人手不足を解消する「ロボット受付」とは？基本から解説
「ロボット受付」とは、これまで人の手で行われていた企業の受付業務を、AI（人工知能）などを備えたロボットが代わりに担ってくれるシステムのことを指します。
企業の「顔」ともいえる受付は、訪れたお客様の第一印象を決める、とても大切なポジションです。
しかしながら、近年では人手不足や人件費の上昇といった課題から、受付に配置する人材を確保することが難しくなってきているのが現状です。
ロボット受付は、このような社会的な課題を解決するための新しい解決策（ソリューション）として、今大きな注目を集めているのです。
その役割は、単にお客様の対応をするだけにとどまりません。
例えば、担当者への内線電話の取り次ぎや会議室の予約管理、さらには海外からのお客様にも対応できる多言語対応など、製品によって本当にさまざまな機能が備わっています。
最新のテクノロジーを上手に活用することで、受付業務をぐっと効率的にし、お客様にはよりスムーズで未来を感じさせるような来客体験を提供できるようになります。
そして、これによって生まれるもう一つの大きなメリットとして、これまで受付を担当していたスタッフが、より専門性が高く付加価値のあるお仕事に集中できるようになる、という点が挙げられます。
これは、企業全体の生産性を高める上でも非常に重要なポイントといえるでしょう。
1-1. そもそもロボット受付で何ができる？主な機能を紹介
ロボット受付が持っている機能は製品によって本当に多岐にわたりますが、代表的な機能として「来客対応」「内線取り次ぎ」「施設案内」「多言語対応」の4つをご紹介します。
まず、最も基本となる「来客対応」では、ロボットに搭載されたタッチパネル画面やマイクを通じた音声認識を使って、お客様がアポイントの有無や訪問先の担当者名を伝えます。
すると、ロボットがその情報を基に、担当者の内線電話や普段使っているビジネスチャットツールに自動で通知を送ってくれるのです。
これにより、担当者はすぐに来客に気づき、スムーズにお迎えすることができます。
また、もし担当者のフルネームが分からなくても、部署名などから候補を検索して呼び出す機能も備わっているため安心です。
次に、自走式のロボットであれば、お客様を目的の会議室まで音声や画面で案内しながら連れて行ってくれる「施設案内」も可能です。
そして、グローバル化が進む現代のビジネスシーンにおいて、英語や中国語をはじめとする「多言語対応」機能は非常に心強い味方となります。
海外からのお客様がいらっしゃった際にも、円滑なコミュニケーションを実現し、おもてなしの心を示すことができるでしょう。
1-2. なぜ今注目されるのか？導入が進む3つの背景
現在、どうしてこれほど多くの企業でロボット受付の導入が進んでいるのでしょうか。
その背景には、大きく分けて3つの社会的な変化があります。
第一の背景は、日本社会全体が直面している「深刻な人手不足」です。
特に、少子高齢化の影響による労働人口の減少は深刻で、受付業務のような定型的な業務の担い手を確保することを一層困難にしています。
第二の背景として「テクノロジーの目覚ましい進化と低コスト化」が挙げられます。
AI（人工知能）や顔認証、音声認識といった技術がここ数年で飛躍的に向上しました。
その結果、以前は非常に高価で一部の大企業しか手が出せなかったロボットが、手頃な価格で利用できるようになり、中小企業にとっても導入のハードルが大きく下がったのです。
そして第三の背景が「働き方改革と新しい生活様式への対応」です。
感染症対策などをきっかけに、人と人が直接対面しない・接触しない形での対応が推奨されるようになり、受付業務を自動化したいというニーズが高まりました。
また、テレワークが普及し、オフィスの役割そのものが見直される中で、受付業務をより効率化し、省人化を図りたいと考える企業が増えていることも、導入を後押ししています。
受付ロボット導入で得られる4つの大きなメリット
受付ロボットを導入することは、企業にとって想像以上に多くのメリットをもたらしてくれます。
これは単に日々の業務を自動化するという話だけではありません。
コストの削減から企業イメージの向上まで、その良い効果はさまざまな側面に及びます。
