昨今、労務管理で問題となっていることに、「隠れ残業」があります。隠れ残業はステルス残業などとも呼ばれ、定時後に家に仕事を持ち帰ったり、勤務の記録をせずに仕事を行ったりすることを指します。
隠れ残業は企業側が従業員の正しい労働時間を把握できず、いつの間にか従業員が長時間労働になってしまう可能性があるでしょう。さらに、タイムカードやICカードなどで記録された勤務時間に業務量が比例しないことで、業務の適正な振り分けができなかったり正しく評価できなかったりといった問題も考えられます。
隠れ残業を防ぐためには、PCログでの管理が重要です。ここでは、PCログが隠れ残業の発見や防止に有効な理由や、労働時間を把握する必要性のほか、実際にPCログを取得する方法などについてご紹介します。
目次
1.隠れ残業放置のリスク
隠れ残業は企業にとって法的リスクだけでなく、人材流出や企業価値の低下を招く重大な経営課題です。
働き方改革関連法の施行により、企業には時間外労働の上限規制が適用されています。仮に企業が隠れ残業を把握していなかったとしても、実態として労働が行われていた場合は時間外割増賃金を支払う義務が生じます。
1-1.未払い残業代の請求リスク
隠れ残業が常態化すると、後になって未払い残業代をまとめて請求される可能性があります。対象人数が多い場合には数千万円規模の支払いが発生するケースもあり、企業経営への影響は決して小さくありません。
また、悪質な場合は労働基準法違反として企業名公表や罰則対象となることもあります。
1-1.企業ブランドと採用競争力の低下
隠れ残業の問題が表面化すると、企業イメージの低下にもつながります。SNSや口コミサイトなどで長時間労働の実態が拡散されれば、採用活動や従業員の定着率にも影響します。 実際に、パーソルキャリアの調査では20代・30代の約6割が「残業の多さを理由に転職を検討した経験がある」と回答しています。
隠れ残業対策は法令遵守だけではなく、人材確保や組織の持続的成長のためにも重要です。
2.データが示す隠れ残業の実態
隠れ残業は一部の企業だけの問題ではなく、多くの職場で発生しています。
株式会社オロが実施した調査によると、「サービス残業」や「持ち帰り残業」を少しでも行っていると回答した人は42.2％にのぼりました。
つまり、約4割の従業員が何らかの形で隠れ残業を経験していることになります。 また、同調査では11.9％が「会社が把握している労働時間は実際より短い」と回答しており、企業が把握する勤務時間と実際の労働時間に乖離が存在していることも明らかになっています。
2-1.自己申告制の限界
自己申告による勤怠管理では、正確な労働時間の把握が難しいケースがあります。 残業申請のしづらさや周囲への遠慮などから、本来の労働時間より短く申告してしまうケースが少なくありません。
実際にオロの調査では、自己申告管理を行っている企業ほど労働時間の過少申告が発生しやすい傾向が確認されています。
企業が正確な労働時間を把握するには、自己申告だけではなく客観的なデータとの照合が重要です。
3.隠れ残業はなぜ発生するのか
隠れ残業の多くは従業員個人の問題ではなく、業務量や企業文化が原因です。 隠れ残業をする理由として以下が挙げられています。
- 就業規定の残業時間と業務量が合っていない
- 隠れ残業が職場文化として定着している
- 長時間働くことを評価する風土がある
- 業務効率化が進んでいない
- 残業申請の手続きが煩雑である
まずは実際の労働時間を可視化し、業務量や人員配置の適正化を行うことが重要です。
4.隠れ残業の防止にPCログ管理が必要な理由
隠れ残業対策にはPCログの活用が非常に有効です。
正確に従業員の労働時間を把握するためには、PCログでの管理が重要です。タイムカードや勤怠システムで労働時間の管理を行っていても、実労働時間と記録としての労働時間の乖離は起こることがあります。また、Excelなどで従業員に勤怠時間を申告させている場合、正確とは言い切れないでしょう。意図しない誤りの場合もありますが、不正や隠れ残業を行うための場合もあるかもしれません。
一方、PCログを取得すれば、実際にPCが使用されていた時間を客観的に確認できます。
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5.労働時間把握の必要性
2019年の働き方改革関連法による労働安全衛生法改正により、企業には労働時間を客観的に把握する法的義務があります。
厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を発表しており、「始業・終業時間の記録」「自己申告制への処置」などについて行うべきことを解説しています。
労働時間については、使用者が、自ら現認することにより確認し、記録することまたはタイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録することとされています。企業規模によっては、従業員の始業や終業をその場で確認するのは難しいため、客観的な記録が必要となるでしょう。
PCログはこうした客観的記録を補完する有効な手段となります。
また、PCログは勤怠管理だけではなく、IT資産管理や情報セキュリティ対策にも活用できます。ライセンス管理や不正利用の防止、情報漏えい対策など、多方面で企業のITガバナンス強化に役立ちます。
6.PCログを確認する方法
労働時間の客観的な把握に役立つPCログ。確認する方法は大きく、下記の2つがあります。
6-1.各PCから取得する
PCログは、従業員それぞれのPCから取得することができます。使用しているOSによっても異なりますが、PCのログインやログオフ、ソフトウェアの動作、OSの動作といった記録が確認できます。
コストを掛けずに行える方法ですが、PCそれぞれから取得するため、手間と時間はかかるでしょう。また、取得したPCログと、タイムカードや勤怠システムなどで記録した勤務時間を突き合わせることにも手間がかかります。取得できるログは限られること、一定時間で消えてしまうこと、使用者が削除可能であることにも注意が必要です。
PCログの取得方法については、下記の記事もご覧ください。
PCログの取得方法とモニタリング（監視）や管理で注意すること
6-2.PCログ管理ツールで取得する
PCログ管理ツールは、業務用のPCや社内システム、サーバなどのログを取得するツールです。従業員のPC上の動きを効率的に取得でき、労働時間の把握のために利用されています。
PCログ管理ツールを利用した場合、PCログはレポートの形で出力されるため、確認作業の手間がなく、改ざんのリスクが少ないというメリットがあるでしょう。長時間労働が発生しているときや、勤怠システムと連動した実労働時間と乖離が起きている場合に、アラートを出す機能を備えているツールもあります。ただし、利用には費用がかかるため、導入前に初期費用やランニングコストを考えておくことが重要です。
PCログ管理ツールには、セキュリティ対策やIT資産管理を目的としたものもあります。そういったツールでも労働時間の把握は可能ですが、主目的が異なるため、ログの提出には多少の手間がかかります。労働時間の把握や勤務状況の管理のためにPCログ管理ツールを利用するのであれば、それに特化したタイプを選ぶといいでしょう。
ツール導入どう伝える？PCログ導入ガイドブック
PCログツールの導入を検討していても、従業員にどう説明をすべきか。反発意見も多いのではないか？と懸念を感じている方も多いと思います。
本資料では、ログの取得が必要な理由を整理し、従業員へ理解を得るためのステップを解説しています。
課題はあるが、従業員へ理解が得られるか不安。という方は以下の資料も是非一緒にご確認ください。
PCログを利用して隠れ残業を防止しよう
従業員の労働時間の把握は、法令遵守のために行われるべきであり、従業員の隠れ残業を発見・防止するためにも重要です。しかし、タイムカードやICカード、勤怠システムだけでは従業員の実労働時間との乖離が生じることがあり、正確な把握のためにはPCログの活用が役立つでしょう。
「MITERAS仕事可視化」は、PCログを利用して従業員の稼働状況を視覚的に把握できるツールであり、隠れ残業の防止や実労働時間の把握に役立ちます。労働時間管理にお悩みの場合は、ぜひお問い合わせください。
監修：MITERAS部
「ホワイトなはたらき方を実現」する労務管理ツール【MITERAS仕事可視化】の担当者によるコラムです。MITERAS仕事可視化は、社員のPC利用の有無、アプリ使用状況などを可視化。勤怠データとPC稼働ログの突合で、法令遵守・はたらき方の見直しを推進できます。当コラムでは、理想の働き方改革実現のポイントから、日常業務の効率化のご提案まで、人事労務のためのお役立ち情報をご紹介します。
