採用KPIの設定はどうすれば良い？実際の項目や運用方法について徹底解説

採用活動におけるKPIは、企業が採用プロセスを効率的に管理し、目標達成に向けた進捗を測定するための重要な指標です。KPIで採用活動の各プロセスにおけるパフォーマンスを数値化し、目標の達成度合いを測定することで、企業が採用戦略を改善していくことができるのです。

採用活動の各プロセスにおける主なKPIとしては、次のものが挙げられます。

これらのKPIは、企業が採用目標を設定し、それを達成するための戦略を立案するうえで重要な指標となっていきます。また、採用活動中および採用終了後に、当初の目標をどの程度達成できたのかを測定し、次回以降の採用活動を改善するヒントにもなります。

例えば、3ヶ月後までに10人の新規採用を目指す場合、採用チャネルごとにどの程度の応募者が必要で、そのためにはどの程度の求人広告費用が必要であるかなどを、KPIを用いて計算することができるのです。（KPIの設定方法については、記事後半で詳しく解説します）

以上のように「採用KPI」は、採用活動を戦略的に進め、目標達成に向けた具体的な道筋を示すための重要な指標といえるでしょう。

採用活動において、KPIとよく間違えられやすい用語として「KGI」があります。KPIとKGIはどちらも企業が採用プロセスを管理し、目標達成度を測定するうえで重要な指標ですが、その役割と目的が異なります。

KPIは、採用活動の各プロセスにおけるパフォーマンスを数値化した指標です。パフォーマンスを数値化していますので、企業はKPIを基に採用戦略を見直し、改善に努めます。

一方でKGIは「重要目標達成指標」の略であり、企業が設定した採用目標が「最終的に達成されたかどうか」を示す指標です。例えば、特定の期間内に特定の数の新規採用を目指す場合、その目標が達成されたかどうかを示すのがKGIです。

つまり、KPIは採用プロセスの進行状況を測定して改善点を見つけ出すための指標であり、KGIは最終的な目標達成を評価するための指標といえるでしょう。

次に、企業が採用活動においてKPIを立てる主なメリットについて説明していきましょう。

ここでは以上の3つについて、詳しく解説していきます。

採用KPIを設定する最大のメリットの一つは、採用活動の進捗状況を可視化できることです。

採用活動は多くのプロセスから構成されており、それぞれの工程で何が起こっているのか、どのくらい目標を達成しているのかを把握する必要があります。

KPIは、前述したように「応募者の数」「書類選考の通過率」「面接の通過率」「最終的な採用率」など、採用プロセスの各段階でのパフォーマンスを数値化します。これにより、企業は採用活動の進捗状況を一目で把握でき、改善点を特定しやすくなるのです。

また、KPIを用いて採用活動の達成度合いを可視化することで、採用戦略を見直し、次回以降の採用活動を改善することも可能です。そうして具体的なKPIに基づいて採用戦略を立てることにより、採用活動をより効果的に展開できるというわけです。

採用KPIを細かく設定すれば、採用活動の精度が向上します。KPIは採用プロセスごとのパフォーマンスを数値化するため、現在どのプロセスがボトルネックになっているのか、また、どのプロセスが最も効率的なのか客観的に分かるためです。

例えば、書類選考の通過率が目標よりも低い場合は、求職者の質が低いか、または選考基準が厳しすぎる可能性を示しています。この場合、「採用チャネルを変更する」「応募要項を修正する」「選考基準を見直す」といった改善点が明確になるでしょう。

他にも、面接の通過率は高いけれども内定承諾率が低いという場合には、「適切なターゲット層にリーチできているものの、内定後フォローが不十分」だと推測できます。

内定承諾率を向上させるためには、「採用したい候補者には選考中から積極的に自社の魅力を伝える」「内定後は職場見学や社員面談の機会を設ける」など、入社のモチベーションを上げるような工夫が必要です。

このように、KPIを設定することで、企業は採用活動の精度を向上させ、より質の高い求職者の採用が可能になるのです。

採用KPIを設定すると、採用担当者や関係者の役割が明確になるというメリットもあります。

採用活動は企業の採用担当者のみでなく、面接官、外部の求人代理店、その他の協力会社など、多くの関係者が一緒になって行うもので、それぞれが特定の役割を果たしています。KPIを設定することで、各プロセスの担当者の役割や責任を明確化できるため、KPI達成に向けて各々が自主的に行動しやすくなるのです。

さらに、KPIを設定することで、採用活動の成果を公平に評価できるようになります。具体的な数値を基に昇給などを行うことで、採用担当者の努力が正当に評価され、モチベーションの向上にも繋がるでしょう。

採用の目的によって、重視すべき採用KPIは異なります。ここでは、採用KPIの基本的な項目についてポイントを解説していきましょう。

採用KPIを設定する前に、まずKGIを決めましょう。

前述した通り、KGIは企業が採用活動で達成したい最終目標を示す指標であり、KGIの達成度合いを測定するための指標がKPIです。KGIを先に設定することで、企業は採用活動の最終的な目標を明確にし、それに向けた戦略を立てやすくなるでしょう。

