board meeting software

1. デジタル時代の経営会議改革＝ミーティングマネジメントツールの登場

時代の流れとともにビジネス環境も変化し、企業はDX化（デジタルトランスフォーメーション）を進めています。
DX化では経営会議のデジタル化にも注目が集まっています。
会議のデジタル化では、board meeting software（＝取締役会会議ソフトウェア）といったツールの名称が登場することも多くなりました。

デジタル化された会議運営ツールを活用することで、効率的な会議の計画、実施、会議の決定事項の追跡が可能になり、意思決定のスピードと品質が向上する効果が期待できます。
また、AIの音声識別技術を活用すれば、議事録作成の手間も削減できます。

1-1. ミーティングマネジメントツール出現の背景

DX化によってミーティングマネジメントツールが出現した背景には、旧来の経営会議手法にいくつかの課題や問題が存在していたことが理由です。
以下にそれら課題や問題をいくつか挙げてみます。

ミーティングの非効率性
従来の経営会議では、アジェンダが明確でなかったり、会議の進行が遅かったりすることがありました。
また、参加者が準備不足だったり、議論が長引いたりすることがあり、効率的な意思決定が難しい状況が生じるということも多くありました。
ただ、アナログで会議を進めていると、そのような「抜け」が発生しても参加者が気づかないことも一般的でした。
情報の欠如とコミュニケーションの課題
会議での情報共有が不十分であったり、参加者間のコミュニケーションがスムーズに行われないことがありました。
また、会議の資料や関連情報の準備や配布に時間がかかり、参加者が最新の情報を共有できない場合も少なくありませんでした。
アクションアイテムの追跡の困難さ
会議中に決定された事項やアクションにつき、追跡や管理が困難であったり、進捗状況の可視化が難しいことがありました。
これにより、決定事項の進捗状況が分からず、漏れや遅延が生じる場合も珍しくありませんでした。
文書の保存とアクセスの課題
会議の議事録や関連文書の保存やアクセスが煩雑であったり、探し出すのに時間がかかることがありました。
また、ペーパーベースの文書管理や手書きの議事録作成による手間やヒューマンエラーのリスクも存在しました。

ミーティングマネジメントツールは、これらの課題を解決するための手段として開発されました。
ざっと挙げただけでも従来までの会議には多くの不具合があり、これが「会議のムダ」を創出しているという事実もあります。
会議のムダによる企業の損失は、年間で約15億円と算出されるとも言われており、企業にとってこの改善は急務だと言えます。
DX化によって登場したミーティングマネージメントツール（board meeting software）は、効率的なスケジュール管理やアジェンダ作成、情報共有やコラボレーションの強化、タスク管理と進捗管理のサポート、デジタル化による文書の保存とアクセスの改善など、経営会議の生産性と効率性を向上させるために設計されています。

2. board meeting softwareがなぜ必要なのか？

企業の経営会議において、会議は正しい方向に向かって進められなければなりません。
しかしきちんとした道筋を導く手段がないと、会議は横道に議論が逸れがちです。

テレビ番組の有能MCのように非常にファシリテーションスキルの高い人物が経営会議を進行すれば問題は少ないかもしれませんが、なかなかそのような人物はいないのが実態でしょう。
従ってデジタルミーティングマネジメントツールを活用し、会議をきちんと道筋に乗せて運用することが必要です。

会議の中で自動化して効率化できるものとしては、主に4つがあります。

アジェンダ収集
アジェンダ展開
会議開催
議事録作成

統一化したサマリの活用により、議論の抜け漏れや明確化を図ることが可能です。
参加者はツール上で事前にサマリを確認することで、従来までのように事務局からのアジェンダ配布を待たなくてよくなるため、会議前の準備も容易になります。
また、最終的にはサマリのみで決裁ができるため、資料作成時間を削減することもできます。

また、議論の必要のないアジェンダについては事前に終了させることができます。
これにより、会議中は議論が必要なアジェンダに集中することが可能になります。

ツールを導入することで、アジェンダや議事録などのテキストからキーワードを検索して絞り込むことが可能です。
また、サマリーを活用していれば、添付ファイルの中身も検索できます。

アジェンダのマージにより、建設的な会議を行うことができます。
事前にマージすることで、アジェンダの事前確認の理解度を向上させ、背景説明を省略することも可能です。

さらにデジタルミーティングマネジメントツールでは、音声の自動テキスト化と録音機能があるのが大きな魅力です。
音声を自動的にテキストに変換し、録音も同時に行うことができますので、従来までの議事録作成の負担をなくすことができます。
機能も優れており、行単位で録音を再生することなども可能です。

また、自動的に会議内容を要約し、TODOリストを作成して校正も行うことができます。
その他、音声データをアップロードする機能もあり、ツール上で管理することができます。

同時翻訳機能もあり、多言語の翻訳をリアルタイムで行うことまで出来てしまいます。
用語登録機能もあり、専門用語や業界固有の用語を登録することができます。

ツールによる自動化の利点を活かすことで、ビジネスミーティングの管理と運営が大きく変わります。
音声の自動テキスト化や録音機能によって会議の内容を正確に残し、自動要約やTODOリスト、校正機能によって会議の整理や準備を効率化します。
また、音声データのアップロードや同時翻訳機能、用語登録機能によって多言語や専門用語にも対応できます。
さらに、統一化したサマリの活用によって議論の明確化や抜け漏れを防ぎ、事前に確認・決裁を行うことで会議の効率化を図ることも可能です。

