面接代行を活用して採用業務を効率化！依頼できる業務範囲や選び方を解説

採用を成功に導くためのコツをこの一冊にまとめました！
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面接代行とは

“面接代行”とは、企業の採用活動における面接業務や関連業務を外部の専門企業に委託するサービスを指します。

面接代行を専業とする企業から、採用代行（RPO）サービスを提供する企業や採用コンサルティング会社、採用・人事経験が多い研修会社など、が業務を請け負います。

具体的には、一次面接や二次面接など、応募者・候補者の選別において多くの時間を要する選考プロセスの代行が中心となります。リソース不足や採用の質の低下といった採用課題の解決を目的に導入されるサービスといえるでしょう。

面接代行が注目される背景

面接代行が注目される背景には、採用市場が抱える以下のような課題があります。

面接代行に違法性はあるのか

結論として、「面接代行」そのものには違法性はありません。

「面接を委託することは違法ではないのか？」と懸念される採用担当者も多いでしょう。単に面接業務を委託する場合には違法性はありませんが、法的な観点から注意が必要になるのも事実です。

面接代行サービスを検討する際は以下の点を押さえておきましょう。

職業安定法との関連性

面接業務を委託するにあたり前提となるのが「職業安定法」への理解です。

単に企業の「選考過程の一部」を代行・実施するのみでは、違法性はありませんが、同法36条で定められている「委託募集」に当たる業務とみなされる場合には注意が必要です。これは、委託募集を行うには代行会社（受託者）だけでなく、依頼者（委託者）も適切な申請の素許可を得ておく必要があるためです。

また、「職業紹介」とみなされる行為にも注意しましょう。例えば「この会社で働いてみませんか？」など、応募者と企業間の雇用関係の成立をあっせんする行為は、職業紹介にあたり、厚生労働大臣の許可が必要になるためです。

※参考：職業安定法｜第三十六条（委託募集）
※参考：職業安定法｜第三十条（有料職業紹介事業の許可）

～あわせて読みたい～

「採用代行は違法？法律を遵守しながら活用する方法を徹底解説」

コラムを読む

個人情報保護法との関連性

面接代行会社（受託者）は、依頼者（委託者）から提供された応募者の個人情報を取り扱うため、個人情報保護法上の「個人情報取扱事業者」に該当します。そのため、同法に基づく安全管理措置義務、利用目的の明確化、第三者提供の制限などの義務を負う必要があるのです。

応募者の履歴書や職務経歴書、面接評価結果といった情報は機密性の高いため、適切な法令遵守の体制が整っているか、機密保持契約（NDA）を適切に結べるかなど、の確認が必須となるでしょう。

※参考：個人情報保護法｜第四章　個人情報取扱事業者等の義務等

面接代行に依頼できる業務範囲

採用ターゲット・条件の確認

面接代行では、採用ターゲット・採用条件の擦り合わせをおこないます。求める人材を獲得するためには、どのようなターゲットを採用する必要があるのか、どういう条件で採用するのがベストかを代行会社と擦り合わせ、共通認識を持つことが重要です。

企業の強みや弱み、課題、ビジョン、ハイパフォーマー社員の特徴、採用ポジションを考慮した上で、最適な採用ターゲット・条件を策定します。

採用ターゲット・条件の確認については、代行してもらうというよりも依頼企業と代行企業とが共に採用の前提条件について検討する側面が強いでしょう。面接の前提となる重要な部分のため、しっかりと意見交換をすることが大切です。

質問内容と評価基準の策定

面接の「質」と「公平性」を担保するうえでもターゲットを見極めるための質問内容と評価基準の策定は鍵となります。プロの知見に基づいた面接の「型」作りの支援が可能です。

経験豊富な担当者の感性に基づいた面接から脱却し、すべての候補者に一貫した質問と評価が可能となるでしょう。また、客観的な目線から自社の魅力を言語化してもらうことで、候補者を引き付ける（入社意欲を高める）要素を組み込んだ面接の設計が可能です。

評価基準のバラつきや属人化が深刻化することで発生する採用ミスマッチの抑制にもつながります。

面接の実施（選考プロセスの実行）

面接代行では、経験豊富な面接官に、実際の面接を代行してもらえます。前述のとおり、事前に採用条件に関しての擦り合わせをしているため、「自社に合わない人材を採用された」といった問題が起きにくいのが特徴です。

応募者/候補者の評価・振り返り

面接終了後の評価と振り返りの実施は、その後の選考プロセスへ移行するにあたり重要な業務です。事前に策定した評価基準に沿ったフィードバックを受けることで、採用担当者は選考の通過者・脱落者を適切に見極めることができるでしょう。

評価レポートや振り返りのミーティングにおいては、次の選考や最終面接に進めるべき人材の傾向について提言を受けることもできるため、選考のボトルネックとなる部分の改善に取り組むことができるでしょう。

面接代行を活用するメリット

業務負荷を軽減しコア業務に集中できる

面接代行を利用することで採用担当者の工数削減を実現し、コア業務へリソースを注力させることが可能です。

採用担当者が抱える業務は多岐に渡るため、面接代行によって削減した工数を、採用戦略の立案、母集団形成、内定者との関係構築、といったコア業務に割くことができるようになるでしょう。