その後KPIを設定することによって、一貫した採用戦略を策定できるようになります。

採用KPIを考える際に重要な考え方が「歩留まり率」です。歩留まり率は採用プロセスごとの成功率を示す指標であり、採用活動の効率性を評価するために必要不可欠です。

例えば、下記のような採用プロセスの数値があったとします。

この場合、各プロセスでの歩留まり率は以下のように計算できます。

これらの数値を比較することで、採用プロセスのうちどこにボトルネックがあるのかが明確になるのです。

例えば、候補者の母集団を最大化したい場合は、下記のような改善が必要になります。

このように、歩留まり率に基づいて採用プロセスを客観的に評価すると、採用活動全体の最適化につながるのです。

採用KPIを設定する際には、KPIツリーの作成が有効になります。KPIツリーとはその名の通り、各選考プロセスのKPIをツリー上にまとめたフォーマットです。ここでは、KPIツリーの作成手順を詳しく説明していきます。

はじめにKGI、つまり採用活動における最終目標を設定します。採用KGIは採用人数が重視されがちですが、採用にかかる期間や予算も考慮しておくことが重要です。

例えば下記のようにKGIを設定します。

こうすることで、採用活動の全体的な目標が明確になります。

次に、採用チャネルごとに採用目標人数と選考フローを明確化します。採用チャネルとは求人サイト、合同説明会、人材紹介など、求職者を獲得するための経路を指す用語です。

どのチャネルを経由して応募してきたかによって、応募者のスキルやマッチング度は異なります。ですから、チャネルごとに予算や採用目標人数を設定し、それぞれ選考フローを明確にする必要があります。

例えば次のような考え方が挙げられます。

その後、選考フローに歩留まり率を当てはめます。前年度の採用実績から歩留まり率が算出できる場合は、その数値を当てはめましょう。過去の実績を記録していない場合は、競合他社の歩留まり率を参考にすると良いかもしれません。

もし歩留まり率の目安がわからない場合には、採用専門のアウトソーシング会社やコンサルティング企業などに相談しても良いでしょう。

例として、次のように数値を設定していきます。

【合同説明会】

【人材紹介】

選考フローごとの歩留まり率が分かったら、KPIツリーの作成に移ります。先ほどの例のように設定したKGI、採用チャネル、歩留まり率に基づくと、次のようなKPIツリーが形成されます。

【求人ナビサイト】

【合同説明会】

【人材紹介】

このKPIツリーに沿って、日々の採用活動を進めていきます。

採用KPIを効果的に運用するためにも、次の2つのポイントを意識しましょう。

それぞれ説明していきます。

数あるKPIのうち、自社にとって最も重要なKPIは何なのかを見極めて、数値の改善に努めましょう。

重要なKPIを見極めるためには、自社の採用目標を明確化する必要があります。例えば、大量採用を目標にするのか、少数かつマッチング度の高い採用を目標にするのかでは、重視すべきKPIは大きく異なります。

次に、過去の採用活動データは積極的に活用しましょう。どの採用チャネルが最も効果的であったのか、どの選考フローがボトルネックになっていたのか、などを分析すれば、より適切なKPI設定が可能になります。

採用KPIは一度設定したら終わりではなく、リアルタイムで管理しながら定期的に見直すことが重要です。選考中にリアルタイムでKPIをチェックしていれば、状況に応じて採用方針を迅速に変更できるでしょう。

例えば、求人ナビサイトから想定以上の応募者を獲得できている場合、その他の採用チャネルを閉じれば面接対応に集中できます。

一方、母集団が想定よりも少ない場合は、人材紹介経由の面接設定数を増やす、新たな説明会を予約するなどの施策が必要です。採用KPIは基本的に毎日チェックし採用チーム内で定期的に共有し合いましょう。

KPIに基づいて自社の採用活動を客観的に評価し、迅速にPDCAを回すことで、採用力の強化につながるのです。

採用KPIを運用する際、採用の目的によって注意するポイントが異なります。

ここでは、以上の2つの視点から注意点を解説していきましょう。

目標採用人数が多い場合は、書類選考通過率を高め、面接設定数を増やす必要があります。採用条件は無理に狭めすぎず、広めに設定しておきましょう。

ただし、書類選考のハードルを広げると、自社の理念や業務内容に対する理解が不足している応募者も一定数発生します。そのような応募者は不合格となるか、選考途中に辞退してしまう可能性があります。

そのため、面接を受けた候補者の入社意欲が高まるような面接を行い、辞退者数を減らして採用人数を確保することが必要です。ですから、「面接実施数からみた内定承諾数（率）」が重要な歩留まり率になります。

採用の質、つまり自社が求める人材像とのマッチング度を重視する際は、選考プロセス全体の通過率が重要なKPIとなります。

例えば、書類選考の通過率は高い一方で面接の通過率があまりに低い場合、書類選考担当者と面接担当者の間で求人要件の認識がずれている、合否判定の基準が統一されていない、などの問題が考えられます。

加えて、内定辞退率も重要なKPIとなります。

時間と労力をかけて内定を出しても、内定承諾につながらなければ意味がありません。内定辞退率が高い場合は、面接時に自社の魅力をアピールできているか、面接官の態度に問題が無いかなど、候補者の入社意思を確認できているかなどをチェックしましょう。

本記事では、採用KPIを設定するメリットや設定方法、運用における注意点についてご紹介してきました。

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