kintoneはCRMの代わりになる？顧客管理ツールとしての基本性能
「kintoneはCRM、つまり顧客との関係を管理するためのツールの代わりとして本当に使えるのだろうか？」という疑問をお持ちの方も、きっと多いのではないでしょうか。
結論から申し上げますと、kintoneは非常に強力な顧客管理ツールとして、大いにその役割を果たしてくれます。
そもそもCRMとは、お客様との関係を良好に保ち、最終的に売上を伸ばしていくための考え方や、それを実現するためのツールのことを指します。
kintoneは、プログラミングなどの専門知識がなくても、まるでブロックを組み立てるかのように直感的な操作で、自社の業務にぴったり合った顧客管理システムを構築できる「業務改善プラットフォーム」なのです。
具体的には、顧客情報はもちろん、商談の進捗状況やお客様からの問い合わせ履歴といった大切な情報を、一つの場所にまとめて管理するための「アプリ」を簡単に作成できます。
これにより、これまでExcelや紙の書類でバラバラに管理されていて探すのが大変だった情報が、一箇所にスッキリと集約され、チームの誰もがいつでも最新の情報にアクセスできるようになります。
kintoneをCRMとして上手に活用することで、単に情報管理が楽になるだけでなく、営業活動そのものの質を高め、より戦略的なアプローチを実現することができるようになるでしょう。
1-1. 専用CRMとの違いは？kintoneでの顧客管理を徹底比較
kintoneと、営業支援に特化して作られた専用のCRMツールとの一番大きな違いは、その驚くべき「柔軟性」と、将来にわたって機能を広げていける「拡張性」にあります。
専用CRMは、たしかに顧客管理や営業活動をサポートするための機能が最初から豊富に揃っているというメリットがあります。しかしその反面、機能が多すぎて複雑になり、チームのメンバーがなかなか使いこなせなかったり、自社独自の業務の流れに合わせるためのカスタマイズに高額な費用がかかってしまったりすることも少なくありません。
一方で、kintoneは「業務改善プラットフォーム」という位置づけであり、最初から顧客管理専用として作られているわけではありませんが、実はそれが最大の強みともいえるのです。なぜなら、自社にとって本当に必要な項目だけを備えた、無駄がなくシンプルで使いやすい顧客管理アプリを、非常に低いコストで、しかも自分たちの手で作成できるからです。
さらに素晴らしいのは、顧客管理だけでなく、案件管理や日報、勤怠管理といった、社内のあらゆる業務アプリを同じプラットフォーム上で作り、互いに連携させられる点です。
つまり、kintoneは単なる顧客管理という枠組みを軽々と超えて、会社全体の業務効率を劇的に改善できる、大きな可能性を秘めたツールだといえるでしょう。
1-2. なぜ今kintoneが顧客管理（CRM）に選ばれるのか？3つの理由
現在、規模の大小を問わず多くの企業が、顧客管理ツールとしてkintoneを選ぶのには、はっきりとした3つの理由があります。
第一の理由は、なんといってもその圧倒的な「柔軟性の高さ」です。
多くの専用CRMでは、あらかじめ決められたフォーマットに自社の業務を合わせる必要がありますが、kintoneならば、自社の営業スタイルや管理したい項目に100%ぴったりフィットした、まさにオーダーメイドのシステムを自分たちで作り上げることができます。
第二に、「優れたコストパフォーマンス」が挙げられます。
高機能な専用CRMは、導入時の初期費用や毎月の利用料が高額になりがちですが、kintoneは比較的安価なライセンス費用で利用を始めることができ、まずは一部のチームから小さく試してみる「スモールスタート」が非常にやりやすいのです。
そして第三の理由が、「会社全体のプラットフォームとしての拡張性」です。
顧客管理からスタートした業務改善の取り組みを、経費精算やプロジェクト管理、採用活動など、他の部署の業務にもスムーズに広げていきやすいのがkintoneの大きな魅力です。
このように、自社の成長に合わせてシステムを育てていける柔軟性とコスト、そして将来性が、kintoneが多くの企業に選ばれている大きな理由といえるでしょう。
1-3. Excelでの顧客管理からkintoneへ移行するメリット
もし今、あなたがExcelを使って顧客リストを管理しているなら、kintoneへの移行は、日々の業務を劇的に改善する絶好のチャンスかもしれません。
