約14万人の採用を支援する巨大プロジェクトの肝は自分たちの改善からお客様満足を創出する組織作り。

2021年の春に始動し、今年で4年目となる大手運送会社のBPOプロジェクトです。本件では全支店の募集企画や受付、データ分析などクライアントの採用業務全般を代行しており、私がこのプロジェクトの責任者をしています。セールスドライバーや営業所の受付事務スタッフの採用に関しては、人を集めるところからスタートし、クライアントに代わって面接をしたり、選考して内定を出したりといった形で、上流から下流まで一気通貫で採用活動をお任せいただいています。

そうですね。売上規模でいうと社内で最も大きいプロジェクトの一つで、2023年には約14万人を採用しました。こちら側のチーム体制も大きく、総勢50〜60人のスタッフで対応しています。照井と鈴木には、本プロジェクトの採用について広く知っていただくための母集団形成に力を入れてもらっています。

私はクライアントの拠点をサポートするチームのリーダーをしていて、メンバーのフォローと本社向けの顧客折衝がメイン業務です。

私は南関東エリアにある各拠点の人事サポートを行っています。主な業務として、マーケット調査をして求人広告を出すのに最適な媒体を選定・発注したり、月次で定例会を実施しそこで新たな提案をしたりしています。

山崎は、システム開発チームのリーダーです。大量の個人情報を守りながら使いやすい専用システムを構築してもらう役割として、山崎も重要なプロジェクトメンバーですね。

私は新システムを導入する際のフロー設計や進捗確認、保守運用などをメインの業務としており、システムを通してプロジェクト全体が円滑に回るように支援しています。

採用の充足です。企業の成長にとって「人」は大変重要な財産なので、お客様の中期経営計画に沿って必要な人材をしっかり採用していくことが私たちのミッションです。ただ、もちろんですが「人数さえ確保すればいい」というわけではありません。

セールスドライバーは単に荷物を運ぶだけではなく営業もしているので、コミュニケーション能力が欠かせません。また、タブレットを活用して分刻みで決められたスケジュールを守るなど、さまざまな能力が求められる仕事です。そのような適性がある人を求めて選考していますが、中には魅力的な人材だけど「苦手分野もある」とか「転職履歴が指定の条件より多い」といったケースもあったりします。そういった場合にはエリアを主管する採用担当者様と交渉し、選考を通したり内定を出したりすることもあります。

本プロジェクトはツールや資料が充実していたり、エリアごとに担当や役割が分かれていたりと、かなり業務体制が整っています。そのため、例えば求人媒体の分析や選定など自分の業務に集中しやすく、やりがいとやりやすさを感じますね。あと、プロジェクトの運用を重ねる中で蓄積されたノウハウからは気づきも多いので、勉強になります。

個人的には、自分たちの労働環境が良くならないといいサービスは提供できないと考えています。そういう観点で言うと、本プロジェクトの「委員会制度」はとても魅力的です。

そうです。委員会ごとにミッションを持って活動しています。私や山崎さんが入っているのは、「業務効率化委員会」と「業務改善委員会」。プロジェクトの中で非効率な業務やリスクが高い業務を見つけ、仕組みを変えることでメンバーの労働環境を改善する、という活動をしています。去年は50件くらいの改善を実現しました。この役割は個人的なビジョンとも合致していて、とてもやりがいがありますね。

入社3ヶ月に満たない新入社員を除く正社員は何かしらの委員会に属しています。他にも「新人育成教育委員会」とか「SD（セールスドライバー）委員会」とか、いろいろありますね。

私は「媒体代理店委員会」に入っていて、媒体社様と一緒にクライアント向けの新しいプランを企画して提案するという活動をしています。

そうなんです！自分の仕事に没頭しているとどうしても視野が狭くなってしまうので。委員会での交流や情報交換は、新たな発想やアイデアにもつながっています。こんな風にチームを活性化させる仕組みが整っているのが、本プロジェクトの特徴だと思います。

現在もシステムの運用面に踏み込んだ領域で仕事をしています。安定運用は当然のこととして、さらに「システム面の支援によっていかに業務効率化を図れるか」が重要になるので、運用メンバーの話を聞きながら自ら動くことが求められるんです。大変な役割ではあるのですが、一方でメンバーから直接感謝される機会も多く、通常のシステム開発では得られない喜びを感じることができます。開発のプロジェクトマネージャーやSIerを目指している方にとっては、やりがいもあって勉強にもなる環境だと思います。

リリースの2～3週間前に、お客様がWeb上で開発システムにアクセスできないことが判明した、といったことがありました。原因は、当社のセキュリティ上の問題。最終的にはどうにか調整できたのですが、短納期のシステム開発ではセキュリティなどインフラを含めた想定トラブルをしっかり予見しておく必要があるとあらためて感じた体験でしたね。

挑戦を推奨する仕組みや文化があって、それを前向きに活かすようにみなさんが意欲的にはたらいてくれています。

私は入社時、宮永さんに「私たちの稼働がコストになっていくので、そこのバランスを取ることが大事だよ」と教えていただきました。そこから、コスト以上のはたらきをして会社に利益を還元するにはどうしたらいいかを考えて続けて今に至ります。その過程で、クライアントの要求をしっかり定義し、それを達成するためのアクションを細かく分析していくことの重要性を学びました。依頼された定性的な要望を要件として定義し、アウトプットを定量化していくこと。この「方程式」を考える作業が、今はとても面白く感じます。

クライアント起点のお話ではないのですが、例えばスタッフがみんなで同じ業務をやっている時間があったりします。そのときに「これって無駄じゃない？」と感じる作業があったら、新しいツールの導入によってどのくらい時短になるのかを試算し、山崎さんに相談して実装していただくんです。そうすると、実際に残業時間が減るんですよね。

こういう相談はしょっちゅうでして（笑）。これまで実際に100近くのツールを実装してきました。

「こういうことできますか？」と相談するとすぐ動いてくださるので、近くにシステムチームがいることの心強さを日々感じています。私のようにリテラシーがない人間だけだと、システムでできることなのかどうかも分からないじゃないですか？

母集団形成が私たちのメインの業務なので、応募者が増えたというお褒めの言葉をいただけるのが一番嬉しいですね。

私も同じです。コロナ禍などもあって世の中的に採用が厳しい状況の中、「思った以上に充足できたのは鈴木さんのおかげです」と言われたことがあり、すごく嬉しかったです！

とにかくプロジェクトメンバーが優秀なんです（笑）。だから私は、とにかく心理的安全性の高いチームにしようと思っていて、新入社員でも思ったことがあれば発言できるような環境作りを心掛けています。本当は全員にやりがいを感じてもらいたいですが、そこまでサポートするのはなかなか難しいところもあって……。なので、せめてメンバーがストレスや不安を抱えているときは必ず自分が解消するために動くことを肝に銘じています。その点では、みんなが伸び伸びはたらいている中で成長を目の当たりにできることが私の一番のやりがいですね。

宮永さんは基本的に何でも任せてくださるのですが、心細いときはそばについていてくれる優しい上司です。ネガティブな報告でさえ、「宮永さんに早く言いたい」と思える存在です。

いつも丁寧にフォローしていただき、とてもありがたいです。自分の成長に合った業務を与えてもらっているからこそ、安心して働くことができています。

優秀なメンバーと一緒に毎年契約を更新していただけるように、これからも現状に甘んじることなく常に「お客様のため」の提案を続けていきたいと思っています。