残業抑止システムおすすめツール5選｜効果的な理由と選び方も解説

残業が企業にもたらす深刻なリスクと法的義務         

       

   

残業問題は単に「コスト」の問題だけではなく、企業の存続に関わる「リスク」であり、最優先で取り組むべき経営課題です。

1-1. 従業員の健康被害・メンタルヘルスリスク

長時間労働は、過労死や脳・心臓疾患などの健康被害に直結します。企業には、従業員が安全かつ健康に働ける環境を整える「安全配慮義務」があります。この義務を怠り、従業員が健康を害した場合、企業は民事上の責任を問われ、多額の損害賠償を命じられるリスクを負います。特に、見えづらい在宅勤務環境下では、メンタルヘルス不調の予兆を見逃しやすいという新たなリスクも発生しています。

1-2. 労働基準法違反による罰則・企業名公表リスク

働き方改革関連法により、大企業・中小企業ともに残業時間の上限が法律で厳格に定められました。原則として月45時間、年360時間以内であり、臨時的な特別の事情があっても年720時間、単月100時間未満、複数月平均80時間以内という上限規制が適用されます。

この上限規制に違反した場合、労働基準法第32条違反として「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」といった刑事罰の対象となります。さらに、労働基準監督署の是正勧告に従わない場合などは、法令違反企業として企業名が公表されるリスクも生じます。

1-3. 企業イメージの悪化と優秀な人材の採用難

一度「ブラック企業」のイメージが定着すると、企業イメージの回復は極めて困難です。SNSや口コミサイトによって情報は瞬時に拡散され、優秀な人材の採用が難しくなるだけでなく、既存の従業員の士気低下や離職にもつながり、事業の継続性に大きな影響を及ぼします。

残業抑止システムでできること

残業抑止システムとは、PCの利用制限やログの取得により、従業員の長時間労働を防ぎ、労働時間を適切に管理するためのシステムです。以下に主要な機能を紹介します。

2-1. 稼働時間の可視化と実態把握

残業抑止システムの最も基本となる機能です。従業員のPCのログイン・ログオフ時刻だけでなく、キーボードやマウスの操作記録、アプリケーションの利用状況といったPCの稼働ログを取得します。そのため、自己申告の勤怠記録ではわからなかった「PCが稼働していた真の業務時間」を正確に把握できます。特にテレワークにおける「中抜け」や「隠れ残業」といった実態との乖離を防ぐのに極めて有効です。

2-2. 残業予測アラートによる未然の防止

システムが従業員の過去の勤務傾向や現在の稼働状況を分析し、「このペースで業務を行うと、今月の残業時間が上限を超過する見込みである」といった予測アラートを管理者や本人に自動で通知します。問題が顕在化する前に、業務量の調整や体調管理に関する適切な指導を行うことが可能になります。

2-3. 残業ポップアップによる注意喚起

定時が近づいた際、PC画面上に注意喚起のポップアップやメッセージを表示する機能です。「あと〇分で業務終了時間です。」といった具体的なアラートを出すことで、従業員に時間意識と緊張感を与え、「だらだら残業」や無意識の残業を抑制する効果が期待できます。

2-4. 強制シャットダウンによる物理的抑止

設定した時間になると、PCを自動的にシャットダウンまたはロックする機能です。残業の事前申請がない場合や、許容される残業時間の上限に達した場合に適用されます。これは物理的・強制的にPCの利用を停止させる最も強力な手段であり、無許可残業を根絶する効果があります。

2-5. 残業事前申請

残業を行う場合、従業員が事前にシステムを通じて上長に申請し、承認を受けなければPCの利用を継続できないようにする機能です。無許可残業や申請と実態の乖離を防ぎ、組織的な残業抑制文化を定着させます。

残業抑止システム導入で得られる効果

残業抑止システムが提供する機能は、企業にとって以下のような具体的なメリットをもたらします。

3-1. 法規制遵守と不払い残業リスクの根絶

PCログに基づく客観的なデータにより、サービス残業や不払い残業といった違法状態の発生を防止できます。また、予兆検知アラート機能によって、法的な上限規制（36協定）を超過する前に業務調整を行うことが可能となり、コンプライアンス体制を確立できます。

3-2. 長時間労働の予兆検知による従業員の健康管理

残業予測アラート機能により、健康リスクのある対象者に焦点を当てた迅速なケアや業務見直しに着手できます。その結果、安全配慮義務の履行を強化し、従業員の健康維持を強力にサポートします。

3-3. PC操作データに基づく真の業務効率化と生産性向上

「誰が、どの業務に、どれだけの時間を費やしているか」をデータで可視化することで、非効率な作業や集中力の低い時間帯を発見できます。このデータに基づき、業務プロセスの見直しや適材適所な業務分担を行うことで、残業時間の削減と並行して組織全体の生産性向上を実現できます。

3-4. 「定時退社」を仕組み化し、全社的なワークライフバランスを向上

物理的な制御や定時アラートによって、従業員に「時間内に終わらせる」という意識と緊張感を与えます。定時退社が慣習化することで、従業員は仕事以外の時間を確保できるようになり、結果として全社的なワークライフバランスの向上と、企業へのエンゲージメント強化につながります。