Excelでの管理には、例えば「顧客が増えるたびにファイルが重くなる」「複数人で同時に編集できず、誰かの作業が終わるのを待たなければならない」「誰が最新の情報を入力したのか分からなくなる」「過去の対応履歴を探し出すのが大変」といった、多くの課題が潜んでいます。
これらの小さな問題は、日々の業務効率を少しずつ低下させ、気づかないうちに大きな機会損失につながっている可能性があります。
kintoneに移行すれば、これらの悩みは一気に解決へと向かいます。
データはすべてクラウド上で安全に管理されるため、オフィスでも外出先でも、いつでもどこでも最新の情報にアクセスでき、複数人での同時編集もストレスなく行えます。
誰がいつどの情報を更新したかという変更履歴も自動で記録されるため、情報の透明性が格段に向上します。
さらに、顧客情報に紐づけて商談の履歴や問い合わせ内容をコメント機能で時系列に残せるため、担当者が不在のときでも他のメンバーが状況をすぐに把握してスムーズに対応でき、顧客対応が特定の人に依存してしまう「属人化」を防ぐことができます。
Excelの手軽さも魅力ですが、組織としてさらに成長していくためには、kintoneのようなデータベース型のツールへの移行が、今や不可欠なステップといえるでしょう。
kintoneで顧客管理を始める5つのメリットと具体的な活用法
kintoneを顧客管理に活用することで、日々の業務にたくさんの嬉しいメリットが生まれます。
これまでExcelや紙の書類での管理では実現が難しかった、効率的で戦略的な顧客管理が、誰でも簡単に始められるようになるのです。
具体的には、社内のあちこちに散らばっていた顧客に関する情報が一元管理できるようになり、探したい情報がすぐに見つかるようになります。
また、営業案件の進捗状況がリアルタイムで見える化されるため、チーム全体の営業力を底上げすることにもつながります。
さらに、担当者しか知らなかったお客様とのやり取りをチーム全体で共有することで、業務の属人化を防ぎ、組織としての対応力を高めることも可能です。
この章では、kintoneで顧客管理を始めることで得られる5つの具体的なメリットと、それぞれのメリットを最大限に活かすための活用法について、初心者の方にも分かりやすく、丁寧にご紹介していきます。
これらのメリットを理解すれば、きっとあなたの会社でもkintoneを導入したくなるはずです。
2-1. メリット1：散在する顧客情報の一元管理で実現する業務効率化
一つ目の大きなメリットは、社内のあちこちに散らばってしまっている顧客情報を、たった一箇所に集約できることです。
これまでは、あるお客様の情報は営業担当者のパソコンの中にあるExcelファイルに、別の情報はカスタマーサポート担当者のメールボックスの中に、そして交換した名刺は個人の机の引き出しの中に…といったように、情報が点在してしまってはいませんでしたか？
kintoneを使えば、「顧客マスタ」アプリを作成し、会社名、部署、役職、連絡先といった基本的な情報から、過去の取引履歴、問い合わせ内容、さらにはちょっとした会話のメモまで、そのお客様に関するあらゆる情報を一つの画面で管理できるようになります。
これにより、担当者が変わる際の引き継ぎが驚くほどスムーズになったり、「あの会社の担当者って誰だっけ？」といった社内での確認の手間がなくなったりと、目に見えて業務が効率化します。必要な情報に誰もがいつでもすぐにアクセスできる環境を整えることは、無駄な時間を削減し、本来もっとも注力すべきクリエイティブな業務に集中するための、非常に重要な第一歩です。
まずは、社内に眠っている顧客情報をkintoneに集めることから始めてみましょう。
2-2. メリット2：案件の進捗状況をリアルタイムで可視化し営業力を強化
二つ目のメリットは、営業チームが追いかけている各案件の進捗状況を、リアルタイムで見える化できる点にあります。
kintoneで「案件管理」アプリを作成し、それぞれの案件のステータス（例えば「アプローチ中」「提案中」「受注」「失注」など）や、受注の確度、受注予定金額といった情報を管理します。
営業担当者は、お客様先からの帰り道にスマートフォンで簡単に入力でき、その情報は即座にチーム全体、そしてマネージャーに共有されます。
マネージャーは、kintoneの標準機能であるグラフ機能を活用して、チーム全体の案件の状況や、メンバー個人の進捗を一目で、直感的に把握できます。
これにより、「どの案件が予定より遅れているのか」「どの営業担当者が今サポートを必要としているのか」といった状況判断が迅速に行え、タイミングを逃さずに的確なアドバイスや指示を出すことが可能になります。
