と増加した業務量に対応できる運用体制
- 繁閑に応じた柔軟な人員調整と業務対応力
- デジタルツールの活用で情報を一元管理し、継続的な業務効率化を実現
札幌市は10区に分かれており、各行政区で業務の運用が一部異なっていたため、統一マニュアルの作成や想定問答集の整備などによって業務プロセスを標準化し、スタッフの効率的な業務遂行を可能にしました。また、業務の運用場所である事務センターでは、常駐スタッフが迅速に情報集約や分析ができる環境を構築しました。こうした取り組みのもと、さまざまな自治体における業務改善の経験とノウハウを活かした業務支援を行うことで、制度の新設によって増加した業務量にも対応できる運用体制を実現しました。
幼児教育・保育の無償化の制度に関わる業務は、世帯状況調査や新入園児の年次認定など一定時期に業務が集中しやすいため、繁閑差が大きいことが特徴でしたが、適切な人員調整を行うことにより、年間・月間で変動する業務量にも対応できる柔軟性の高いオペレーションを実現しています。また、業務を行うスタッフに対して、さまざまな業務知識を習得するための人材育成を実施しています。これにより全スタッフが全業務に対応可能な体制を構築しており、最小限の人員での運用を可能にしました。
Microsoft ExcelのVBA機能やkintoneなどのデジタルツールを活用して情報の一元管理を実施、職員がいつでも情報を確認できる運用体制を構築しました。また、現場には専任のシステムエンジニアが常駐し、制度変更やシステム変更などにも迅速かつ柔軟に対応することで、継続的な業務効率化を実現しています。これらの取り組みは、職員の業務負担削減や、制度を利用する保護者の待ち時間短縮に繋がっています。
これらの取り組みによって、大幅に増加した職員の業務時間を20％削減しました。また、デジタルツールを活用した情報の一元管理も業務効率化の後押しとなっています。こうした施策は、職員が本来の基幹業務に注力できる環境の確保に繋がっており、札幌市の子育て支援のさらなる強化にも寄与しています。
札幌市 子ども未来局 保育推進課保育企画係長 数田 光嘉 様 コメント
子ども未来局が所管する制度は非常に複雑なため、内容を正確に理解し、ミスなく業務を遂行することが極めて重要になります。その点において、パーソルビジネスプロセスデザインさんは、体制が整っているだけでなく、制度への深い理解に基づいた運用をご提案いただきました。また、さまざまな地域へのご支援実績があり、そこで培われた業務改善のノウハウをお持ちであることも、ご依頼する決め手となりました。
BPOの導入による最も大きな成果は、職員だけでは気づけない課題を発見して改善案をいただけることです。これをもとに関係者全員で対応方法を検討できることに大きな意義があると考えています。また、制度の見直しや新たな制度の検討などの業務に余裕をもって取り組めるのは、ご支援があってこそだと思っています。市民への貢献やより良い保育サービスの提供に繋がる良い環境ができることは、職員のモチベーション向上にも繋がっており、札幌市の保育施策にも確実に良い効果をもたらしていると考えています。
〇 札幌市子ども未来局様 事例について詳細はこちら：
https://www.persol-bd.co.jp/service/bpo/s-bpo/case/sapporo-city-kodomomirai/官庁・地方公共団体BPOサービスについて
＜https://www.persol-bd.co.jp/service/bpo/s-bpo/service/municipality/＞
パーソルビジネスプロセスデザインでは、過去20年以上にわたり、業務プロセス変革の知見を活かしたBPOサービスを提供しています。煩雑で複雑化しやすい行政の事務手続き業務においても多くの実績があり、さまざまな自治体における業務改善の経験とノウハウを保有しているため、新制度開始における業務構築に加え、BPRの促進を目的とした電子申請の導入など、お客様の課題に合わせた支援が可能です。また、個⼈情報・特定個人情報の取り扱いが多い業務に対しても、さまざまなBPO事業で培った経験を活かした具体的なルール策定と運用を徹底することで情報保護への対策に取り組みます。安心して業務を依頼いただける環境整備と運用方法により、職員の業務負担を減らし、基幹業務へ集中できる環境を実現します。