また、候補者や内定者への手厚いフォローは入社意欲の向上にも直結する重要な取り組みになるため、結果的に辞退者を抑制でき採用目標の達成の可能性が高まります。

採用基準の見直しと統一ができる

面接代行会社のサービスを活用することで、採用基準を統一でき、主観的な評価体制から脱却し公平な評価体制を実現できます。

面接代行では、ミスマッチを防ぐために採用ターゲット・条件に合わせた評価基準をつくるのが一般的です。しっかりと言語化して評価基準を策定することで、採用基準を明確化できます。

また、一貫した評価体制と構造化面接に基づいた選考を実行するため、面接官ごとの評価のブレ（主観や先入観、相性による偏り）を解消できるでしょう。単にリソース不足の場合だけでなく、面接担当者が成熟していない組織においてもミスマッチを抑制するうえで効果を発揮します。

面接の質の向上が期待できる

面接代行サービスでは、多くの企業の面接を支援してきた採用のプロによるサポートを受けることが可能です。ノウハウとスキルをを自社に活かすことで、面接の質を向上させることができるでしょう。

経験値の豊富な面接官は、深掘り質問や行動特性に基づいた質問など、多角的に候補者を見極めます。潜在的な能力を引き出すことで、自社だけでは見えなかった強み入社後の成長可能性を見極めることができるでしょう。

また、洗練された質問を行うことで、候補者にとっても「自分に向き合ってくれる企業だ」という印象を与えることができるため、候補者体験（採用CX）を向上させ、企業イメージやブランド価値の醸成にも寄与します。

【押さえておきたい】面接代行サービス導入時の注意点

面接代行は採用目標を達成するために有効な選択肢ですが、導入に当たりいくつか注意点もあります。特に以下の点を押さえ適切な運用を行いましょう。

徹底した採用条件の擦り合わせ

契約初期に条件面の擦り合わせが不十分な場合、面接代行会社と企業との間で認識のズレが生まれる可能性がある点には注意が必要です。

採用のプロとはいえ、自社の採用担当者ではないため企業文化や理念への理解を共有しておくことが重要になるのです。求める価値観や行動規範など、抽象度の高い要素に具体性を持たせ代行会社へ伝えましょう。

また、評価軸の定期的な擦り合わせも不可欠です。面接後の評価レポートを必ずチェックし「軸がブレていないか」、「正しく機能しているか」を確認する機会を設けることが必要です。

応募者/候補者との関係構築の遅れへの配慮

面接代行を利用する際は、一次面接や二次面接で自社の社員と候補者が直接顔を合わせる機会が減ってしまいます。委託面接官は自社の人間ではないことから、詳細な部分や実情について魅力を伝えきれない可能性や応募者が愛着や帰属意識を感じにくくなることを考慮すべきです。

優秀な人材の確保、応募者の能力や人柄の見極めを適切に行うためにも、代行会社には公平な評価に専念してもらい、自社の選考プロセスでは、積極的な関与を意識しましょう。また、一次面接や二次面接の過程でも自社の従業員からのメッセージや労働環境の視察など、コミュニケーションの場を提供する工夫も効果的です。

法的な知識とリスク管理体制を確認する

前述しましたが、面接代行そのものに違法性はありませんが、法律上のリスクは常に伴います。

特に職業安定法や個人情報保護法、男女雇用機会均等法など、正しい認識を持った運用が不可欠となるでしょう。また、機密保持と情報漏洩の観点からも代行会社側との綿密な確認体制を持ち契約を行うことが必要です。

なお、厚生労働省は「公正な採用選考」の考え方を示しています。

出生地や宗教、家族に関すること、住宅状況、生活状況など、適性と能力に関係がない事項を訊ねることは原則として禁止されており、就職差別につながる恐れがあります。健康状態や人生観は、採用後に長く在籍してもらえそうかを判断する上で役立つ内容ではありますが、これらも控えなければなりません。

法令遵守意識は会社ごとにさまざまです。高いコンプライアンス意識を持ってリスク回避に努める会社もありますが、なかには面接担当者への充分な教育がされておらず、際どい質問をしてしまうケースもあります。

※参考：厚生労働省「公正な採用選考の基本」

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面接代行の料金体制と費用相場

面接代行サービスで依頼できる業務範囲は広範に渡るため、費用の幅は、任せる業務範囲（面接のみ実施、候補者調整・連絡業務を込みなど）や、面接官のスキル・経験値、依頼期間によって変動します。

主な料金体系と費用相場について以下にまとめました。

面接の成果を最大化するためには、自社の目的に合わせ、最適な料金体系を選択する必要があります。採用課題と予算に合致する企業をリストアップし、複数社から最適な代行会社を選定しましょう。

面接代行サービスが向いている企業の特徴

【選定ポイント】面接代行会社を選ぶ際に意識しておくこと

依頼できる業務範囲が合っているか

自社が面接業務の「どこまで」を外部に委託したいのかを明確にし、ニーズに合致する企業を選定します。

「一次的なリソース不足に対応する」、「特定の職種の採用に利用する」など、スポット的な活用を検討しているのか、戦略的な採用パートナーとして質問・評価基準の設計から面接の評価まで活用するのかによっても選択すべきサービスは異なります。

