会議へのGPT活用法

1. 会議改善にチャットGPTを必要とする背景

1-1. どんな会議の問題・課題があるのか？

経営会議や役員会議などの会議では、アジェンダの作成や議論の進行、意思決定などが重要な要素となります。
しかし、多くの企業で以下のような問題や課題が存在しています。

1-2. チャットGPT活用で会議改善できる3つのポイント

1-2-1. アジェンダの作成の簡略化

チャットGPTを活用することで、会議のアジェンダ作成が簡素化できます。
チャットGPTは文書を読み込み、要約やサマリーを自動で生成することができます。
単体で使用する場合は資料の要約にも役立ちますが、これを会議管理ツールに組み込むことで、詳細なサマリーの作成も可能となります。
例えば、議論系のアジェンダの場合は、「タイトル」「目的」「目標」「背景」「概要」「想定される論点」などの情報を端的にまとめることができます。
また、特別なプログラムを組み込んだ会議管理ツールでは、タイトルからアジェンダを自動生成することも可能です。
ちなみにチャットGPTを単体で使用した場合、様々な質問形式を検証する必要もあって、こちらが求める情報がすぐに得られない可能性もあります。

1-2-2. アジェンダへのアドバイス

チャットGPTを利用することで、様々なアドバイスをアジェンダに反映させることができます。
論点の抽出やアジェンダのゴール設定、関連する法律やガバナンス、レピテーション、セキュリティリスク、メリットとデメリット、営業やマーケティング観点など、さまざまなアドバイスを提供できます。
また、会議管理ツールに特定のプログラムが組み込まれている場合は、高精度な回答を簡単に得ることができます。
ちなみにチャットGPTを単体で使用した場合、様々な質問形式を検証する必要もあって、こちらが求める情報がすぐに得られない可能性もあります。

1-2-3. 音声文字起こしとチャットGPTの要約の活用

音声をテキスト化する文字起こしとチャットGPTは相性が良く、効果的に活用できます。
文字起こしによってテキスト化された文章をチャットGPTで要約、TODO。結論の抽出・校正を行ったりすることができます。
また、会議中の議事録作成や議論の要約に役立ちます。
会議運営者にとって議事録作成や議論内容の要約は大きな負担でしたが、チャットGPTの活用でこれらは大幅に改善されます。

1-3. チャットGPTと会議管理ツールの併用で実現する効果的な会議

会議の質向上には、チャットGPTと会議管理ツールの併用が有効です。
会議前・会議中・会議後の場面において、それぞれの段階での役割や効果は以下の通りです。

• 会議前の準備が重要

  会議前のプロセスが会議の成果に大きく影響します。
  アジェンダの作成と共有がポイントであり、出席者が事前にアジェンダを確認し意見を共有することで、会議中に質の高い議論が行え、迅速な意思決定が可能となります。
  また、重要なアジェンダに時間を割くために論点のないアジェンダをスキップする仕組みも重要です。
  チャットGPTはアジェンダ作成とアドバイスに活用できますが、会議前のプロセスを管理する会議管理ツールとの併用が望ましいです。

• 会議中の進行と議論の活性化

  会議が始まると、冒頭で和気あいあいとした雰囲気を作ることも重要です。
  場が和むとその後の議事進行において参加者の意見も出やすくなる効果があります。
  その後、会議で決まった事項の進捗確認や意見共有を会議管理ツールを使って行います。
  ファシリテーターはアジェンダのゴールを把握し、可視化された意見に基づいて論点に沿って進行します。
  時間になったらファシリテーターは話の構造を理解し、結論をまとめます。
  この際、アジェンダの投影や録音、議事メモの取得と記録も重要です。
  会議中も会議管理ツールとチャットGPTを併用することにより、プロセスの進行がスムーズになります。

• 会議後のフォローアップと振り返り

  会議後はチャットGPTを活用して、論点ごとの議論の要約を素早く提示することが可能です。
  また、音声文字起こし機能を活用すれば、会議中に簡易的な議事録を完成させることもできます。
  会議後のプロセスでもチャットGPTの活用が効果的ですが、情報共有やTODO管理のための別の仕組みを整える必要があります。
  この場合もチャットGPTと会議管理ツールの併用が効果的です。