具体的に考えてみると、まず人件費を削減できること、次に24時間365日いつでも対応可能になることでビジネスチャンスを逃さなくなること、そして最先端の技術を導入している先進的な企業であるというイメージを社外にアピールできることなどが挙げられます。
これらのメリットは、それぞれがバラバラに存在するのではなく、互いに良い影響を与え合いながら、企業全体の生産性や競争力を高める力になってくれるのです。
例えば、コスト削減によって生まれた資金的な余裕を、新しい事業の開発に投資することができます。
また、向上した企業イメージが、優秀な人材を採用する際の大きな魅力となり、採用活動に良い影響を与えるといった副次的な効果も大いに期待できるのが、受付ロボット導入の面白いところです。
ここでは、導入によって得られる代表的な4つのメリットについて、一つひとつ、より詳しく掘り下げて解説していきます。
2-1. 人件費を大幅削減！コスト面での効果を検証
受付ロボットを導入する上で、最も直接的で分かりやすいメリットは、なんといっても人件費を大幅に削減できる点です。
例えば、受付スタッフを1名雇用することを考えてみましょう。
その場合、毎月の給与だけでなく、社会保険料や交通費、さらには福利厚生費など、会社が負担する費用は多岐にわたります。
これらを合計すると、年間で数百万円ものコストが発生するのが一般的です。
特に、複数のスタッフでシフトを組んで24時間体制を敷いているような場合は、その負担はさらに大きくなることは言うまでもありません。
一方、ロボット受付の場合、製品や契約プランによって料金は異なりますが、月額数万円からのリースやサブスクリプションモデルで利用できるものが多く、人を新たに雇用する場合と比較してコストを劇抑えることが可能になります。
もちろん、導入時に初期費用がかかるケースもありますが、3年、5年といった長期的な視点で見れば、人件費の削減効果は非常に大きいといえるでしょう。
このように、受付業務をロボットに任せることで、これまで固定費だった人件費を変動費化し、経営の安定化や予測可能性の向上にも繋げることができるのです。
2-2. 24時間365日対応で機会損失を防ぎ生産性向上へ
人間のスタッフの場合、どうしても勤務時間や体力の限界があり、夜間や休日の対応は難しいのが実情です。
しかし、ロボットであれば文句ひとつ言うことなく、24時間365日、いつでも元気に稼働し続けてくれます。
この「常時対応可能」という強みは、大切なビジネスチャンスを逃さないために非常に重要な要素となります。
例えば、海外の取引先との間に時差がある場合でも、まずはロボットが一次対応を行うことで、大切な機会の損失を防ぐことができます。
さらに、これまで受付業務に割かれていた従業員の貴重な時間を、より専門性や創造性が求められる「その人でなければできない仕事」に振り分けることが可能になります。
これにより、従業員一人ひとりの生産性が向上し、その積み重ねが結果として企業全体の業績アップにも大きく貢献するでしょう。
単純な繰り返し作業はロボットに任せ、人はより人間らしい、創造的な仕事に集中する。
これは、政府が推進する「働き方改革」の観点から見ても、非常に理想的な姿といえるのではないでしょうか。
2-3. 先進的な企業イメージを構築しブランディングを強化
あなたの会社のオフィスに足を踏み入れた瞬間、近未来的なデザインのロボットが「こんにちは、〇〇へようこそ」と出迎えてくれる光景を想像してみてください。
初めて訪れたお客様は「この会社は新しい技術を積極的に取り入れている、先進的な企業なのだな」という強い印象を受けるはずです。
このように、ロボット受付の導入は、企業のブランドイメージを向上させる「ブランディング戦略」において、非常に有効な一手となり得ます。
特に、IT企業や急成長中のスタートアップ、広告といったクリエイティブ系の企業など、革新的なイメージをアピールしたい業界にとっては、その効果は絶大です。
この「先進的なイメージ」は、取引先や顧客からの信頼を獲得することに繋がるだけでなく、採用活動においても大きなアドバンテージとなります。
優秀な人材、とりわけデジタルネイティブである若い世代は、新しいテクノロジーの活用や柔軟な働き方に積極的な企業に対して、強い魅力を感じる傾向があります。