個人の勘や経験だけに頼る営業スタイルから脱却し、データに基づいた科学的な営業戦略を立てられるようになるため、チーム全体の営業力の底上げに直接的につながるのです。
2-3. メリット3：スムーズな情報共有で顧客対応の属人化を解消
「この件については、担当の〇〇さんしか分かりません」という状況は、ビジネスを進める上で非常に大きなリスクとなります。
kintoneは、このような業務が特定の人に依存してしまう「属人化」を解消するために、非常に効果的なツールです。
例えば、顧客管理アプリに標準で備わっているコメント機能を活用すれば、お客様との電話でのやり取りや訪問した際の内容を、時系列で簡単に記録していくことができます。
これにより、担当者が急な休暇を取ったり、あるいは退職してしまったりした場合でも、他のメンバーが過去の経緯をすぐに把握し、お客様にご迷惑をかけることなくスムーズに対応を引き継ぐことが可能になります。
また、経験豊富なベテラン社員の優れた対応ノウハウやお客様との関係構築のコツが、コメント欄を通じて自然とチーム内に共有されるため、組織全体のスキルアップにもつながるという副次的な効果も期待できます。
お客様から見れば、誰に問い合わせてもいつも同じレベルの質の高い対応が受けられるという安心感につながり、結果として顧客満足度の向上にも大きく貢献します。
チーム全体で一人の大切なお客様をサポートする、そんな理想的な体制を築くことが、kintoneなら簡単に実現できるのです。
2-4. メリット4：低コスト・短期間で構築できる自社専用のCRM
本格的なCRMシステムをゼロから導入しようとすると、時には数百万円単位の初期費用や、数ヶ月にわたる長い開発期間が必要になることも決して珍しくありません。
しかし、kintoneなら、プログラミングなどの専門的な知識が一切なくても、驚くほど低コストかつ短期間で、自社の業務にぴったり合ったオリジナルの顧客管理システムを構築できます。
kintoneには、あらかじめ「顧客リスト」や「案件管理」といった、すぐに使えるサンプルアプリが豊富に用意されています。利用者は、それらのサンプルアプリをベースにして、マウスのドラッグ＆ドロップという簡単な操作で、自社に必要な項目を追加したり、逆に不要な項目を削除したりするだけで、あっという間に自社専用のアプリが完成します。
まずは必要最低限の機能だけでスタートし、実際に運用しながら現場のメンバーの意見を取り入れて、少しずつ改善を加えていく「アジャイル開発」のような進め方ができるのも、kintoneの大きな魅力です。
このアプローチにより、導入のハードルを大幅に下げつつ、本当に現場で使われ、日々の業務に役立つ価値のあるシステムを、みんなで育てていくことが可能になります。
2-5. メリット5：プラグインと連携サービスで広がるkintoneの可能性
kintoneの本当の魅力は、標準で備わっている機能だけには留まりません。5つ目のメリットとして、多種多様な「プラグイン」や外部のサービスとの「連携」によって、まるでスマートフォンのアプリを追加するように、機能を自由自在に拡張できる点が挙げられます。
プラグインとは、kintoneの標準機能にはない便利な機能を追加できる、拡張プログラムのことです。
例えば、入力された住所情報から地図を自動で表示してくれるプラグインや、複雑な条件でデータを集計してグラフ化するプラグインなど、業務をさらに便利にするための様々なものが提供されています。
さらに、名刺管理サービスの「Sansan」や会計ソフトの「freee」、ビジネスチャットツールの「Slack」など、多くの企業で利用されている外部サービスと簡単に連携させることも可能です。これにより、交換した名刺をスキャナーで読み込むだけでkintoneに顧客情報が自動で登録されたり、kintoneで受注した案件情報をもとにして会計ソフトで請求書が自動作成されたりと、業務の自動化をさらに強力に推し進めることができます。
kintoneをハブ（中心）として様々なツールをつなげることで、あなたの会社の業務効率は、きっと飛躍的に向上するでしょう。
失敗しない！kintoneでの顧客管理を成功させる最適な設計ポイント
kintoneは非常に柔軟で便利なツールですが、その自由度の高さゆえに、しっかりとした計画なしに作り始めてしまうと、「項目が多すぎて入力が面倒」「結局誰も入力してくれない」といった失敗に陥りがちです。
kintoneでの顧客管理を成功させるためには、導入前の「準備」、アプリを作る際の「設計」、そして導入後の「運用」という3つの大切なステップで、それぞれ押さえるべきポイントがあります。
