kintone連携で実現する業務効率化｜基本とメリット
1-1. そもそもkintone連携とは？散在する情報を一元管理
kintone連携とは、他の外部基盤と連結して利便性を向上させる仕組みのことです。 多くの組織では、顧客情報は表計算ソフトにあり情報は分散していると考えられます。 連携機能を用いることで、複数の場所に存在する情報をひとつの基盤に集約できます。 例えば、外出先から顧客管理基盤へ新しい情報を入力する場合を考えます。 その際、入力された情報がkintoneの計画管理用基盤へ自動的に書き込まれます。 これにより、複数の基盤を確認する手間が省け、日々の活動が円滑に進むようになります。
1-2. kintone連携がもたらす4つの大きなメリット
連携の導入には、日々の活動の内容を改善する大きな利点が4つ存在します。 手動で行っていた書き写し作業を自動化できるため、本来の業務に時間を割けます。 基盤の間で情報が同期されれば、同じ情報を何度も入力する必要は一切なくなります。 三つ目の利点は、組織全体での即時的な情報共有が可能になることです。 更新された最新の情報がすぐに反映されるため、円滑な協力体制が構築されます。 四つ目の利点は、経営において正確な情報を活用できるようになることです。 集約された情報を分析すれば、より精度の高い判断や宣伝活動の計画に役立ちます。 これらの利点は、個別の業務改善から組織全体の生産性向上まで繋がる価値のあるものです。
1-3. 連携しない場合に起こりうる業務非効率のリスク
連携させずに利用し続けると、いくつかの活動の円滑さを妨げる恐れが残ります。 情報が個別の場所に孤立してしまい、全体像を誰も把握できなくなる状況です。 情報が別々の場所に存在すれば、正しい判断を下すことが困難になる可能性があります。 情報を探すために無駄な時間を費やすことも、非効率的な状況のひとつと言えます。 手作業による二重の入力も、避けては通れない大きな懸念事項です。 表計算ソフトの内容を更新した後に、同じ内容を再度手入力する作業が発生します。 これは時間の損失であるだけでなく、情報の正確性を損なう直接的な原因となります。 こうした状況が続くと、働く人の意欲低下を招き、組織の成長を停滞させる要因になります。
kintone連携を実現する3つの主要な方法
2-1. API連携｜自由度の高い本格的なシステム連携
最も柔軟な仕組みを構築できる方法が、接続用の規約を用いた連携です。 これは、基盤同士が情報のやり取りを行うための公式な規則と捉えてください。 この規則を利用することで、独自の業務基盤と思い通りに連結させることが可能です。 組織の活動の流れに完全に合わせた、専用の仕組みを構築できます。 ただし、設計の専門知識が必要なため、専門技術を持つ組織への依頼が必要です。 費用はかかりますが、複雑な要望を満たしたい場合には最も有効な方法と言えるでしょう。
2-2. プラグイン活用｜手軽にkintoneの機能を拡張
専門知識がなくても、機能を追加して便利に使える方法が拡張機能の活用です。 拡張機能とは、特定の機能を追加するための小さな仕組みのことを指します。 登録された情報を基に、ボタン一つで定まった形式の書類を出力する機能などがあります。 導入は、管理画面から専用のファイルを読み込むだけで完了するため非常に容易です。 これにより、自社の活動に合わせた使い勝手の良い基盤へ調整が可能になります。 特定の課題を速やかに解決したい場合には、適した選択肢と言えるでしょう。
2-3. 外部連携サービス利用｜専門知識がなくても簡単接続
外部の接続サービスを利用すれば、専門知識がなくても容易に連結が可能になります。 これは、異なる複数の基盤を連結することに特化した仲介役の機能です。 画面上の操作だけで連結の規則を設定できる点が、最大の利点となります。 電子メールの受信をきっかけに、内容を自動で登録するような連携が実現できます。 多くの基盤に対応しているため、複数の仕組みを組み合わせたい場合に非常に有効です。
【目的別】おすすめkintone連携サービスと活用事例
3-1. 【帳票出力】FrontAgentで請求書や見積書を自動作成