ロボット受付は、たくさんの言葉で説明する以上に、企業の未来志向な姿勢やチャレンジ精神を物語ってくれる、強力なメッセンジャーの役割を果たしてくれるのです。
導入前に知っておきたい受付ロボットのデメリットと対策
ここまで受付ロボットの素晴らしいメリットについてお話ししてきましたが、一方で、導入にはいくつかのデメリットや注意すべき点も存在します。
良い面ばかりに目を向けて勢いで導入を進めてしまうと「思っていたような効果が出なかった」「かえって現場の手間が増えてしまった」といった、残念な失敗に繋がりかねません。
具体的には、導入時にかかる初期費用や月々の維持費といったコスト面の問題や、プログラムされていないような複雑な状況への対応が難しいといった機能面の限界などが挙げられます。
しかし、ご安心ください。
これらのデメリットは、導入前にその内容を正しく理解し、あらかじめ適切な対策を講じておくことで、その多くをカバーすることが可能です。
導入を成功させるための最も重要な鍵は、メリットに期待するだけでなく、デメリットにもしっかりと向き合い、自社の状況に合わせた運用方法をじっくりと検討することにあります。
ここでは、導入を検討する上で避けては通れない代表的なデメリットと、それに対する具体的な対策について詳しく解説していきます。
この点をしっかり押さえることが、後悔しないロボット選びの第一歩です。
3-1. 初期費用と維持費は？見落としがちなコストの内訳
受付ロボットの導入を検討する際、多くの方が見落としがちなのが、月々の利用料以外にかかる費用の内訳です。
ロボット本体の購入費用や月々のリース料だけでなく、実はさまざまな費用が発生することをあらかじめ理解しておく必要があります。
まず、導入時に一度だけかかる「初期費用」として、ロボット本体の価格のほかに、設置場所の工事費や社内ネットワークへの接続設定費、さらには自社の業務フローに合わせた機能のカスタマイズ費などが必要になる場合があります。
さらに、導入後には「維持費」として、ソフトウェアのライセンス料や、安定稼働のための定期的なメンテナンス費用、万が一の故障に備えた保守契約料などが継続的にかかってきます。
これらのコストをトータルで把握せずに導入を決定してしまうと、後々の資金計画に予期せぬ影響を及ぼす可能性も否定できません。
有効な対策としては、導入を検討する際に、必ず複数の提供会社から見積もりを取り、初期費用と維持費を含めた「総所有コスト」を比較検討することが非常に重要です。
目先の安さだけでなく、長期的な視点でトータルコストを把握し、費用対効果を冷静に判断しましょう。
3-2. 複雑な来客やトラブル時の対応は可能？
現在のロボット技術は非常に高度なものになっていますが、それでも人間の持つ柔軟性や臨機応変な対応力には、まだ及ばない部分があるのが実情です。
特に、マニュアルに記載されていないようなイレギュラーな質問、あるいはクレームといった、複雑な状況への対応は苦手としています。
また、停電やシステムの障害、社内ネットワークの不具合といった技術的なトラブルが発生した場合、ロボットは完全に機能を停止してしまうリスクも常に抱えています。
こうした予期せぬ事態に備えるためには、受付業務のすべてをロボットだけで完結させようと考えるのではなく、必ず「人間がサポートできるバックアップ体制」を構築しておくことが極めて重要になります。
例えば「ロボットで対応できない複雑な要件の場合は、総務部など特定の部署の内線に自動で転送する」といったルールを決めておきます。
あるいは「担当者が自席のパソコンから、遠隔でロボットのカメラやマイクを通じてお客様と会話できるシステムを併用する」といった運用フローを事前に明確に定めておくことも有効です。
このように、万が一の際のシナリオを想定し、人間がスムーズに介入できる仕組みを整えておくことで、安心してロボット受付を運用することが可能になります。
失敗しない受付ロボットの選び方！比較すべき3つのポイント
自社にとって最適な受付ロボットを導入し、その効果を最大限に引き出すためには、製品を選ぶ際にいくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。