また、対応フェーズや手法にも幅があるため、「二次面接まで委託し、高精度のフィルタリングを期待したい」、「集団面接やグループワークを希望している」といった場合は、それらに対応可能かを確認しましょう。一次面接かつ個別面接にしか対応していないケースも少なくないため、注意が必要です。

自社と近い業種や職種の実績があるか

面接代行会社によって得意分野が異なるため、自社と近い業種や職種の実績があるかを確認することも大切です。業種や職種によって面接のポイントは変わるため、自社の業種・職種において充分な実績を持つ企業に依頼する必要があります。

とはいえ、必ずしもピンポイントで一致する必要はなく、自社に近い業種や職種でも充分でしょう。専門スキルに特化した代行会社なのか、候補者への魅力付けや見極めに強い会社なのか、さらには在籍する面接官のスキルや経験を事前にヒアリングしておくことも重要です。

また、中途、新卒、アルバイトなどの募集形態の違いによって、必要なノウハウや知識も異なってくるため、自社の募集形態に対応可能か確認しておきましょう。

スムーズなコミュニケーションが可能か

どの程度の頻度、どのような方法で情報共有をしてもらえるかも、面接代行を利用する際に知っておきたい重要なポイントです。

自社が希望する頻度や方法でコミュニケーションがとれなければ、「進捗が分かりづらい」「必要な情報が手に入らない」といった問題が生じるだけでなく、採用活動に遅れが発生し、候補者を取りこぼす原因にもなりかねません。

日々の連絡頻度や内容、連絡方法を確認しておくことで、透明性をもった選考プロセスが実現できるかをチェックしましょう。また、実際に面接を行う面接官とも定期的にコミュニケーションを図り、自社の企業文化や採用基準を理解しようとする姿勢を持っているかの見極めも重要です。

緊急時など対応に柔軟性はあるか

面接業務においてだけでなく、採用活動では、急なトラブルが起こりがちです。また、自社からの契約変更や追加要望があった際の柔軟性を確認しましょう。

候補者からの急な面接日の変更依頼や辞退の連絡があった際に、迅速かつ最適な処理を実施するための対応ルールの設計も必要です。採用ニーズが変わった際に、契約内容や料金体系の変更を柔軟に対応できるかどうかも、長期的に活用していくうえでは、必須の要件となります。

面接代行会社のおすすめ5選

最後に、面接代行・面接支援をお願いしたい場合におすすめの会社を5つご紹介します。

前述しましたが、面接代行サービスを提供する企業の形態は、採用業務全般の支援を実施する企業から面接代行に特化した企業など様々です。選定ポイントや企業ごとの特長を踏まえ自社が委託したい業務範囲との相性を検討してみてください。

パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社

パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社は、面接だけでなく採用活動全般に課題のある企業におすすめです。採用支援全般を得意としているため、依頼できる業務の幅が広く、面接支援に留まらない点が強みです。

一例ですが、採用計画の立案や戦略策定、母集団形成、人物要件定義、選考プロセス改善、入社対応などを、コンサルティング・代行支援しています。また、新卒・中途・アルバイト・パート支援と、あらゆる雇用形態の面接代行を得意としており、膨大な採用ノウハウを有するため幅広い業種・職種に対応が可能です。

面接代行をはじめとしたRPOサービスだけでなく、採用面接官向けの研修サービス、面接の日程調整の効率化を支援するチャットボットサービス「matchbo(t)｜マチボ」を提供しているため、幅広い採用課題に対応が可能です。

国内最大規模の人材総合企業の一員として長年積み重ねてきた豊富な人材マーケット知見を活用し、クライアント企業の採用を成功に導きます。法律面の知識も深く、ヒアリングやコミュニケーションにも長けているため、安心して依頼いただけるでしょう。

※参考：パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社「採用代行（RPO）・採用アウトソーシング」

株式会社プロジェクトHRソリューションズ

株式会社トライアンフ

マンパワーグループ株式会社

株式会社アールナイン

まとめ｜面接代行を活用し採用プロセスを効率化しましょう

本記事では、面接代行の基本から法的な注意点、メリットと費用などについて解説してきました。

面接代行の利用により、採用ターゲット・条件の確認や質問内容・評価基準の策定、面接の実施、面接後の評価といった各種業務を代行委託できるだけでなく、激化する採用競争のなかで、自社の人事リソースの最適化を図るうえでも効果的です。

「面接業務に追われている」
「面接官の評価にバラつきがあり、ミスマッチも発生している」

など、採用課題をお持ちの際は、面接代行サービスを活用したサポートを受けることが有効といえるでしょう。導入時の注意点や選定ポイントを押さえ、自社に適したサービスの導入を検討してみてください。

煩雑化する採用業務への対応や、人材・ノウハウ不足にお困りではありませんか？パーソルグループの総合力と豊富なナレッジで採用力強化をご支援します。

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