書類の作成は、単純な作業でありながら意外と多くの時間を費やす活動です。 手作業で情報を表計算ソフトなどの書式に書き写している状況も多いと考えられます。 このような書類作成の課題を解決してくれるのが、連携サービスのひとつです。 これを使えば、ボタンを押すだけで定まった形式の請求書などを出力できます。 これにより、手作業による過失を完全に防ぎ、作成時間を大幅に削減することが可能です。 手作業での書類作成に課題を感じている組織にとって、有効な解決策となります。
3-2. 【データ連携】JOYZOで他システムと双方向につなぐ
既に稼働している販売管理基盤など、複数の基盤を連携させたい場合に役立つ機能です。 専門知識がなくても、異なる基盤の情報を自動で同期できる点が利点となります。 例えばkintoneで情報を更新した際に、内容を販売管理基盤にも反映できます。 販売管理基盤で登録された情報を、kintone側の情報に紐づけて更新も可能です。 どちらか一方を更新すれば、もう一方にも内容が反映され、正確な状態を維持できます。 部署ごとに異なる基盤を利用していても、最新の情報を共有できる環境を構築できます。
3-3. 【開発支援】ノベルワークスで高度なカスタマイズを実現
独自の複雑な活動の流れに合わせた環境を構築したい場合には、外部の支援が必要です。 高い技術力を持つ専門家集団が、理想とする高度な調整を実現します。 特殊な生産管理基盤と連携させ、進捗状況をリアルタイムで共有することも可能です。 彼らの利点は、課題の聞き取りから設計の提案、運用支援まで一貫して支援する点です。 専門の担当者がいない場合でも、安心して相談し計画を進めることができます。
3-4. 【その他】会計ソフトやMAツールとの連携でできること
連結先はこれまで紹介したものに留まらず、その可能性は多岐にわたります。 会計ソフトや宣伝支援機能と繋ぐことで、事務作業も飛躍的に効率化できます。 連結させれば、請求情報をボタン一つで登録し、入金管理まで円滑に行うことが可能です。 入力作業を削減できるだけでなく、請求漏れなどの過失を防ぐことにも繋がります。 また顧客名簿に対して、電子メールを一斉に送る活動などを自動化できます。 営業部門と宣伝部門が情報を共有することで、効果的な活動が実現できるのです。
失敗しないkintone連携の進め方とパートナー選び
4-1. 自社の課題を明確にする｜連携の目的を定める
連携を成功させるために重要なことは、連結する目的を明確にすることです。 どのような手間を解決したいのか、具体的に洗い出す作業から始めましょう。 手作業の時間を何時間削減したいかなど、数値で設定することが大切です。 目的が明確であれば、数ある選択肢から必要な機能を的確に見極めることができます。 現状の活動の流れを図にして、停滞している箇所を議論することが成功への第一歩です。
4-2. 連携サービス・開発会社を選ぶ際の比較ポイント
目的が定まったら、次はその目的を実現するための機能や組織を選定する段階です。 その際には、いくつかの重要な比較項目を基に検討することが重要となります。 まず、課題解決に必要な機能が備わっているか、将来の変化に対応できるかを確認します。 次に、初期費用や月額費用が予算に収まり、投資に見合う効果があるかを確認します。 導入時に設定を支援してくれるかなど、長く利用できる体制も確認してください。 同じ業種や課題を持つ組織での実績が豊富かどうかも、信頼を測る良い指標となります。 試用期間が提供されていれば、実際の使用感を確かめてから決定することをお勧めします。
4-3. 複雑な連携は専門家へ相談｜導入・定着支援サービス資料はこちら
自社の構成員だけで連結方法の選定を進めるのが難しい場合は、専門家へ相談しましょう。 豊富な知識を持つ専門家が、活動の流れに適した連結方法を客観的な視点で提案します。 円滑な定着まで支援するため、時間と費用を節約し失敗の危険を減らすことができます。 情報収集から始めたい方は、導入と定着を支援するサービスの資料をご覧ください。 課題解決に向けた具体的な支援内容や成功事例を紹介しております。
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