1-4. まとめ

会議改善においては、これまでは会議のプロセスの実行や自動通知、文字起こしなどの効率化が主な焦点でした。
しかし、会議管理ツールとチャットGPTの組み合わせにより、さらに効果的なアプローチが可能となりました。
例えば端的にまとめられたサマリー作成やアジェンダの質向上など、会議の準備時間の削減と効果的な議論の促進が期待できます。
チャットGPTと会議管理ツールの併用は効率化と生産性向上の両面での効果が大いに期待されており、会議改善に取り組む際には考慮すべきポイントです。

2. チャットGPTを活用した会議改善のポイントと会議管理ツールの選定

良い会議を実現するためには、会議プロセスにおいて必要な要素がたとえ1つでも欠けると生産性が低下してしまいます。
従ってチャットGPTと会議管理ツールの併用が効果的であることを述べました。
では、会議管理ツールを選ぶ際にどのような機能が重要なのかを以下で詳しくご紹介します。

• チャットGPTを活用したアドバイザリー機能

  会議中にリアルタイムでチャットGPTがアドバイスを提供する機能です。
  参加者の発言や意見に基づいて適切なアドバイスや補足情報を自動生成し、会議の進行をサポートします。

• 文字起こし機能

  会議の議事録を自動的に文字起こしする機能です。
  会議中の発言内容を正確に記録し、後で復習や参照する際に便利です。
  この機能は、人間が主導で行うには限界があるため、非常に効果のある機能と言えます。

• チャットGPTを活用した要約・TODO抽出・校正・結論などの機能

  チャットGPTを利用して、会議の要点やアクションアイテムを要約して抽出し、校正や結論のまとめを行う機能です。
  参加者が議論の内容を整理し、次のステップに進む際の指針となります。
  要約や構成などは、議事録作成者にとって負荷の多い業務であるため、負担軽減に大きく貢献します。

• アジェンダのスキップ機能

  アジェンダの事前承認や確認作業を省略して、会議の進行を効率化する機能です。
  重要な話題に集中するために、必要なアジェンダのみを取り上げることができます。

• 自動通知やリマインド機能

  会議の予定や重要な期限など、参加者に自動的に通知やリマインドを送る機能です。
  参加者が忘れずに会議に参加できるようなサポートととなります。

• 会議参加者の空き時間を自動で抽出する機能

  参加者のスケジュールを自動的に調整し、最適な空き時間を抽出する機能です。
  これを活用することにより、スケジュールの調整に時間をかけずに、参加者の都合を考慮した効率的な会議日程を立てることができます。

• タイムマネジメント機能

  会議の時間管理を支援する機能です。
  各アジェンダや議題に対して予定された時間を設定し、会議の進行をスムーズに保つことができます。
  タイムキーパーの機能を有していることを活用することで、時間内に議論を進めるために有効となります。

• アジェンダごとの意見取集の管理

  各アジェンダにおける参加者の意見やコメントを一元管理する機能です。
  参加者の意見を収集し、管理することで、意見の抜けもなくして会議の資料として活用することができます。

• アジェンダや議事録のフリーキーワード検索

  会議のアジェンダや議事録を、キーワードで検索できる機能です。
  この機能により、特定のトピックや情報を迅速に見つけることができ、会議の議論や意思決定に役立ちます。

• カレンダー連携機能

  会議管理ツールと参加者の個人カレンダーを連携させる機能です。
  予定の調整や会議のスケジュール管理を容易に行うことができます。
  また、参加者のスケジュール変更にも柔軟に対応できますので、会議の日程調整が煩雑になりません。

これらの機能を備えた会議管理ツールを選択することで、効率的で生産性の高い会議を実現することができます。
もし、上記の機能がすべて備わっていない場合は、会議管理ツールを見直すことの検討も必要です。