3-5. データに基づいた公正な評価による従業員の納得感向上

PCログデータは、単に「働いた時間」だけでなく、「その時間内にどのようなアプリケーションやファイルを使って、どれだけ集中して業務に取り組んでいたか」という業務のプロセスを可視化します。その結果、上司は主観ではなくデータに基づき、従業員の貢献度やパフォーマンスを評価できるようになり、評価の公平性が高まり、従業員の納得感向上に寄与します。

失敗しない残業抑止システムの選び方と注意点           

       

   

残業抑止システムの導入を成功させるためには、自社の目的と文化に合ったツールを選ぶことが重要です。

4-1. 勤怠データだけでなく、「仕事の実態」を可視化できるか

残業抑止対策の最大の落とし穴は、勤怠管理システム上の打刻時間だけを見て「残業が減った」と誤認することです。

• 残業申請をせずに業務を継続する「隠れ残業」
• 退勤後に業務を持ち帰る「持ち帰り残業」

これら実態との乖離を防ぐためには、PCログを取得し、PCの稼働時間と打刻時間を突き合わせる機能が必須です。システム選びでは、単なる申請管理だけでなく、「真の業務実態」をどこまで正確に把握できるかを重視しましょう。

4-2. 強制力が強すぎず、持ち帰り残業の発生を防げるか

強制シャットダウン機能は強力な残業抑止効果がありますが、使い方を誤ると「定時までに終わらなかった業務を自宅の私物PCで対応する」という持ち帰り残業を誘発するリスクがあります。

強制力が強いツールを導入する場合は、事前に業務プロセスの見直しと削減を行い、定時内に終わらないことが常態化しないための適切な運用ルールをセットで策定する必要があります。

4-3. 従業員の自主性を尊重できるか

最も理想的な残業抑止は、企業による「監視」ではなく、従業員自身が「残業が組織全体のリスクである」と理解し、自主的に残業を抑えようとする意識を持つことです。

この自主性を促すためには、頭ごなしに制御するのではなく、客観的な業務データを取得し、個人やチームで業務改善を進めるための材料として活用できるツールを選ぶことが大切です。

4-4. 現場の負担にならない操作性と導入の容易さ

新しいシステム導入は現場にとって少なからず負担となります。特に残業申請やアラート対応など、日常的に利用する機能の操作性が悪いと、システムが形骸化する原因になります。直感的でわかりやすいUI/UXであるか、またPCへのインストールや設定が容易であるかも重要な選定ポイントです。

4-5. 勤怠管理システムとの連携性

残業抑止システムは、法令遵守の記録に利用される勤怠管理システムと連携できることが必須条件です。両システムのデータがシームレスに連携することで、正確な労働時間の集計と管理が可能となります。

おすすめ残業抑止システム5選

残業抑止に役立つシステムは、提供する機能や特性がさまざまです。自社の目的に合わせて最適なツールを選びましょう。

5-1. MITERAS仕事可視化

MITERAS仕事可視化はPCログと自己申告の勤務時間を突き合わせ、客観的に労働時間を把握できるツールです。

強制力は高くないため、従業員の理解を得やすく、従業員の働きやすさを重視した運用が可能です。

ソフトウェアの利用状況やキーボード操作からPCの利用状況を分析し、従業員の業務内容を可視化します。この機能によって、「見られている」という意識を従業員にもたらし、残業への意識や勤怠を正しくつける意識の向上を促します。特に、カレンダー連携機能を利用することで、予定と実際の仕事を見比べることができ、リモートワーク中の従業員の労務管理に役立てられるでしょう。

MITERAS仕事可視化の詳細ページはこちら

5-2. TIME CREATOR

引用元：https://echo.e-aera.jp/solutions/timecreator/

PCのログオン/ログオフ情報を記録し、勤怠打刻時間との乖離を確認できるツールです。残業の事前申請・承認ワークフロー機能も備えており、承認のない残業は強制シャットダウンで物理的に抑止することも可能です。時間外労働の上限規制の遵守と、業務効率化の両面から残業抑制を支援します。

5-3. PC自動シャットダウンシステム

引用元：https://www.hitachi-solutions.co.jp/wsi/pcsd/

定時になると、PC画面に終了時間の告知ポップアップを表示します。残業申請がない場合や、設定された残業時間の上限に達した場合、PCの操作を強制シャットダウン（翌朝までロック）することで物理的に残業を抑制します。残業の継続が必要な場合は、事前に上長への申請・承認により利用時間の延長が可能です。

5-4. PC強制シャットダウンシステム

引用元：https://dynabook.com/solution/outsourcing/pc-shutdown-system/index.html

PCの強制シャットダウン機能に特化したツールです。あらかじめ設定した時間にPCが自動的にシャットダウンされ、物理的に残業を抑制します。残業が必要な場合は、上長への延長申請を行うことでPCの利用を継続できます。高い強制力が必要な方にはお勧めです。

5-5. Chronowis（クロノウィズ）

引用元：https://www.panasonic.com/jp/business/its/chojikan.html

長時間労働抑止システムとして、ポップアップ表示、強制シャットダウン、残業申請といった主要な機能を提供し、従業員の働きすぎを防止します。主に勤怠管理システムの一部として、36協定の超過リスクを検知するアラート機能や、残業申請・承認のワークフロー管理を強化しています。勤怠打刻時間の管理と法令遵守に焦点を当てており、給与計算との連携もスムーズに行えることが強みです。