現在、市場には本当に多種多様なロボット受付システムが存在しており、それぞれ機能や価格、デザインが大きく異なります。
見た目のインパクトや価格の安さといった表面的な情報だけで安易に選んでしまうと、自社の本当の課題解決には繋がらず「高価な置物」になってしまうかもしれません。
そうした失敗を避けるために最も大切なことは、まず「何のためにロボット受付を導入するのか？」という目的を社内で明確にすることです。
そして、その目的を達成するためには、どのような機能が絶対に必要で、どのような機能があればより便利になるのかを冷静に見極めることが重要になります。
ここでは、数ある製品の中から自社にぴったりの一台を見つけ出すために、特に比較検討すべき3つのポイントについて、具体的な視点を交えながら詳しく解説していきます。
この3つのポイントを道しるべとして、ぜひ慎重に選定を進めてみてください。
4-1. 自社の課題を解決する機能は何か？機能面の比較
受付ロボットを選ぶ上で、最も重要視すべきなのは「そのロボットが、自社の抱える課題を解決できる機能を備えているか」という点です。
そのためには、まず自社が受付業務において、現在どのような課題を抱えているのかを具体的に洗い出すことから始めましょう。
例えば「とにかく来客数が多く、受付担当者の負担が大きすぎる」という課題であれば、一台で複数の来客を同時にさばける処理能力や、スピーディーに来客手続きが完了する操作性の高さが重要な比較ポイントになります。
「海外からのお客様が多く、言語の壁に苦慮している」という課題であれば、対応している言語の種類や、翻訳の精度が選定の決め手となるでしょう。
また「企業の先進性をアピールしてブランディングに繋げたい」という目的が強いのであれば、未来的なデザイン性や、来訪者を楽しませるエンターテイメント性の高いロボットが適しているといえます。
このように、導入目的をはっきりとさせることで、数ある機能の中から、自社にとって「絶対に外せない機能」と「あれば嬉しい機能」を整理することができます。
この優先順位に沿って製品を比較検討することが、最適な一台を見つけるための最短ルートです。
4-2. 導入後のサポート体制は万全か？保守・運用面の確認
受付ロボットは、AIやセンサー、モーターなどが組み合わさった非常に精密な電子機器であり、導入して終わり、というわけにはいきません。
長期間にわたって毎日安定的に運用していくためには、提供会社のサポート体制が非常に重要になります。
万が一、ロボットが故障してしまったり、ソフトウェアに不具合が生じたりした場合、迅速に対応してもらえなければ、その間は受付業務が完全にストップしてしまい、かえって社内に混乱を招くことにもなりかねません。
そのため、製品を選定する際には、価格や機能だけでなく、必ず導入後の保守・運用サポートの内容を隅々まで詳しく確認するようにしましょう。
具体的には「トラブル発生時の問い合わせ窓口は何時まで対応してくれるのか（24時間365日対応か、平日日中のみか）」「修理担当者がオフィスに駆けつけてくれるまでの時間はどれくらいか」「定期的な点検やメンテナンスは実施されるのか」「ソフトウェアの機能追加や改善アップデートは無償で提供されるのか」といった点を確認すべきです。
一見地味なポイントに思えるかもしれませんが、手厚いサポート体制が整っている会社を選ぶことが、将来にわたって安心してロボット受付を運用し続けるための、いわば「保険」のような役割を果たしてくれるのです。
4-3. 他社はどう活用している？目的別の導入事例を紹介
自社に本当に合ったロボット受付を選ぶために、他社がどのように導入し、活用しているのかという「導入事例」を参考にすることも非常に有効な手段です。
他社がどのような目的で、どの製品を導入し、どのように運用して、結果としてどのような成果を上げているのかを知ることで、自社で活用する際のイメージがより具体的になり、選定の精度が格段に上がります。
例えば、複数のテナント企業が入居する大規模なオフィスビルでは、各企業の受付業務を1階のエントランスで集約する目的で、シンプルな案内機能に特化したタブレット型のロボットが導入されるケースが多く見られます。