ここで重要なのは、いきなり100点満点の完璧なシステムを目指すのではなく、まずはシンプルに始めて、チームみんなで少しずつ育てていくという意識を持つことです。
この章では、kintoneでの顧客管理プロジェクトを失敗させないために、それぞれのステップで具体的に何をすべきか、その最適な設計ポイントを分かりやすく解説していきます。
これらのポイントを一つひとつ丁寧に押さえることで、あなたの会社にkintoneがスムーズに定着し、やがて大きな成果を生み出す原動力となるはずです。
3-1. 【準備編】導入前に整理すべき顧客管理の目的と管理項目
kintone導入の成否を分ける最も重要なステップが、この「準備」の段階です。
まず最初に、「何のために顧客管理システムを導入するのか？」という目的を、チームで話し合い、明確にしましょう。
例えば、「営業の案件進捗を見える化して、チーム全体の受注率を上げたい」「お客様からの問い合わせ履歴を共有し、サポートの品質を向上させたい」など、目的が具体的であればあるほど、作るべきシステムの姿もはっきりと見えてきます。
目的が固まったら、次はその目的を達成するために「どんな情報を管理する必要があるか」を具体的に洗い出していきます。これが、kintoneアプリの「管理項目（フィールド）」になります。
ここで注意したいのは、最初から欲張って項目を増やしすぎないことです。入力する側の負担が大きくなってしまうと、せっかく作ったシステムが誰にも使われなくなってしまうという、一番避けたい結果につながりかねません。
まずは「会社名」「担当者名」「進捗ステータス」といった、絶対に欠かせない項目に絞ってスタートし、実際に運用しながら必要に応じて項目を追加していく「スモールスタート」を心がけましょう。
3-2. 【設計編】使いやすさが鍵！kintoneの顧客管理アプリ作成3つのコツ
実際にkintoneでアプリを作成する「設計」の段階では、「使う人の気持ち」を想像することが成功への一番の近道です。
一つ目のコツは、「入力のしやすさ」を徹底的に追求することです。
例えば、部署名や商品名などは、自由に文字を入力させる形式ではなく、あらかじめ用意した選択肢の中から選ぶ「ドロップダウン」や「ラジオボタン」といった機能を使いましょう。
これにより、入力の手間が省けるだけでなく、「株式会社」と「(株)」のような表記の揺れを防ぎ、後でデータを集計したり分析したりする際に非常に楽になります。
二つ目のコツは、「情報の見やすさ」です。
関連する項目を「グループ」機能でまとめたり、入力画面の項目の配置を工夫したりするだけで、画面は格段に見やすくなります。
また、担当者別や進捗状況別など、見る人の目的に合わせた「一覧（ビュー）」を複数作成しておくことも、使いやすさを向上させる上で非常に重要です。
三つ目のコツは、アプリ同士を賢く「関連付ける」ことです。
例えば、「顧客管理アプリ」と「案件管理アプリ」を紐づけておけば、お客様の詳細画面からそのお客様に関連する案件の一覧をすぐに確認でき、情報の分断を防いでスムーズな業務フローを実現できます。
3-3. 【運用編】作っただけで終わらせない！kintone定着のための運用ルール
どんなに素晴らしい顧客管理アプリが完成しても、それが実際にチームのメンバーに使われなければ、残念ながら何の意味もありません。アプリを組織にしっかりと定着させるためには、明確で分かりやすい「運用ルール」を定めて、全員で共有することが不可欠です。
例えば、「会社名は必ず正式名称で登録する」「商談が終わったら、その日のうちに必ず進捗ステータスを更新する」といった、誰にでも守れる具体的なルールを決めましょう。ルールが曖昧だと、人によって入力する内容がバラバラになってしまい、せっかく集めた貴重なデータが活用できなくなってしまいます。
また、アプリは作って終わりにするのではなく、定期的に利用者からヒアリングの機会を設け、「もっとこうだったら使いやすいのに」「この項目は実はあまり使っていない」といった現場の生の声を吸い上げ、アプリを改善していく姿勢が何よりも重要です。
このような小さな「カイゼン」を地道に繰り返すことで、アプリはどんどん現場の業務にフィットし、やがては「なくてはならないツール」へと成長していきます。
kintoneの運用とは、単なるシステム管理ではなく、みんなで価値あるものを「育てる」活動でもあるのです。
kintoneでの顧客管理を成功へ導く次のステップ