3. board meeting softwareの効果

デジタルミーティングマネジメントツールを導入した効果については、実際に導入した企業の事例があります。

3-1. 事例①Ａ社

「やらねばならぬ」状態を作ることで会議関係者全員の意識が上がった
従来までの課題
様々な環境変化やグループ経営の変更により、経営会議で決議しないといけないことが増え、会議の時間が増加しているという背景があった。
運用ルールは存在していたが、守られずに会議の質が向上しなかった。
決まったことや会議中の宿題などの進捗が把握できず、起案者任せとなって抜け漏れが発生していた。
導入効果
デジタルツール導入により、事前決議によるアジェンダ数の削減が実現された。
また、会議運営の仕組み化により、起案者と参加者の意識が高まり、「やる」という意識が共有され、会議の質が向上した（納期厳守、事前確認）。
Todo管理により、決定事項の確実な実行が可能になった。

3-2. 事例②Ｂ社

議論を中心とした会議運営に変化し、会議時間を削減しつつ会議の質も向上した。

従来までの課題
複数の事業を運営しているため、参加者の理解度が異なり、ばらつきが生じていた。
自由な起案が多い一方で、起案の質が低い傾向があった。
参加者の意見は活発だが、議論が拡散しやすく、会議時間が長くなる傾向があった。
導入効果
事前コメントにより、会議前の理解度が向上した。
事前確認が必須となったことで、起案者がサマリの内容の質に対して厳しい指摘がされるようになった（その結果、起案の質が向上した）。
主要論点以外の事前コメントややり取りにより、議論の拡散が防止された。

3-3. デジタルツール導入事例から分かること

これらの事例から、デジタルツール導入事例より、従来の会議から変化が生まれていることが分かります。

会議のルールの仕組み化で納期や対応事項に対する意識が向上する
アジェンダが事前に展開され、決裁者が内容を事前に確認するルールも導入されます。
これにより、資料提出が納期までにほぼ完了するように改善されまています。
また、内容が整っている状態が継続され、事前の内容確認もほぼ全員が実行できるようになています。
サマリテンプレートと事前の確認（コメント）により起案の質がする
事前にサマリをベースに決裁者が確認し、コメントを提供することで、サマリ・文章だけでは情報が端的にまとまらず、コメントによる指摘が増えています。
これにより、起案者の意識が変革し、起案の質が向上しました。
また、事前にコメントや意見を収集することで、議論中心の会議運営が可能になりました。
複数の案があるような起案は事前に内容を確認し、コメントで意見（案）を選択するルールが導入されました。
これにより、アジェンダ開始時から意見の相違点や論点の議論が可能になり、生産的な議論が実現しました。

4. 会議の効率化が企業成長において不可欠である

効率な会議運営が、これからの時代は成長のために企業には必要だと言えます。
なぜなら、良い会議を行っている会社は成長している傾向があるからです。
一方で、会議の損失は企業の成長速度に影響を及ぼす要因です。
特に日本の生産性が先進国の中でも低い理由の1つに、会議の在り方が関係しています。

現在、多くの企業が会議課題を抱えており、その改善に取り組んでいます。
会議改善のセミナーには1000社以上が参加しており、会議の改善に関心を持つ企業が増えていることがわかります。
欧米では、経営会議のツール活用が一般的になっており、市場規模も成長しています。
2019年の市場規模は約1400億円でしたが、2027年には約4000億円まで成長する見込みです。

会議の効率化においては、以下の３つの導入ポイントがあります。
まず、ガバナンス強化による株主価値向上があります。
次に、会議運営工数と会議時間をそれぞれ50％削減することができます。
さらに、インサイダー対策も考慮すべきポイントです。

欧米では、「Board Management Software」と呼ばれる取締役会のデジタル化ツールの活用が一般的になっています。
これにより、会議の効率化が図られ、会議運営に関連するさまざまな課題が解決されています。

以上のように、効率な会議運営は企業の成長において非常に重要な要素です。
会議の改善に取り組む企業が増えており、市場規模も成長していることからもその重要性がうかがえます。
将来的には、デジタルツールの活用や効率化策の導入が一層進むことが予想されます。

5. まとめ

デジタル時代の経営会議改革を実現するために、ミーティングマネジメントツール（board meeting software）の登場が注目されています。
従来の経営会議手法には非効率性や情報共有の不十分さ、アクションの追跡の困難さ、文書の保存とアクセスの課題など、さまざまな課題や問題がありました。
ミーティングマネジメントツールはこれらの課題を解決し、経営会議の生産性と効率性を向上させるために設計されています。

ミーティングマネジメントツールを活用することで、効率的な会議の計画、実施、追跡が可能になり、意思決定のスピードと品質が向上します。
また、AIの音声識別技術を活用すれば、議事録作成の手間も削減できます。
さらに、ツールの自動化機能によってアジェンダ収集や展開、会議開催、議事録作成などのプロセスを効率化し、統一化したサマリやキーワード検索、マージ機能などを活用することで会議の明確化や議論の集中化が可能です。

実際の事例からも、デジタルミーティングマネジメントツールの導入によって会議関係者の意識が高まり、会議の質や効率が向上したことが確認されています。
ツールの自動テキスト化や録音機能、要約やTODOリストの作成、同時翻訳機能などの優れた機能を活用することで、ビジネスミーティングの管理と運営が劇的に変わることでしょう。

デジタル化された経営会議の改革は、企業の成長に欠かせない要素となっています。
ミーティングマネジメントツールの導入によって、効率的で生産性の高い経営会議を実現させることがベターです。