一方で、工場の入退館管理やデータセンターなど、厳格なセキュリティが求められる場所では、なりすましを防ぐための顔認証機能や、社員証と連携するIDカードリーダー機能を備えたロボットが活躍しています。
また、自動車ディーラーのショールームや商業施設などでは、来場者との楽しい対話やエンターテイメント性を重視した人型ロボットを導入し、集客力の向上や顧客満足度の向上に繋げている事例もあります。
こうした多種多様な事例を調べることで、自社の導入目的に最も近い活用法や、成功のヒントを見つけ出すことができるでしょう。
提供会社のウェブサイトなどで公開されている事例集をぜひチェックしてみてください。
まとめ：ロボット受付で次世代の企業窓口を実現しよう
ここまで、ロボット受付の基本的な機能から、導入のメリット・デメリット、そして後悔しないための選び方のポイントまでを詳しく解説してきました。
人手不足の解消やコスト削減といった直接的な効果はもちろんのこと、企業のブランディング強化や従業員の生産性向上など、ロボット受付の導入は、企業に多岐にわたる恩恵をもたらす大きな可能性を秘めています。
もちろん、導入には初期費用や維持費といったコスト面や、イレギュラー対応などの運用面の課題も伴います。
しかし、それらの課題を事前にきちんと理解し、自社の目的に合った製品を慎重に選ぶことで、その効果を最大限に引き出すことが可能です。
ロボットと人がそれぞれの得意分野を活かし、協力し合って働く新しいオフィスの形は、もはやSF映画の中だけの未来の話ではありません。
この記事を参考にして、ぜひ貴社でも、次世代の企業窓口の実現に向けた第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
その一歩が、会社の未来を大きく変えるきっかけになるかもしれません。
5-1. ロボット受付導入で変わる未来のオフィス像
ロボット受付の導入は、単に受付という一つの業務を自動化するだけにはとどまりません。
それは、オフィスのあり方そのものを変革し、未来の働き方を創造する大きなきっかけとなる可能性を秘めています。
お客様の視点に立つと、オフィスを訪れた際に待たされることなく、スムーズで未来的な入館体験を享受できます。
これにより、企業に対する第一印象も格段に向上するでしょう。
一方、従業員の視点では、これまで受付業務に費やしていた時間と労力を、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中させることができるようになります。
この変化は、個人のスキルアップを促進すると同時に、企業全体の生産性向上を実現します。
定型的な業務はロボットが正確にこなし、人は人にしかできない温かみのあるコミュニケーションや、高度な判断が求められる業務を担う。
そんな、ロボットと人がお互いの強みを活かして協働する新しいオフィス像は、従業員の仕事に対する満足度を高め、企業の成長を支える強固な基盤となるはずです。
ロボット受付は、より人間が人間らしく働ける環境づくりのための、重要なパートナーなのです。
5-2. 自社に最適なロボット受付のご相談はこちらから
ロボット受付に興味はあるけれど「たくさん種類があって、どの製品が自社に合っているのかわからない」「導入コストや具体的な運用方法について、もっと詳しく知りたい」「まずは専門家の客観的な意見を聞いてみたい」など、さまざまな疑問や不安をお持ちではないでしょうか。
確かに、多種多様な製品の中から、自社の課題や目的にぴったりと合う最適な一台を見つけ出すのは、決して簡単なことではありません。
もし、受付ロボットの導入に関して少しでもお悩みでしたら、ぜひお気軽に弊社パーソルビジネスプロセスデザインまでご相談ください。
受付業務の効率化に関する知見が豊富な専門スタッフが、貴社の現在の状況や課題を丁寧にヒアリングさせていただきます。
その上で、課題解決に最も効果的なソリューションを、中立的な立場からご提案させていただきます。
お問い合わせはもちろん無料です。
未来のオフィス実現に向けた信頼できるパートナーとして、私たちが全力でサポートいたします。
下記のお問い合わせフォームから、ご連絡をお待ちしております。
現場業務の多拠点管理や遠隔就労等を可能に／新しい雇用の創出を実現
「ロボットサービス統合支援（RSI）サービス」のご紹介はコチラ