3. 会議管理ツール「TIMO Meeting」について

「TIMO Meeting（ティーモミーティング）」は、日本初の経営会議のためのミーティングマネジメントツールです。
このツールは会議プロセスをデジタル化し、一元管理することで会議の生産性向上を実現します。
TIMO Meetingでは、自動議事録作成機能をはじめ、決定事項のTodo管理や振り返りなどの機能が備わっており、複雑な設定なしで利用が可能です。
この活用により、会議の課題である会議時間が長い、報告が多い、議論が活性化しない、結論が決まらない、起案の質が低いといった様々な課題を包括的に解決することができます。
また、TIMO MeetingにはChat GPT機能が組み込まれており、要約・アジェンダの自動作成・アドバイス機能などが備わっています。

TIMO Meetingの導入のメリット

• 会議を効率化できる。

  TIMO Meetingには会議日程の自動抽出からアジェンダの設定、議事録作成まで、会議の運営を効率化する機能が豊富に備わっています。
  アジェンダ作成機能では、各アジェンダの所要時間が自動計算され、順番の並び替えも簡単に行えるため、ムダな作業を削減できます。
  さらに、事前確認や事前決裁機能により、会議の質を向上させることができます。
  また、アジェンダの申請や共有だけでなく、議事録の作成や会議決定事項のTodoリスト管理も一元管理できるため、会議のムダを減らすだけでなく決定事項の実行もスムーズに行うことができます。

• 自動議事録作成機能による作業負担の削減

  AIによる自動議事録作成機能により、会議内容を自動でテキスト化します。
  また、用語登録機能によって社内用語や専門用語、業界用語、難しい名前などを登録できるため、識字率も向上させることができます。
  さらに、多言語対応しているため、同時翻訳も可能です。
  これらの機能により、会議後の議事録作成にかかる時間を短縮し、事務局の負担軽減などの効果があります。

• 論点を絞って議論することができる

  会議前にフォーマット化された起案を共有することで、話すべきことに集中して議論を行うことができます。
  また、事前決裁機能によってアジェンダに割り当てられた人が承認・非承認・保留のどれかに投票することで、会議の必要性を効率的に判断できます。
  さらに、承認・非承認の割合も確認できるため、状況に応じた会議のアプローチを考えることが容易になります。
  事前決裁機能によって論点を絞り込んだ効果的な会議を行うことができます。

• 情報共有とタスク管理がスムーズに行える

  アジェンダごとに細かく閲覧制限を設定することで、タスク管理を効果的に行うことができます。
  また、自動通知機能を使用して会議の日時、運営者、決裁者などの情報を含む通知を自動化することで、諸連絡にかかる事務局の業務を減らすことができます。

以上が「TIMO Meeting」の概要と導入メリットです。
会議の生産性向上や効率化を図りたい企業にとって、TIMO Meetingは有用なツールとなるでしょう。

4. まとめ

チャットGPTは会議改善において有効なツールとして活用されることが期待されています。
具体的には、アジェンダ作成の簡略化やアジェンダへのアドバイス提供、音声文字起こしや要約機能による会議運営者の負担軽減などの効果があります。
さらに、会議管理ツールとの併用により、より効果的な会議改善が可能です。

会議改善のためにチャットGPTは、アジェンダの作成の簡素化、効果的なアジェンダ作成、さらアドバイス提供で大きな効果をもたらします。
また、音声文字起こしと要約機能を活用して会議の議事録作成や要約にも貢献します。
会議のプロセスの効率化と生産性向上も重要で、チャットGPTと会議管理ツールの組み合わせにより、会議の準備時間の削減と効果的な議論の促進も期待できます。
その他アドバイザリー機能や文字起こし機能、要約・TODO抽出・校正・結論などの機能などの活用も、会議の進行や議事録作成の効率化に寄与します。

チャットGPTと会議管理ツールの併用は効率化と生産性向上の両面での効果が期待されており、会議改善に取り組む際には考慮すべきポイントです。
良い会議を実現するためには、会議プロセスにおいて必要な要素を備えた会議管理ツールの選定が重要です。