kintoneの基本的な機能やメリットを理解し、失敗しないための設計ポイントを押さえたら、次はいよいよ自社での導入を具体的に進めていくステップです。しかし、「他の会社は一体どんな風に活用しているんだろう？」「本当に自分たちだけで使いやすいシステムを構築できるか少し不安…」といった疑問や不安を感じる方もいらっしゃるかもしれません。
この最後の章では、そうした方々のために、kintoneでの顧客管理を成功へと導くための、具体的な次のアクションプランをご提案します。
他社の成功事例から活用のヒントを得たり、必要に応じて専門家の力を借りるという選択肢を知ったりすることで、より確実な一歩を踏み出すことができます。
自社にとって最適な進め方を見つけ、kintone導入という重要なプロジェクトを必ず成功させましょう。
4-1. 他社はどう使ってる？kintone顧客管理の成功事例を紹介
kintoneを自社で活用するイメージを具体的に掴むためには、実際に導入して成功している他社の事例を知ることが一番の近道です。
例えば、ある中小規模の卸売業の会社では、それまで営業担当者ごとにExcelでバラバラに管理していた顧客情報と案件情報をkintoneに一元化しました。
その結果、営業マネージャーが全社の案件状況をリアルタイムで正確に把握できるようになり、停滞している案件に対して迅速にフォローアップの指示を出せるようになったのです。
最終的に、チーム全体の受注率が以前より15%も向上したそうです。
また、別のITサービスを提供している企業では、お客様からの問い合わせ管理にkintoneを活用しています。
問い合わせの内容や対応の履歴をすべてkintoneに記録・共有することで、サポート担当者間での対応品質が均一化され、お客様からの満足度が大幅に向上しました。
さらに、蓄積された問い合わせデータを分析し、製品の改善点を見つけ出したり、よくある質問（FAQ）を充実させたりすることにも繋げているといいます。
このように、業種や会社の規模を問わず、多くの企業がkintoneを使ってそれぞれの経営課題を解決し、成果を上げているのです。
4-2. 自社での構築が不安な方へ｜専門家を活用するメリットとは
kintoneは誰でも手軽に始められるのが大きな魅力ですが、「より高度な仕組みを構築したい」「今使っている他のシステムとの連携も視野に入れたい」「全社規模でスムーズに導入・定着させたい」といった場合には、専門家の力を借りることも非常に有効な選択肢となります。
kintoneの導入支援を専門に行うパートナー企業に相談するメリットは、大きく3つあります。
第一に、数多くの導入実績から得た豊富なノウハウをもとに、自社の業務に本当に最適なアプリの設計や運用ルールを提案してくれることです。
第二に、最初の設定から社員向けの研修、そして導入後の定着化までを一貫してサポートしてくれるため、社内のプロジェクト担当者の負担を大幅に軽減できることです。
そして第三に、自社だけでは気づかなかった業務上の課題を発見し、kintoneを活用したより効果的な改善策を客観的な視点から提示してくれることです。
自社で試行錯誤する時間やコストを考えれば、結果的に専門家に依頼した方が、効率的で確実なケースも少なくありません。
まずは一度、気軽に相談してみることをお勧めします。
4-3. kintone導入・定着支援 コンサルティング サービスプラン比較表を無料ダウンロード
ここまでお読みいただき、kintoneを使った顧客管理について、その大きな可能性と具体的な進め方をご理解いただけたことと思います。
kintoneの導入を成功させるためには、自社の状況や目指すゴールに合ったプランを選ぶことが、何よりも重要です。「まずは自分たちでできる範囲で試してみたい」「最初から専門家のサポートを受けて確実に進めたい」「そもそも、どのくらいの費用がかかるのか知りたい」など、皆様の心の中には様々なご要望があるでしょう。
そんな方々のために、kintoneの導入からその後の定着までを支援する、様々なコンサルティングサービスのプランを分かりやすく比較できる資料を特別にご用意いたしました。
この比較表を無料でダウンロードしていただくことで、各プランの特徴や料金体系が一目でわかり、自社に最適なパートナーを見つけるための、確かな第一歩を踏み出すことができます。
ぜひこの機会に資料を手に入れて、kintoneによる業務改革を成功へと導いてください。
自社にぴったりの顧客管理（CRM）システムを驚くほど手軽に構築
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